Державна таємниця та конфіденційна інформація
Поняття конфіденційності інформації розкриває Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»: «конфіденційність інформації - обов'язкове для виконання особою, яка одержала доступ до певної інформації, вимога не передавати таку інформацію третім особам без згоди її власника».
1. Відомості про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральними законами випадках.
2. Відомості, що становлять таємницю слідства і судочинства.
3. Службові відомості, доступ до яких обмежений органами державної влади відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації і федеральними законами (службова таємниця).
5. Відомості, пов'язані з комерційною діяльністю, доступ до яких обмежено відповідно до Цивільного кодексу Російської Федерації і федеральними законами (комерційна таємниця).
Обмеження доступу до документів
На документах, що містять інформацію обмеженого доступу (державну таємницю або який-небудь вид конфіденційної інформації), прийнято проставляти гриф обмеження доступу до документа. Як правило, на документах гриф обмеження проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша документа. В системі секретного і конфіденційного діловодства гриф обмеження доступу прийнято проставляти на електронному носії інформації (диску, дискеті) і на упаковці, наприклад конверті, в якому пересилається документ обмеженого доступу.
У ряді випадків форма цього грифа, порядок його проставлення, а також склад додаткових відомостей, які супроводжують гриф обмеження доступу, встановлені законодавством.
Грифи обмеження доступу до документів, що містять державну таємницю
Законом РФ «Про державну таємницю» встановлено грифи секретності - реквізити, які свідчать про ступінь секретності відомостей, що проставляються на самому носії і (або) в супровідній документації до нього. Законом встановлено три ступені секретності і, відповідно, три грифа обмеження доступу до документів: «секретно», «совершенно секретно» та «особливої важливості». Закон встановлює також, що поряд з грифом секретності на носій відомостей, що становлять державну таємницю, наноситься додатково наступна інформація:
- про ступінь секретності містяться в носії відомостей з посиланням на відповідний пункт переліку відомостей, що підлягають засекречування, чинного в органі державної влади, в організації;
- про орган державної влади, організації, що здійснили засекречування носія;
- про реєстраційний номер;
- про дату або умови розсекречення відомостей або про подію, після настання якого відомості будуть розсекречені.
При неможливості нанесення таких реквізитів на носій відомостей, що становлять державну таємницю, ці дані вказуються в супровідній документації на цей носій. Якщо носій містить складові частини з різними ступенями секретності, кожної з цих частин присвоюється відповідний гриф секретності, а носію в цілому - гриф секретності, що відповідає тому грифу секретності, який присвоюється його складової частини, що має вищу для даного носія ступінь секретності відомостей.
Крім перерахованих реквізитів на носії і (або) в супровідній документації можуть проставлятися додаткові позначки, що визначають повноваження посадових осіб по ознайомленню з містяться в цьому носії відомостями.
Закон також встановлює, що використання перерахованих грифів секретності для засекречування відомостей, не віднесених до державної таємниці, не допускається.
Грифи обмеження доступу до документів, що містять конфіденційну інформацію
Порядок проставлення грифів обмеження доступу на документах, які містять конфіденційну інформацію, менш визначено. Законодавством встановлені грифи (позначки) обмеження доступу до документів, що містять комерційну таємницю і службову таємницю. Для документів, що містять інші види конфіденційної інформації, гриф обмеження доступу визначається власником або користувачем інформації.
Закон встановлює заходи з охорони конфіденційності інформації, відносять до комерційної таємниці, що приймаються її володарем. Вони включають в себе:
1) визначення переліку інформації, що становить комерційну таємницю;
2) обмеження доступу до інформації, що становить комерційну таємницю, шляхом встановлення порядку поводження з цією інформацією і контролю за дотриманням такого порядку;
3) облік осіб, які отримали доступ до інформації, що становить комерційну таємницю, і (або) осіб, яким така інформація була надана або передана;
4) регулювання відносин щодо використання інформації, що становить комерційну таємницю, працівниками на підставі трудових договорів та контрагентами на підставі цивільно-правових договорів;
5) нанесення на матеріальні носії (документи), що містять інформацію, що становить комерційну таємницю, грифу «Комерційна таємниця» із зазначенням власника цієї інформації (для юридичних осіб - повне найменування і місце знаходження, для індивідуальних підприємців - прізвище, ім'я, по батькові громадянина, що є індивідуальним підприємцем, і місце проживання).
Таким чином, закон чітко визначає вид грифа - «Комерційна таємниця» і склад додаткових відомостей, також наносяться на документ.
Постановою встановлено, що на документах (у необхідних випадках і на їх проектах), які містять службову інформацію обмеженого поширення, проставляється позначка «Для службового користування».
Необхідність проставлення цієї позначки на документах і виданнях, що містять службову інформацію обмеженого поширення, визначається виконавцем і посадовою особою, яка підписує або затверджує документ. Зазначена позначка і номер примірника проставляються в правому верхньому куті першої сторінки документа, на обкладинці і титульному аркуші видання, а також на першій сторінці супровідного листа до таких документів.
Порядок зняття позначки «Для службового користування» з носіїв інформації обмеженого поширення визначає керівник федерального органу виконавчої влади.
Виготовляються документи, що містять інформацію обмеженого поширення, в друкованому бюро федерального органу виконавчої влади або підвідомчій йому організації. Поряд з позначкою «Для службового користування» на звороті останнього аркуша кожного примірника документа друкарка повинна вказати кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, своє прізвище і дату друкування документа.
У випадках, коли законодавством не встановлена форма грифа (позначки) обмеження доступу до документів, що містять конфіденційну інформацію, власник або користувач інформації може приймати рішення про застосування будь-якого грифа. При цьому найчастіше використовується гриф «Конфіденційно». Він зручний тим, що не розкриває характеру інформації, що міститься в документі, на відміну, наприклад, від таких грифів, як «Банківська таємниця», «Податкова таємниця» і ін. Застосовуються для позначення відомостей, пов'язаних з професійною діяльністю, доступ до яких обмежений відповідно до Конституції РФ і федеральними законами.
Поряд з грифом «Конфіденційно» може використовуватися гриф «Строго конфіденційно» для позначення вищого рівня конфіденційності. Порядок встановлення цих грифів повинен регламентуватися внутрішніми нормативними документами організації, що працює з документами конфіденційного характеру.
В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, зав. відділом документаційного забезпечення управління ВНІІДАД