Що повинен зробити головний бухгалтер, приступаючи до роботи в організації, у якої вже є своя історія обліку та звітності? По-перше, прийняти справи у працівника, який звільняється головного бухгалтера. По-друге, познайомитися зі специфікою діяльності та обліку в організації. Бажано також оцінити представлену в податкову інспекцію звітність і регістри обліку, виявити допущені помилки, внести виправлення.
Найоптимальніший варіант для передачі справ - це аудиторська перевірка в фірмі перед звільненням колишнього головбуха і приходом нового. Помилки, які можуть бути виявлені, виправить колишній бухгалтер, а новий почне роботу з чистого аркуша. Однак такий варіант прийнятний не для всіх фірм, і часто знову прийшов головбухові доводиться все робити самому.
Як прийняти справи
Порядок передачі справ законодавчо не визначений. Зазвичай складається спеціальний акт, за яким колишній бухгалтер передає документацію новому.
Складаємо акт про передачу документації
Перше питання, яке виникає: які документи потрібно передавати? Очевидно, ті, за які відповідає головний бухгалтер.
Звичайно, якщо фірма невелика і створена порівняно недавно, колишній головний бухгалтер може передати новому всі документи, перерахувавши їх в акті. Передавати всі документи доведеться і в тому випадку, коли в фірмі тільки один бухгалтер - головний. Якщо фірма велика і в її штаті крім головного числяться інші бухгалтери, передаються тільки ті документи, які знаходяться під безпосереднім контролем головного бухгалтера.
Наприклад, немає сенсу передавати банківські і касові документи, якщо в організації працює бухгалтер, відповідальний за банк і касу. Те саме можна сказати і до документів з нарахування заробітної плати. Їх не треба відбивати в акті, якщо облік розрахунків по заробітній платі веде окремий бухгалтер. Проте новий головний бухгалтер повинен перевірити наявність усіх необхідних бухгалтерських і податкових документів.
Ще одне питання, яке виникає при складанні акта: за який період передаються документи? У п. 1 ст. 17 Закону № 129-ФЗ сказано, що всі бухгалтерські документи повинні зберігатися в організації не менше п'яти років. Значить, за цей період і потрібно передавати документи.
Якщо в організації не було податкової перевірки, особливу увагу слід звернути на наявність документів за останні три роки. Нагадаємо, що податкові органи мають право перевірити організацію тільки за останні три роки (ст. 87 НК РФ).
Зверніть увагу: новий головний бухгалтер, який вже ознайомлений з документацією, повинен вказати в акті наявні недоліки і невідповідності, а також відсутні документи. Інакше згодом довести, що, наприклад, документ загублений при роботі колишнього головного бухгалтера, буде складно.
Штат бухгалтерії в організації налічує чотири людини: головний бухгалтер, бухгалтер по нарахуванню заробітної плати, бухгалтер по товарному обліку і бухгалтер по касових і банківських операцій. Головбух безпосередньо контролює складання бухгалтерської та податкової звітності, книги продажів і книги покупок, журнали реєстрації рахунків-фактур, а також документи за основними засобами, матеріалами і послуг.
Зразок акту приймання-передачі документів, який потрібно скласти в ситуації, що розглядається, наведено далі.
Акт № 1 приймання-передачі документів
Примітка. Чи не дістає документів за основними засобами на суму 1 600 540 руб .;
Документи здав: Васильєва Документи прийняв: Зайцева
Генеральний директор Сидоров А.П. Сидоров
Інвентаризація при звільненні головного бухгалтера
Чи потрібно проводити інвентаризацію при зміні головного бухгалтера? Так, якщо головний бухгалтер укладає договір про повну матеріальну відповідальність. Такий договір зазвичай роблять висновок, коли головний бухгалтер виконує обов'язки касира.
Нагадаємо, що організації зобов'язані проводити інвентаризацію при зміні матеріально-відповідальних осіб (п. 2 ст. 12 Закону № 129-ФЗ). Так як новий головний бухгалтер теж буде укладати договір про повну матеріальну відповідальність, проводити інвентаризацію грошових коштів краще в присутності як колишнього, так і нового головного бухгалтера.
Примітка. Не забудьте про звірку розрахунків з податковими органами!
