Відрядження стали невід'ємною частиною сучасного розвитку бізнесу. Але, вирушаючи у відрядження, заздалегідь не знаєш: що може трапитися. Поїздки - це своєрідний стрес, який може відбитися на стані людини. Тому, виникають неприємні ситуації, наприклад, може статися так, що відряджаються співробітник втрачає всі документи, якими можна підтвердити своїм проїзд до місця призначення і назад, а також проживання в готельному номері. Що робити в такому випадку? Як компенсувати свої витрати? Про це і не тільки в даній статті.
Якими документами можна підтвердити оплату свого проїзду?
Всі співробітники, які їдуть у відрядження знають, що витрати обов'язково повинні бути підтверджені специфічними документами, що підтверджують його витрати. Звичайно, це не стосується так званих «добових», які видаються на день. Добові видаються заздалегідь, їх сума чітко зафіксована в авансових звітах. Тому, після повернення з відрядження, підтверджуючі документи по витрату добових коштів не потрібні.
А ось з оплатою проїзду справи йдуть інакше. Проїзд як у відрядження, так і назад, повинен бути підтверджений квитками на авіа-транспорт, квитками на автобус або ж залізничними квитками. Як бути, якщо співробітником загублені квитки? У такому випадку працівник може абсолютно спокійно скористатися своїм правом і написати заяву, в якому пояснить, що квитки загублений і попросить відшкодувати понесені ним витрати. Звичайно, підприємство має право відшкодувати такі витрати. Але потрібно враховувати, що компенсація понесе за собою наслідки, пов'язані з податковими питаннями, і для працівника, і для підприємства.
Простий вихід із ситуації
З того, що викладено вище, стає зрозуміло: заява працівника з роздільною візою керівника підприємства на оплату недостатньо для виключення компенсаційної виплати з доходу працівника і обліку її а витрати підприємства.
Щоб відшкодувати командируемому співробітнику витрати на проїзд в повній мірі і при цьому виключити сплату зайвих податків, можна запросити в місці продажу квитків їх дублікати або довідки від перевізника. Це зовсім не рідкість і компанії з радістю підуть Вам назустріч.
Проживання в готелі: втрачені чеки
Універсальний варіант? Так, він існує
Чи є «золота середина», яка буде задовольняти і вимоги всіх діючих нормативних актів і при цьому не дозволить командируемому співробітнику понести збитки? Так, вона існує. Назвемо це «універсальний варіант».
Отже, він має на увазі:
Проживав в готелі? Доведи це!
Таким чином, можна зробити висновок, що безвихідних ситуацій немає в принципі. І якщо раптом трапляється так, що документи втрачено, можна знайти вихід з положення. Але, в будь-якому випадку, будьте пильні! Краще не втрачати важливі документи, що забезпечить більший спокій.