Друзі та колеги,
тема сьогоднішнього випуску інтернет-журналу - «Планування зустрічей і нарад». Страшно подумати, скільки часу витрачають люди в російських компаніях, призначаючи, плануючи і перепризначив зустрічі. При тому що інструменти ефективного планування (Outlook, Lotus ...) зазвичай в компанії вже є, але не використовуються ефективно.
Інтерактивний тренінг "Ефективне планування" Детальніше .. >>
Тренінг у комп'ютерному класі - Тайм-менеджмент на Outlook Детальніше .. >>
Планування зустрічей і нарад
Начальник - секретарці:
- Зберіть всіх співробітників на нараду, терміново!
- За селектору?
- Ні, через "Однокласників", так швидше буде.
Бізнес-консультантам "Організації Часу" під час призначення та проведення перших зустрічей з новими Клієнтами часто доводиться чути звичні багатьом фрази:
· «На жаль, не знаю, в якій переговорної буде Ваша презентація і яке там є обладнання. Нічим не можу вам допомогти ».
· «Ти не знаєш, де Іванов? У нас же начебто зустріч якась мала бути, не можу його знайти ».
· "Наташа, обдзвонив всіх віце-президентів за 10 хвилин до презентації і нагадай їм про майстер-класі Гліба Архангельського, інакше знову все все забудуть і почнемо чортзна коли".
Можна назвати ще безліч прикладів, коли призначення внутрішніх зустрічей перетворювалося на головний біль організатора, причому навіть найвищого рівня. Причина цієї проблеми одна. Якщо зустрічі та презентації давно стали одним з основних способів швидкої комунікації та прийняття колегіальних рішень для всіх Компаній, то процеси оперативного планування і підготовки цих зустрічей управляються на основі сучасних технологій корпоративного тайм-менеджменту лише в дуже малій кількості Компаній.
Як створити корпоративну систему максимально швидкого і зручного планування і підготовки зустрічей і нарад?
В особистому тайм-менеджменті менеджеру, щоб нічого не забути, доводиться записувати нагадування в свою особисту систему контролю завдань і зустрічей. Для створення корпоративної системи планування нарад і зустрічей така система створюється вже на рівні всіх співробітників. На роль такої корпоративної системи планування відмінно підійдуть Microsoft Outlook, Lotus Notes або SharePoint. Величезною перевагою такої системи є те, що вона є вже в переважній більшості Компаній - просто необхідно навчитися нею правильно користуватися. Для того, щоб впровадити таку систему, необхідно здійснити ряд етапів:
2. Навчити менеджерів технологіями планування часу на Outlook, Lotus Notes, SharePoint і ін. Для цього чудово підходить формат поблочного навчання, коли тренінг розбивається на кілька частин, на кожній з яких відпрацьовується конкретний принцип планування часу і відпрацьовується на подальшій практиці: бюджетування часу, планування зустрічей, контекстне планування, контроль доручень і ін.
3. Сформувати корпоративний "Стандарт планування зустрічей і нарад на Outlook, Lotus Notes, SharePoint і ін.". Дуже складно управляти будь-якими процесами, пов'язаними з взаємодією різних співробітників, поки ці процеси не прописані, не узгоджені і не доступні для ознайомлення. Для управління корпоративним плануванням досить розробити прості пам'ятки, в яких чітко прописано, як поетапно можна запланувати будь-яку зустріч. Після узгодження з топ-менеджментом Компанії можна переходити до четвертого етапу.
4. Навчання всіх співробітників Компанії корпоративному стандарту планування зустрічей і нарад. Після завершення цього етапу Компанія отримує працюючу систему планування зустрічей, нарад і робочого часу співробітників. Наприклад, при створенні такої системи на Outlook для того, щоб запланувати зустріч, необхідно буде всього кілька секунд - для цього досить завантажити Календарі всіх запрошених на зустріч співробітників (см.ріс.1.) І запросити їх на вільний час в Календарі.
Корпоративне впровадження тайм-менеджменту дозволяє гарантовано домагатися підвищення ефективності роботи Компанії за рахунок поступового поетапного впровадження. Ви можете безкоштовно виконати перший етап вже зараз. Для цього зателефонуйте за номером +7 (495) 228-17-47 і замовте безкоштовну діагностичну сесію бізнес-консультанта "Організації Часу" у Вашій компанії.
Плануйте і домагайтеся запланованого!
можливості для компаній