Новому головному бухгалтеру можна порекомендувати наступне. Крім перевірки обліку у власній фірмі потрібно провести звірку платежів з податковою інспекцією. Справа в тому, що, якщо колишній бухгалтер цього не робив, може виявитися, що якісь платежі по податках або внескам були перераховані не на той КБК і т.д. Через це організації нараховується пеня за вже начебто сплачений податок.
Прийом справ в односторонньому порядку
Припустимо, колишній головбух вже звільнився, а новий ще не вийшов на роботу. Як в цьому випадку оформити передачу справ? Справи приймає або працівник, призначений керівником, або сам керівник.
Тут є свої мінуси. Оскільки документи приймають незацікавлені працівники, відсутність будь-яких документів вони можуть і не помітити. Відповідно, в акті приймання-передачі це відображено не буде.
У подібній ситуації новому головбухові краще скласти акт прийому документів в односторонньому порядку. Порядок складання той же, що і при передачі документів від колишнього головного бухгалтера новому. Різниця лише в тому, що у нового головбуха є час, і він може більш ретельно все перевірити і відобразити свої зауваження в акті. Акт повинен бути підписаний новим головним бухгалтером і завізований керівником.
Перевірка обліку при прийомі справ
Акт підписаний, всі документи є в наявності. Що ще повинен зробити новий головбух? Звичайно, він відповідає тільки за свою роботу. Але, щоб уникнути неприємностей у разі податкової перевірки, краще підстрахуватися і перевірити, як вівся облік раніше. Новий головбух може сам це зробити або попросити найняти аудиторську фірму. Якщо на аудиторську перевірку у фірми немає грошей, а у бухгалтера не вистачає часу перевірити все самому, здійснюється вибіркова перевірка.
В першу чергу слід звернути увагу на нарахування податків. Особливо на податки, податковим періодом по яким є календарний рік. Справа в тому, що помилки, допущені колишнім бухгалтером, спричинять за собою спотворення податкової бази вже в період, коли буде працювати новий головний бухгалтер.
Новий головбух прийшов в середині року
Розглянемо основні податки, які сплачує організація, яка застосовує загальний режим оподаткування.
ПДВ. Відповідно до ст. 163 НК РФ податковим періодом по ПДВ є місяць (для організацій з щомісячною виручкою без ПДВ не більше 2 млн руб. - квартал).
Таким чином, якщо у фірми податковий період місяць, потрібно обов'язково перевірити господарські операції, відображені в бухгалтерському обліку і стосуються як нарахування ПДВ, так і податкових відрахувань по ньому за останній місяць. Крім того, необхідно перевірити наявність, а також правильність заповнення виданих та отриманих рахунків-фактур, журналу їх реєстрації, книг покупок і продажів.
Якщо податковий період - квартал, механізм перевірки той же, але період більше. Однак, якщо у фірми порівняно невелика виручка (менш 2 млн руб. На місяць), можна припустити, що господарських операцій, так само як і документів, у неї не так багато. Бажано перевірити книги покупок і рахунки-фактури, отримані від постачальників з початку року.
ЄСП. У ст. 240 НК РФ зазначений податковий період - календарний рік. Що це означає? Якщо новий головний бухгалтер прийшов в середині року, йому доведеться подавати податкову декларацію по ЕСН і за свій період, і за період, коли він ще не працював. Отже, перевірити операції, пов'язані з нарахуванням і сплатою цього податку, потрібно не тільки за останній місяць, але і з початку року. До того ж нарахований ЄСП - це один з видів витрат, що враховуються при обчисленні податку на прибуток. Тому помилки в нарахуванні ЄСП будуть подвійними, тобто призведуть до спотворення податкової бази по податку на прибуток.
Податок на майно. Податковий період з цього податку - календарний рік (ст. 379 НК РФ). Перевіряти, як він нарахований, новому головбухові доведеться з початку року. Правда, це не так складно, як з попередніми податками. Досить перевірити, як визначена залишкова вартість основних засобів, середньорічна вартість всіх основних засобів і розрахований сам податок.
