І ЗНОВУ ПРО КОЛІЙНИХ ЛИСТАХ
Автомобіль не розкіш, а засіб пересування, тому автотранспортні засоби є практично в кожній організації. Для заправки автомобіля організація змушена купувати паливно-мастильні матеріали. Основним документом, на підставі якого ПММ можна включити до складу витрат, є шляховий лист. Як же оформляти цей документ, щоб у перевіряючих не було претензій?
Загальні правила оформлення
Подорожній лист слід виписувати на кожен автомобіль, який організація використовує у своїй діяльності. Це в рівній мірі відноситься як до власного транспорту компанії, так і до орендованих автомобілів.
Після закінчення робочого дня оформлений належним чином подорожній лист здають в бухгалтерію організації. Бухгалтер повинен підшити його в спеціальну папку і зберігати не менше 5 років.
Відповідальність за правильне заповнення подорожнього листа несуть керівник організації, а також ті особи, які відповідають за експлуатацію автомобіля і беруть участь в оформленні цього документа.
Якщо шляховий лист складено з порушеннями, то включити витрати на придбання пального до складу витрат з метою оподаткування не можна.
Форма подорожнього листа
Для обліку роботи легкових автомобілів була передбачена уніфікована форма N 3 "Подорожній лист легкового автомобіля".
Транспортні компанії, які перевозять пасажирів, складають шляхові листи за формами:
- N 3 (спец) "Подорожній лист спеціального автомобіля";
- N 4 "Подорожній лист легкового таксі";
- N 6 "Подорожній лист автобуса";
- N 6 (спец) "Подорожній лист автобуса незагального користування".
Для вантажних машин передбачені окремі форми подорожніх листів - N 4-С (відрядна) і N 4-П (погодинна). При перевезенні вантажів товарних їх видають водієві разом з товарно-транспортної накладної.
Зверніть увагу: в уніфікованій формі подорожнього листа не повинно бути незаповнених реквізитів.
Організаціям інших галузей чиновники дозволяють розробити свої форми подорожніх листів. При цьому вони нагадують, що в них повинні бути відображені всі обов'язкові реквізити, про які йдеться в п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ.
Чи згодні з такої позиції інші офіційні органи? Мабуть ні.
Отже, в бухгалтерському обліку як первинних документів слід використовувати уніфіковану форму подорожнього листа. Що стосується податкового обліку, то дані для оподаткування формуються на підставі тих первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, тому в цілях оподаткування організації повинні списувати витрати на ПММ на підставі подорожніх листів, складених за уніфікованими формами.
На наш погляд, думка Мінфіну про те, що тільки транспортні організації повинні використовувати затверджені Держкомстатом форми, є не зовсім вірним. Справа в тому, що уніфіковані дорожні листи є типовими міжгалузевими формами. Таке формулювання стоїть у правому верхньому кутку кожного уніфікованого бланка.
Це означає, що дані форми документів повинні використовувати організації всіх галузей при обліку роботи автотранспорту. Розробляти ж власні документи організація може тільки в одному випадку - якщо їх немає в альбомі уніфікованих форм.
Як часто треба оформляти шляхові листи?
На жаль, шляховий лист видається тільки на один день або зміну. Виписувати дорожній лист на тиждень або місяць можна. Винятком є випадок, коли водій направляється у відрядження, тривалість якої перевищує одну добу (зміну). Про це йдеться в Постанові N 78.
На думку фахівців МінфінаУкаіни, організація може складати шляхові листи не кожен день, а один раз в тиждень, на місяць або навіть один раз в квартал. Головне, щоб на підставі такого подорожнього листа можна було визначити:
- час, який відпрацював водій;
- кількість ПММ, використаних в процесі роботи автомобіля за цей період.
Чи потрібно платникам податків слідувати роз'ясненнями фахівців Мінфіну?
З одного боку, виконання письмових роз'яснень фінансових органів виключає провину платника податків (пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ). А при відсутності провини платник податків не може бути притягнутий до відповідальності. Значить, навіть якщо податкові органи вважатимуть оформлення подорожнього листа один раз в місяць неправомірним, то оштрафувати організацію вони все одно не зможуть.
Яким шляхом піде організація, вирішувати її керівнику. Головне, пам'ятати про наслідки.
з бухгалтерського обліку
Підписано до друку