1. Які бази необхідно реєструвати
1) базу персональних даних працівників;
Щодо іншої кадрової документації та звітності: на думку Держслужби різні типи звітів та форм, які створюються на підставі баз персональних даних і періодично подаються держорганам, не розглядаються як окремі бази персональних даних.
2) базу персональних даних клієнтів.
Відзначимо, що персональними даними є дані тільки щодо фізичних осіб (включаючи СПД), тому клієнти - юридичні особи в зазначену базу не входять.
Щодо реєстрації інших баз персональних даних (БПД) необхідно врахувати наступне. Згідно Закону власник БПД (юр-особа, фіз-особа - підприємець) самостійно приймає рішення про те, чи є та чи інша сукупність персональних даних, яка знаходиться в його володінні, базою персональних даних. При цьому слід виходити з визначень персональних даних і бази персональних даних, наведених в Законі:
"Персональні дані - Відомості чи сукупність відомостей про фізічну особу, яка ідентіфікована або может буті конкретно ідентіфікована";
"База персональних даних - іменована сукупність упорядкованіх персональних даних в електронній форме та / або у форме картотек персональних даних".
Відзначимо, що згідно з визначенням, база даних може існувати не тільки в електронній формі, а й у формі картотеки.
2. Як проводиться реєстрація баз персональних даних в Україні
Передбачено три способи, якими проводиться реєстрація баз персональних даних:
При подачі заяви по електронній пошті або через сайт Госсреестра необхідно дотримати вимоги законодавства про електронний цифровий підпис. Отримати сертифікат ключа можна в акредитованому центрі сертифікації ключів.
Для підписання заявки потрібно виконати наступні дії:
- Вибрати команду Файл / Імпорт / Заяви про реєстрацію бази персональних даних.
- Вказати шлях до розташування розвантаженого файлу в форматі * .xml або * .doc. Вибрати файл.
- Відкриється вікно "Файл". За замовчуванням, підписи відсутні. Натисніть на кнопку "Підпісаті".
- Відкриється вікно "Підпис". По черзі підписати комплектом ключів.
- У вікні "Файл" галочкою відмітити один із сертифікатів, який хочете вивантажити на сайт. Натисніть "Ок".
- У вікні "Зберегти файл" вкажіть шлях для вивантаження файлів. Згідно затвердженого формату Державною службою захисту баз персональних даних, для подальшого завантаження на сайт, в результаті підписання Заявки формуються наступні документи:
- Заповнена, але не підписана заявка.
- Заповнена, підписана заявка.
- Сертифікат передплатника.
Матеріали були взяті з сайтів Мінфін і M.E.DOC