Вітаю! Всі знають, що термін «тайм-менеджмент» дослівно перекладається як «управління часом». Але це не зовсім коректно - адже керувати часом людина поки не вміє. Зате ми можемо ефективно управляти своїми справами (і не тільки робочими) з урахуванням тимчасових обмежень!
Продуктивність - те, що відрізняє успішних людей від всіх інших. За своє життя Микола Реріх написав 7000 картин і 30 книг і об'їздив півсвіту. А як Ви витрачаєте свій непоправний і найцінніший ресурс?
На мій погляд, тайм-менеджмент - це набір хитрощів і прийомів, які дозволяють легко обдурити власну лінь. Пропоную особисто перевірені інструменти тайм менеджменту!
Назва звичайно забавне, але метод цілком серйозний. 🙂 Інструмент «Помідор» потрібен для максимальної концентрації уваги. На мій погляд, це один з найефективніших способів виконати будь-яку роботу в стислі терміни.
- Чітко сформулюйте завдання, над якою будете працювати
- Поставте таймер (можна у вигляді помідора) рівно на 25 хвилин
- Працюйте, не відволікаючись ні на що, до звукового сигналу
- Зробіть коротку перерву на 4-5 хвилин
- Приступайте до наступного 25-хвилинному відрізку
- Після кожного шостого етапу влаштовуйте довга перерва на 15-20 хвилин
Інструмент відмінно підходить для вирішення однієї задачі, на якій потрібно повністю сконцентруватися: написати звіт, скласти макет дизайну сайту, перекласти текст з англійської.
пріоритетне планування
Метод заснований на матриці Ейзенхауера, про яку я писав в одному з недавніх постів. Являє собою квадрант з чотирьох квадратів з двома осями. По горизонталі матриця ділиться на «терміново» і «не терміново», по вертикалі - на «важливо» і «не важливо».
Кожній задачі присвоюється пріоритет на основі двох критеріїв (терміновості і важливості). Варіантів може бути всього чотири: A, B, C, D.
Як метод пріоритетного планування використовує матрицю Ейзенхауера?
Метод «Альпи»
Один з найпростіших і наочних інструментів тайм-менеджменту для планування робочого дня.
- Складаємо список завдань
- розставляємо пріоритети
- Розраховуємо час на виконання кожного завдання і загальну потребу в часі
- Скорочуємо підсумкове число до 60% всього дня
- Передоручати іншим все, що можна передоручити
- В кінці дня контролюємо виконання і переносимо все невиконане на наступний день
метод Шваба
Колись за створення цього методу планування президент компанії Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатив консультанту Айві Лі $ 25 000.
Як користуватися методом Шваба?
- Записуємо найважливіші завдання
- Визначаємо послідовність і нумеруем їх
- Працюємо над вирішенням завдань в заданій послідовності
- Закінчивши роботу над одним завданням, перевіряємо, чи не з'явилися нові і не змістилися пріоритети на користь інших
- Додаємо нові справи в список, дотримуючись пріоритетність
- Продовжуємо працювати над завданнями у напрямку зниження їх важливості
Корисні поради особисто від мене
А поки ділюся універсальними рекомендаціями, які особисто мені заощадили купу сил і нервів.
- Вибирайте планувальник під себе
- Плануйте день заздалегідь
Наступний день краще планувати напередодні ввечері, а не вранці «звітного» дня. Те ж саме можна сказати і про плани на тиждень. Їх бажано складати в неділю ввечері, а не в понеділок.
Раніше я наполегливо здійснював одну і ту ж помилку: складав графік, де справи йшли одне за іншим без єдиного «вікна». Вже через тиждень я зрозумів, що постійно жити в стані дедлайну - вірна дорога до неврозу.
По-перше, якісь справи не вдавалося втиснути в той час, який я їм відводив. По-друге, протягом дня з'являлися нові завдання, невраховані в графіку. По-третє, пару раз в тиждень обов'язково траплялися форс-мажори: прокол колеса, моторошна «пробка» по дорозі на зустріч або друг просив допомогти з ремонтом. Такі непередбачені справи, як правило, забирають купу часу і змушують кардинально переглянути плани на день.
Висновок: кожен день залишайте «вікна» на форс-мажори. Якщо нічого «позапланового» не відбулося, час можна витратити на:
До речі, давно хотів розповісти Вам про такий корисний інструмент як «справи на потім». У своєму блокноті для планування (або в електронному планувальнику) виділяєте окрему сторінку.
Як тільки у Вашому графіку несподівано утворилося вікно: відкриваєте список справ «на потім» і вибираєте щось під настрій. Всього за півроку можна, не напружуючись, переробити ВСЕ, що накопичувалося роками!