Інструкція по реєстрації персональних баз даних, фахівець-ит


1. Які бази необхідно реєструвати

1) базу персональних даних працівників;

Щодо іншої кадрової документації та звітності: на думку Держслужби різні типи звітів та форм, які створюються на підставі баз персональних даних і періодично подаються держорганам, не розглядаються як окремі бази персональних даних.

2) базу персональних даних клієнтів.

Відзначимо, що персональними даними є дані тільки щодо фізичних осіб (включаючи СПД), тому клієнти - юридичні особи в зазначену базу не входять.

Щодо реєстрації інших баз персональних даних (БПД) необхідно врахувати наступне. Згідно Закону власник БПД (юр-особа, фіз-особа - підприємець) самостійно приймає рішення про те, чи є та чи інша сукупність персональних даних, яка знаходиться в його володінні, базою персональних даних. При цьому слід виходити з визначень персональних даних і бази персональних даних, наведених в Законі:

"Персональні дані - Відомості чи сукупність відомостей про фізічну особу, яка ідентіфікована або может буті конкретно ідентіфікована";

"База персональних даних - іменована сукупність упорядкованіх персональних даних в електронній форме та / або у форме картотек персональних даних".

Відзначимо, що згідно з визначенням, база даних може існувати не тільки в електронній формі, а й у формі картотеки.


2. Як проводиться реєстрація баз персональних даних в Україні

Передбачено три способи, якими проводиться реєстрація баз персональних даних:

При подачі заяви по електронній пошті або через сайт Госсреестра необхідно дотримати вимоги законодавства про електронний цифровий підпис. Отримати сертифікат ключа можна в акредитованому центрі сертифікації ключів.

Для підписання заявки потрібно виконати наступні дії:

  1. Вибрати команду Файл / Імпорт / Заяви про реєстрацію бази персональних даних.
  2. Вказати шлях до розташування розвантаженого файлу в форматі * .xml або * .doc. Вибрати файл.
  3. Відкриється вікно "Файл". За замовчуванням, підписи відсутні. Натисніть на кнопку "Підпісаті".
  4. Відкриється вікно "Підпис". По черзі підписати комплектом ключів.
  5. У вікні "Файл" галочкою відмітити один із сертифікатів, який хочете вивантажити на сайт. Натисніть "Ок".
  6. У вікні "Зберегти файл" вкажіть шлях для вивантаження файлів. Згідно затвердженого формату Державною службою захисту баз персональних даних, для подальшого завантаження на сайт, в результаті підписання Заявки формуються наступні документи:
  1. Заповнена, але не підписана заявка.
  2. Заповнена, підписана заявка.
  3. Сертифікат передплатника.

Матеріали були взяті з сайтів Мінфін і M.E.DOC

Схожі статті