Податок на прибуток. Як правило, саме з цим податком пов'язано більшість помилок. Податковий період з податку на прибуток - календарний рік (п. 1 ст. 285 НК РФ). Перевіряти новому головному бухгалтеру доведеться всі підтверджуючі документи, податкові регістри, а також бухгалтерський облік господарських операцій, пов'язаних з доходами, видатками і нарахуваннями по податку за період з початку року. Особливо ретельно слід вивчити документи, пов'язані з витратами. Адже при відсутності хоча б одного необхідного документа буде вважатися, що податкова база неправомірно занижена. Після перевірки можуть послідувати податкові санкції.
Рекомендуємо звернути увагу на господарські операції, пов'язані із застосуванням ПБО 18/02. Якщо суми податку на прибуток, обчисленого в декларації, відповідають сумам, відбитим у бухгалтерському обліку з урахуванням відкладених податкових активів і зобов'язань, отже, ймовірність помилок в податковому обліку мінімальна.
На відміну від головбуха організації, що знаходиться на загальному режимі, новому головному бухгалтеру організації, чия діяльність підпадає під ЕНВД, перевіряти доведеться не так багато. Сума нарахованого ЕНВД не залежить від реальних доходів і витрат, тому подивитися треба тільки розрахунок фізичних показників. Податковий період - квартал. Отже, новий бухгалтер буде відповідати за нарахування ЕНВД з початку кварталу, за який ще не відзвітували.
Новий головбух прийшов на початку року
Припустимо, колишній головний бухгалтер вже нарахував всі податки за минулий рік і здав всі звіти. Тоді новий головбух, який приходить на роботу на початку року, починає рік заново. Облік і нарахування податків за минулий рік йому перевіряти не потрібно.
Якщо податки за минулий рік ще не нараховані, звіти не готові і не здані, новий бухгалтер робить так само, як якби він прийшов в середині року. Вивчити треба все зроблене попереднім головним бухгалтером нема за частину року, а за весь попередній рік.
Помилки колишнього головного бухгалтера
Отже, новий головний бухгалтер перевірив все, що необхідно, і виявив помилки, допущені в період, коли працював колишній головбух. Чи варто їх виправляти?
Скажемо відразу, що виявлену помилку обов'язково треба виправити. Якщо помилка допущена в розрахунку податків, потрібно внести зміни до податкових регістри, перерахувати податок, при необхідності доплатити (як податок, так і пені) і здати уточнені декларації. Помилки в бухгалтерському обліку також повинні бути виправлені. Зрозуміло, про всі помилки, допущені колишнім бухгалтером, необхідно доповісти керівнику організації.
Які помилки слід виправляти негайно, а з якими можна почекати?
Це залежить від характеру помилок. Наприклад, помилку в розрахунку податку, податковий період по якому не закінчений (і декларація за податковий період пошукові роботи не здана), краще виправити негайно. Адже, як уже зазначалося, помилки колишнього бухгалтера спричинять за собою неправильний розрахунок податку вже після його відходу.
Помилку в бухгалтерському обліку теж краще виправити відразу, так як вона може призвести до спотворення показників у звітності. До того ж виправлення помилок в бухгалтерському обліку займає не так багато часу, як в податковому.
Нагадаємо правила виправлення помилок в бухгалтерському обліку. Можливі три варіанти розвитку подій.
Перший. Помилку виявлено до закінчення поточного звітного року. Тоді виправлення вносяться в проводки того місяця, до якого помилка відноситься.
Третій. Помилку виявлено після здачі звітності. Виправлення потрібно внести в проводки поточного року. Уточнена бухгалтерська звітність в податкові органи не здається.
Про решту помилках забувати не слід, але виправити їх якомога пізніше.
Дебет 99 субрахунок "Постійне податкове зобов'язання" Кредит 68 "Розрахунки з податку на прибуток" - 2160 руб. - відображено постійне податкове зобов'язання.
Якщо за підсумками I півріччя величина представницьких витрат не перевищить 4% від витрат на оплату праці, постійне податкове зобов'язання буде погашено.
Крім того, в бухгалтерському обліку ЗАТ "Салют" потрібно відобразити господарські операції, пов'язані з нарахуванням і сплатою пені та донарахованої суми податку.
Л.А.Масленнікова, к. Е. н. експерт журналу "Російський податковий кур'єр"