Ірина Наумова,
провідний експерт-консультант з оподаткування ЗАТ «ТЛС-ГРУП»
Як правильно списати витрати?
Відзначати Новий рік стало доброю традицією вже в кожної компанії. Як і на що витратити гроші в новорічні свята - залежить від фінансових можливостей організації. Додаткові приємні клопоти, присвячені підготовці до святкування з колегами по роботі, додадуть роботи бухгалтерам. До святкових витрат відносяться витрати на поздоровлення співробітників, подарунки, оренду приміщення, купівлю продуктів для застілля, обслуговування банкету, розсилку поздоровлень партнерам, прикраса офісу і будівлі, оплату культурно-розважальної програми і багато іншого. Незалежно від витрачених сум керівництво компанії захоче мінімізувати податкове навантаження на проведення свята. Ми розглянемо, як правильно класифікувати і оформити витрати на корпоративний захід, як відобразити проведення свята в податковому обліку.
Задовго до початку святкування необхідно скласти ряд документів. Зауважимо, що НК РФ не містить необхідного переліку, однак чим більше документів буде представлено перевіряючим, тим менше можливостей для претензій про необгрунтованість витрат.
За підсумками засідання складається протокол в довільній формі, де фіксується рішення про використання нерозподіленого прибутку на проведення свята. Витяг з рішення повинна містити питання порядку, результати голосування і постанову про те, що «необхідно направити частину прибутку, отриманого за (вказати) фінансовий рік, в сумі (вказати) рублів, на організацію святкових заходів, в тому числі на святкування Нового року» .
Оплачувати корпоратив можна і з прибутку поточного року. Для цього не потрібно рішення засновників, але відповідні повноваження повинен мати керівник компанії. Тоді рішення про виділення грошей оформляється його наказом.
Наказ в довільній формі необхідний в будь-якому випадку, навіть при наявності рішення засновників. У ньому повинні бути зазначені: дата і місце проведення заходу, обґрунтування, список співробітників, список гостей, програма свята, відповідальні за організацію вечора.
Попередні підрахунки майбутніх витрат необхідно звести до кошторису із зазначенням величини витрат по кожній статті: оренда приміщення, послуги провідних свято, частування запрошених, оформлення приміщення і т. Д.
Залежно від того, своїми силами або сервісним центром організовується свято, бухгалтерія видає гроші під звіт або оплачує рахунки.
Фактична сума витрат визначається на підставі акта або протоколу, який в довільній формі складає відповідальний за проведення свята. З метою контролю за дотриманням внутрішньої фінансової дисципліни необхідно додати до акта виправдувальні документи (накладні, акти, касові і товарні чеки і т. Д.). При необхідності потрібен звіт за представницькими витратами. Бухгалтеру необхідно скласти довідку, а також зафіксувати в податкових регістрах розрахунок, на підставі якого 4% ФОП спишуться до витрат компанії, решта сума не буде зменшувати оподатковуваний прибуток. Якщо святковий вечір був організований запрошеної спеціалізованою фірмою, необхідно докласти договір.
Як правило, нам хочеться витрати на проведення свята «підтягнути» до будь-якого виду витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток. Багато фірм враховують витрати в якості представницьких, оформляючи банкет як ділову зустріч з партнерами по бізнесу. Потрібно мати на увазі, що сумніви виникають у перевіряючих, коли вони бачать дату і список запрошених. Але мало запросити на банкет ділових партнерів - мета заходу (встановлення і підтримання ділового співробітництва) повинна підтверджуватися документами. Для посилення доказової бази можна укласти договори наміри з потенційними контрагентами або договори, що підтверджують продовження роботи, угоду про співпрацю. Це підтвердить, що витрати фірма направила на отримання прибутку в подальшому. Однак ви повинні самі оцінити ризики і прийняти рішення, яким чином списати витрати на проведення новорічної вечірки, адже такі нетипові витрати перевіряються особливо.
Але є шанс відстояти свою правоту в суді. Судова практика з питань списання витрат на святкові вечори досить велика і часто (але не завжди!) Підтримує платників податків.
У бухобліку представницькі витрати відносяться до витрат по звичайних видах діяльності (п. П. 5, 7 ПБУ 10/99 «Витрати організації») в сумі фактично зроблених витрат, а в податковому обліку нормуються і не повинні перевищувати 4% ФОП (п. 2 ст. 264 НК РФ). У разі перевищення цієї норми виникає постійна різниця (п. 4 ПБО 18/02) і відповідно до п. 7 ПБУ 18/02 «Облік розрахунків з податку на прибуток» необхідно нарахувати постійне податкове зобов'язання, що відображається за дебетом рахунка 99 в кореспонденції з рахунком 68. Не слід забувати, що необхідно вести окремий облік витрат на проведення банкету для співробітників і переговорів з запрошеними особами. Документи на обслуговування тих і інших потрібно оформляти окремо. Списання святкових витрат як представницьких не тільки ризиковано, але і клопітно, необхідно скласти досить велику кількість підтверджуючих документів. Це рішення (наказ) про проведення переговорів, план заходу (терміни, місце, склад учасників, мета, розміщення, транспорт, харчування, відповідальні особи), протокол за результатами, кошторис, докази присутності другої сторони.
