Інформаційний пакет для преси (прес-пакет, прес-кит, медіа-кит) - один з основних інструментів зв'язків з громадськістю, так як він включає кілька видів матеріалів і широко використовується під час самих різних заходів: прес-конференцій, презентацій, виставок, річних зборів акціонерів і т.п. Многокомпонентность прес-пакета відповідає його головній меті - надати ЗМІ ісчер-пивающую інформацію про подію і його основних дей-ціалу осіб, щоб полегшити журналістам процес написання бу-дущіх матеріалів. Прес-пакет повинен бути розрахований не тільки на присутніх на спеціальному заході журналістів, а й на інших зацікавлених репортерів, які не змогли присутності-вать, і повинен представити повну картину того, що відбувається. Утримуючи-ня прес-пакета передбачає можливість подальшого звертання-ня до його матеріалів в якості довідкових.
Розглянемо склад і структуру прес-пакета. У мінімальний стан-дротяні набір документів для прес-пакета входить:
# 9632; інформаційний лист (бекграундер) і / або фактична довідка (факт-лист);
# 9632; один або кілька додаткових матеріалів (в завісімос-ти від характеру проведеного заходу).
Більш повний прес-пакет крім перерахованих матеріалів мо-же включати:
1) програму заходу;
2) заяву для преси;
3) інтерв'ю з основними дійовими особами;
4) біографію з фотографіями;
5) цікаву статтю (feature)]
6) історію з життя (case story);
7) вирізки з газет;
8) форму, яка дістала назву «питання-відповідь»;
10) корпоративне видання;
11) річний звіт.
Конкретний набір входять в прес-пакет документів залежить від характеру заходу. Наприклад, якщо прес-пакет призначений для розповсюдження під час прес-конференції, він складається з:
# 9632; програми заходу;
# 9632; інформаційного листа про тему прес-конференції;
# 9632; фактичних довідок про предмет прес-конференції, де ука-
зани необхідні цифри і графічна інформація;
# 9632; заяви для преси (тексти виступів основних дійства-
чих осіб прес-конференції);
# 9632; списку почесних гостей;
# 9632; біографій основних учасників з їх фотографіями;
# 9632; фотографій і інших візуальних матеріалів по темі прес-кон-
ференції.
Останнім часом в прес-пакет вкладають і матеріали сайту орга-нізації як «візуальної візитної картки» на диску.
Необхідно пам'ятати, що надто повні прес-пакети, утримуючи-щие всі деталі і факти, не виконують умови швидкого і легкого по-позову інформації, необхідної для кореспондентів. У репортера, що постійно знаходиться в стані поспіху, так як термін подачі ма-териала закінчується, немає достатньої кількості часу, щоб просмот реть весь вміст папки. Журналісту потрібно швидко знайти необхід-мую інформацію, і завдання фахівця зі зв'язків з громадськістю - найбільш ефективно організувати і подати пропонований матеріал.
Що стосується оформлення прес-пакета, то існує два найбільш поширених способу: більш простий спосіб підбору всіх необ-дімих документів в папку і більш складний і витратний спосіб обсягів по-нання матеріалів в зброшуровані «книгу».
У першому випадку в папку зручно вкладати вже підготовлені інформаційні матеріали (бекграундера, біографії керівників, брошури і т.п.). Такий формат характерний для виставок, презентацій, незамінний у разі кризових ситуацій, коли інформація може надходити в режимі реального часу.
Західні практики радять починати прес-пакет коротким прес-релізом, які представляють новинне подія, за яким слідують бек-граундер, факт-листи, фотографії і т.д.
Якщо мова йде про спеціально підготовленої акції, то використан-ня другого способу може бути більш виправданим. Зброшуровані прес-пакет будується за принципом поступового розвитку основної теми. У порівнянні з попереднім способом книга-брошура володіє декількома перевагами. По-перше, сброшюрованность позво-ляет зберегти весь комплект матеріалів в цілості й схоронності. По-друге, красиво оформлений прес-пакет може бути збережений жур-налістом і стане в нагоді йому згодом. Однак в цьому випадку можуть виникнути і певні незручності при роботі з матеріалами, так як окремий документ простіше носити з собою і обробляти прі не-обходимо.
Однак незалежно від способу оформлення прес-пакета привчає-ної завжди залишатиметься інформація та форма її подачі.
Таким чином, прес-пакет - це портативна і доступна енциклопеді-лопедія про те, що являє собою організація або конкретна людина. Створення такого інформаційного пакету матеріалів, кото-рий всебічно описував би діяльність організації, полегшує ра-боту фахівця зі зв'язків з громадськістю.