Як створювати однотипні документи
У діловодстві зазвичай доводиться користуватися деяким набором однотипних документів, тому використання шаблонів і майстрів є найбільш раціональним прийомом при роботі з документами в Office.
Створивши шаблон один раз, ви економите час і зможете уникнути помилок при створенні стандартних документів. Дуже зручно за допомогою шаблонів і майстрів створювати службові записки, листи, факсимільні повідомлення, звіти, довідники, бюлетені, брошури, календарі, Web-сторінки, розкладу, порядку денного, резюме, замовлення і рахунки-фактури.
Шаблон документа - це метод автоматизації створення документа на основі існуючих текстових заготовок і форматування. Файл шаблону являє собою файл, в якому містяться рекомендації щодо форматування тексту, абзаців і сторінок документа. У кожен файл шаблону входить кілька стилів абзаців і один макет сторінки. Стилі абзаців містять інформацію, необхідну для форматування тексту. Макет сторінки містить інформацію, що стосується форматування сторінки.
Майстер документа призначений для вирішення тієї ж завдання, що і шаблон документа, але в режимі діалогу майстер може вимагати додаткової інформації, на основі якої і створиться документ в додатку Office.
Частина шаблонів і майстрів встановлюється при виконанні типової установки пакета Office на комп'ютері, інша частина - тільки при вибіркової установці; деякі шаблони поставляються на компакт-дисках з Office і через Microsoft Web.
Встановлені при інсталяції шаблони зберігаються в папці стандартних шаблонів Office (C: \ Program files \ Microsoft Office \ Шаблони).
Для кожної програми додатки Office існують власні шаблони документів.
При запуску програми Office або натисканні кнопки Створити створюється новий порожній документ; якщо не вказується тип шаблону, то за замовчуванням підключається шаблон Звичайний. Шаблон Звичайний є основним, відповідним для різних типів документів.
Якщо програма не відкрито, то документ можна створити і за допомогою вибору меню Створити документ Microsoft Office при натисканні кнопки Пуск. При цьому доступна панель всіх шаблонів для додатків Office (рис. 16).
Мал. 16. Шаблони Office
Створення нового документа на основі вибраного шаблону
- Виберіть команду Створити в меню Файл (File › New).
- Виберіть потрібну закладку і шаблон.
- Виберіть пункт Документ (Document), а потім натисніть кнопку ОК.
Створений на основі шаблону документ можна редагувати, вводити потрібні дані і зберігати з власним унікальним ім'ям.