Згідно п. 7 ст. 171 НК РФ суми ПДВ за представницькими витратами, що зменшують оподатковуваний базу з податку на прибуток, підлягають відрахуванню. Податок за представницькими витратами понад норми прийняти до відрахування не можна.
Поговоримо про свято, що не замаскованому ні під що. Якщо говорити про банкет для своїх співробітників, то ПДВ за цими витратами (що не враховуються при оподаткуванні прибутку) не береться до відрахування. Це пояснюється тим, що в цьому випадку товари і послуги купуються для діяльності, не оподатковуваної ПДВ, оскільки при проведенні масових заходів для працівників відсутній факт реалізації товарів (послуг) або прав власності на них. При цьому ПДВ не нараховується. Святкові витрати не можна визнати і реалізацією для власних потреб, адже при такій передачі товари повинні передаватися самої організації або її підрозділах, а не працівникам або третім особам (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Однак можна зустріти консультації, що містять іншу точку зору. Проведення банкету за рахунок організації розглядається як безоплатне надання послуг працівникам, в цьому випадку необхідно нарахувати ПДВ на передані послуги з проведення новорічного банкету. Тоді можна і прийняти вхідний ПДВ до відрахування на підставі подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ. Однак контролюючі органи часто пов'язують право на відрахування з витратами. Судова практика неоднозначна.
Святкування Нового року, безумовно, передбачає частування співробітників. Відповідно до підп. 1 п. 2. ст. 211 НК РФ вартість безкоштовного харчування вважається доходом працівника в натуральній формі і включається в податкову базу по ПДФО. Однак облік ПДФО є персоніфікованим, т. Е. Повинен розраховуватися з доходу кожного співробітника (ст. 41 НК РФ). Але важко сказати, який дохід виник у кожного співробітника, якщо кошторис складалася на захід в цілому і передбачала шведський або банкетний стіл, а не кількість порцій за списком і розподіл усіх послуг. Розрахувати суму доходу на такому заході, як корпоративне свято, практично неможливо, адже він включає в себе не тільки харчування співробітників, але і розважальні заходи. Беручи участь в них, співробітники теж отримують доходи в натуральній формі. Якщо немає можливості персоніфікувати і оцінити економічну вигоду, отриману кожним з учасників заходу, значить, немає доходу, що підлягає оподаткуванню ПДФО.
Аналогічний висновок можна зробити і щодо оподатковуваної бази по страхових внесках. Об'єкта оподаткування внесками немає, якщо визначити конкретний витрата на вечір по кожному співробітнику неможливо.
Якщо ви плануєте провести свято в пансіонаті або іншому місці, де необхідна реєстрація учасників, то цілком реально визначити вартість проживання кожної людини. Тоді необхідно визначити дохід кожного співробітника і обчислити з цієї суми ПДФО.
Окремо слід розглянути питання сплати ПДФО в разі запрошення для проведення свята артистів та ведучих. З ними, як правило, полягає цивільно-правовий договір, на підставі якого виплачується винагорода. У податковому обліку прибутку ця сума визнаватися не буде (п. 1 ст. 252 НК РФ), а ПДФО з гонорару залежить від статусу фізичної особи. В цьому випадку у організації виникають обов'язки податкового агента.
Якщо це індивідуальний підприємець і надано свідоцтво про це, то ПДФО утримувати не треба, відомості про свої доходи він повинен подати у свою ИФНС самостійно (подп. 1 п. 1 ст. 224 НК РФ).
Якщо виконавець виступає як фізична особа, йому потрібно надати професійний податкове вирахування (п. 3 ст. 210 і п. 2 ст. 221 НК РФ).
Для отримання вирахування артист повинен подати в вашу бухгалтерію письмову заяву і прикласти до нього відповідні документи, суму гонорару слід включити в базу оподаткування з ПДФО в день його виплати (п. 1 ст. 223 НК РФ). Якщо документів, що підтверджують витрати, у артиста немає, відрахування йому потрібно надати в розмірі 20% суми гонорару (п. 3 ст. 221 НК РФ). Крім того, необхідно нарахувати страхові внески на обов'язкове пенсійне і медичне страхування, внески на обов'язкове медичне страхування не нараховуються (ст. 7 і п. 2 ч. 3 ст. 9 Закону № 212-ФЗ).
Якщо організація є платником ПДВ, сума вхідного податку, сплачена при купівлі матеріалів, необхідних для оформлення, на підставі рахунку-фактури за такими видатками може бути прийнята до відрахування (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ). Адже прикраси купувалися з метою збільшення реалізації товарів і послуг, т. Е. Для операцій, що оподатковуються ПДВ.
Щодо правомірності віднесення до витрат, що зменшують прибуток, витрат на виготовлення вітальних листівок, також йдеться в згаданому вище Постанові.