В основному користувачі Excel використовують один тип імен діапазонів. При використанні імені в формулах, до нього звертаються як до абсолютної посиланням на діапазон комірок. Хоча в попередньому уроці ми присвоїли ім'я не діапазону, а числу (значенням).
Приготуйте лист, на якому витрати будуть перераховані з однієї валюти в іншу.
Перерахунок повинен виконуватися відповідно курсів валют, які змінюються. Тому курси не можна вносити в формули, щоб при їх зміні не довелося редагувати кожну клітинку.
Для вирішення даного завдання ми можемо обійтися без використання імен за допомогою абсолютних посилань. Нижче наведемо приклад. Але імена дають більш витончене рішення даної задачі. Для порівняння розглянемо обидва варіанти.
Припустимо, ми вирішуємо це завдання за допомогою абсолютної посилання на осередок зі значенням поточного курсу. Тоді нам потрібно зробити так:
- Запишемо курси ЄВРО і ДОЛАРА в готельних осередках F2 і G2.
- В осередку C2 і D2 введемо формули, які посилаються до цін в рублях через відносне посилання, а до інших валют через абсолютне посилання.
- Скопіюємо діапазон комірок C2: D2 в C3: D5.
Дане рішення цілком робоче і його використовують для тимчасових обчислень. Переваги абсолютних посилань очевидні. При зміні тільки одного осередку автоматично перераховується цілий діапазон комірок без зайвих змін.
Головним недоліком абсолютних посилань є погана читабельність формул. У документах для довгострокового використання замість абсолютних посилань краще використовувати імена. Вони володіють тими ж перевагами, але і покращують читабельність формул. Це істотно підвищить продуктивність користувача при редагуванні формул для внесення поправок або зміни порядку аргументів обчислень. Навіть через кілька років Ви відкриєте такий документ і швидко зрозумієте в алгоритмах розрахунків в складних звітах. Тим більше це важливо, якщо документ призначений для використання широкого кола користувачів.
Тепер розглянемо використання імен як альтернативний варіант для вище описаної задачі:
- Виділіть діапазон комірок F1: G2 і виберіть інструмент: «Формули» - «Певні імена» - «Створити з виділеного».
- У вікні «Створення імен з виділеного діапазону», відзначте першу опцію: «в рядку вище», як на малюнку. Це означає, що значення в верхніх рядках будуть використані для назви імен осередків в нижніх рядках. Буде створено одночасно відразу 2 імені. Осередок F2 отримає ім'я «Євро», а осередок G2 - «Долар».
- Виділіть діапазон C2: D5 і виберіть інструмент з меню, що випадає: «Формули» - «Певні імена» - «Присвоїти ім'я» -Пріменіть імена ».
- У вікні виділіть відразу 2 імені, а решту залиште все за умовчанням і натисніть ОК.
Це тільки примітивний приклад переваги використання імен замість абсолютних посилань. Ви без проблем можете змінювати курси валют (змінюючи значення осередків F2 і G2), а ціни будуть автоматично перераховані.
Примітка. Курси валют можна зберігати не тільки в значеннях осередків, а й в самих іменах. Просто в поле діапазон введіть значення поточного курсу.
Використання імен в Excel при перетині множин
Тепер наведемо більш наочний приклад істотної переваги використання імен.
Створіть звіт по продажах за перший квартал по 4-му магазинах як на малюнку:
За допомогою формули і оператора перетину множин ми будемо працювати з цим звітом як з базою даних. В осередках A8 і B8 ми створюємо запит до бази, а в осередку C8 отримаємо результуючий відповідь. Спочатку створимо всі імена:
Примітка. Хоча списки можна і не використовувати, а вводити назви магазинів і місяців вручну. Списки потрібні для зручності введення і виключення можливих помилок допущених при ручному введенні значень. Результат буде той же.