Кожна компанія при реєстрації отримує певний набір реквізитів, які вказуються в її установчих документах і необхідні для здійснення більшості операцій. Якщо ці дані змінюються, компанія повинна повідомити про це своїх партнерів і клієнтів, державні структури та контролюючі органи. Зробити це можна за допомогою інформаційного листа про зміну реквізитів.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- в яких випадках складають лист про зміну реквізитів;
- які обов'язкові реквізити інформаційного листа;
- як правильно оформити лист повідомлення про зміну банківських реквізитів.
Коли складають лист повідомлення про зміну банківських реквізитів?
загальні реквізити<
КПП - код причини постановки на облік;
відомості про уповноваженому банку (найменування, місцезнаходження);
Якщо ці дані змінюються, компанія зобов'язана розіслати інформаційні повідомлення про зміну реквізитів всім підприємствам, з якими ведуться справи. В обов'язковому порядку таке повідомлення надсилається контрагентам. Ця умова, як правило, фіксується в договорі про відносини сторін. Такий обов'язок регламентується Цивільним кодексом РФ. Якщо зміни торкнулися рахунків підприємства, то інформування податкової служби бере на себе банк.
Складання інформаційного послання займається секретар компанії або її юрист. У деяких випадках повідомлення готуються безпосередньо керівниками і співробітниками організаційних підрозділів, які працюють з контрагентами безпосередньо.
Читайте по темі в електронному журналі
Як правильно скласти інформаційний лист про зміну реквізитів?
Інформаційний лист про зміну реквізитів не має уніфікованого зразка, передбаченого законодавчо. Відправник складає його у вільній формі з урахуванням власних потреб і завдань. Проте, при оформленні та складанні документа слід дотримуватися існуючих норм і стандартів у сфері діловодства.
Для офіційного повідомлення використовується фірмовий бланк організації або стандартний аркуш формату А4. Якщо діючі в компанії правила діловодства мають на увазі використання бланків для інформаційної кореспонденції, краще використовувати форму, затверджену локальним нормативним актом. Це надає зверненням солідності і підкріплює його офіційний характер.
Лист повідомлення про зміну реквізитів складається за зразком інформаційного ділового листа (при наявності затвердженої форми в діючій інструкції з діловодства). Якщо такого зразка не існує, необхідно слідувати нормам ділової переписки.
Написання повідомлення від руки допустимо, але краще надрукувати його на комп'ютері. Друкований текст Новомосковскется і сприймається легше ніж рукописний. Підпис керівника компанії-відправника повинні бути власноручним. Для всіх послань подібного роду (крім офіційного інформаційного листа контрагентам про зміну банківських реквізитів) завірення печаткою не обов'язково.
Документ може бути оформлений в декількох примірниках для всіх зацікавлених сторін. Звернення реєструють в журналі вихідної кореспонденції. Подібна запис може знадобитися, наприклад, при виникненні розбіжностей з контрагентами.
Тон листа повинен відповідати діловому стилю, бути ввічливим і коректним. Дотримання правил української мови при складанні офіційних документів - одна з неодмінних умов.
Обов'язкові реквізити інформаційного листа
Шапка листи повідомлення про зміну реквізитів
Відомості про відправника вказують в лівому верхньому кутку бланка. Необхідно вписати:
повне найменування організації (відповідно до статуту);
Офіційні бланки компаній найчастіше містити всі необхідні відомості, що позбавляє відправника необхідності вписувати їх вручну.
Трохи нижче по лівій стороні проставляється дата складання листа і його ідентифікаційний номер в журналі реєстрації.
По центру листа поміщають назву виду документа (Інформаційний лист про зміну реквізитів), яке виконує в даному випадку роль короткого заголовка.
Текст інформаційного листа
Потім необхідно вказати нові дані з урахуванням всіх змін.
Далі упорядника рекомендується позначити всі наявні у нього прохання, що стосуються минулих і майбутніх документів (застосувати зміни, внести правки в документацію). Якщо повідомлення складається для контрагентів, важливо вказати точну дату відправки додаткової угоди до договору, в якому реєструють нові дані. У цьому випадку також важливо вказати, що зміна реквізитів не скасовує і не змінює правові зобов'язання сторін договору.
Якщо до послання прикладаються додаткові матеріали, їх необхідно перерахувати в списку додатків в кінці основного тексту із зазначенням кількості аркушів. При необхідності, перелік можна доповнити короткими поясненнями.
Після основного тексту слід підпис укладача з розшифровкою і найменуванням посади. Упорядником може виступати керівник компанії, його заступник або діловод.
Інформаційний лист про зміну реквізитів: зразок оформлення
Лист повідомлення про зміну реквізитів: зразок
Саме тому до оформлення офіційного інформаційного листа необхідно ставитися також серйозно як до угоди або контракту.