Як запобігти крадіжкам з боку бухгалтера
Отже, ви вже знаєте, які причини штовхають бухгалтера на шлях шахрайства, що і де він може вкрасти, а також як перевірити, чи не зловживає він службовим становищем. Відповідь на це питання наводиться в цьому розділі.
Щоб запобігти можливому шахрайство і зловживання з боку бухгалтера, в першу чергу потрібно усвідомити для себе: наскільки ймовірним є те, що він може на це піти? І чому один бухгалтер краде, а інший - прямо «ангел у плоті», і думки не допускає про те, щоб піти на зловживання?
Найчастіше на шахрайство і злодійство йдуть люди певного типу. Хто ж в першу чергу входить до «групи ризику»?
- Бухгалтер - азартна людина. Взагалі, від таких бухгалтерів бажано триматися подалі: не виключено, що активи вашого підприємства будуть поступово ставати активами якого-небудь казино або букмекерської контори.
- непунктуальність бухгалтер. Ця професія має на увазі чіткість, конкретність і пунктуальність; бухгалтер, який зневажливо відноситься до часу, точно так же може ставитися і до своєї роботи. Швидше за все, у такої людини в бухгалтерії буде панувати безлад, причому навіть не стільки через шахрайства та зловживань (їх у такого нездари може і не бути), а через розхлябаності і нехлюйства.
- Бухгалтер, який є неврівноваженою людиною. Запальний, неврівноважений бухгалтер схильний до скоєння необдуманих вчинків, легше піддається спокусливим і сумнівних пропозицій. Не виключено, що згодом він і сам буде шкодувати про скоєне, але ж повернути щось назад зазвичай дуже складно, а іноді - майже неможливо. Однак таку людину простіше змусити добровільно розповісти про свої гріхи.
- Безвідповідальний бухгалтер. Тут навіть складно щось додати: професія бухгалтера має на увазі чималу відповідальність, причому не тільки перед своїм підприємством, але і перед державою. Тому безвідповідальної людини в принципі не можна приймати на таку посаду; а якщо це все-таки сталося, від такого працівника потрібно позбавлятися якомога швидше.
- Бухгалтер - жадібний і жадібний людина. Йому завжди всього мало, і він буде красти незалежно від розміру одержуваної заробітної плати.
- Людина, яка пристрасно мріє про якоїсь великої, але поки недосяжною покупці: квартира, машина, дача, гараж і т. П. Відкладати гроші з заробітної плати - довго і болісно, а життя таке коротке! Тому нерідко такий бухгалтер вирішує «не втрачати час даремно», а використовувати для досягнення заповітної мрії будь-які доступні способи.
- Бухгалтер з м'яким і податливим характером. Таку людину відносно нескладно схилити до участі в сумнівну оборудку. Крім цього, податливі люди нерідко перебувають «під каблуком» у своїх половин, і приводом для зловживання цілком може стати черговою «запит» дружини.
- Бухгалтер, який часто змінює місця роботи (наприклад, за останні п'ять років змінив три і більше місць роботи). З якого дива порядній бухгалтеру переходити на роботу в іншу компанію? Не виключено, що причиною є або його недостатній професіоналізм, або схильність до шахрайства і зловживань (за принципом «хапнув в одному місці - втік на інше»).
- Бухгалтер, в житті якого трапилася неприємність, пов'язана з великими матеріальними втратами: пограбування квартири, пожежа, автомобільна аварія, хвороба близької людини, яка потребує дорогого лікування, втрата заощаджень і т. Д. Бажання швидше відшкодувати завдані збитки або зібрати гроші на майбутні витрати цілком може штовхнути на шлях шахрайства навіть порядну людину.
- Бухгалтер, який недавно обзавівся сім'єю. Не секрет, що у людини, який наклав на себе холостяцьким життям, серйозно зростають витрати, причому це відноситься як до чоловіків (в першу чергу), так і до жінок. Молодій парі хочеться побудувати або купити житло, обставити його новими меблями, придбати автомобіль, добре одягатися. До речі, якщо на вашому підприємстві головний бухгалтер - молодий чоловік, а заступник головного бухгалтера (наприклад, касир) - його молода дружина, то до цієї парі і взагалі до роботи бухгалтерії слід придивлятися уважніше.
- Людина, у якого недавно народилася дитина. Як відомо, народження дитини завжди пов'язане з великими витратами (лікар в пологовому будинку, коляска, памперси, ліжечко, непрацююча мама). Якщо ваше підприємство виробляє або реалізує товари для новонароджених - можна зі стовідсотковою впевненістю сказати, що бухгалтер не забуде скористатися ситуацією.
За оцінками незалежних фахівців, портрет середньостатистичного «надійного» бухгалтера виглядає так.
Сімейний чоловік середніх років (приблизно 35-45), з вищою освітою, який має працюючу дружину і дітей у віці до 14 років, забезпечений житлом та іншими необхідними благами і володіє рівним і спокійним характером. Солідний і «розсудлива» вік дозволяє тверезо оцінювати ситуацію і своєчасно відмовлятися від неприємних пропозицій, а також спокійно утримуватися від інших спокус (не секрет, що в 25 років людина більше схильний до скоєння необдуманих вчинків, ніж в 35-45). Належного виконання службових обов'язків багато в чому сприяє відповідальність глави сім'ї, а також бажання зберегти сформовану до цих років репутацію. Працююча дружина - додаткові кошти для сім'ї, що набагато знижує залежність бухгалтера від «привабливих можливостей» його посади. Вік дітей - до 14 років - дозволяє поки не думати про майбутній час вступу до вузу, репетиторів, платній навчанні, весіллі та інші події, що вимагають чималих додаткових витрат. Загалом, життя такої людини спокійне, розмірене, у нього склалася кар'єра, особисте життя, він має достаток, спокійно ростить дітей і дорожить своєю роботою.
Звичайно, якщо бухгалтер має хоча б одним з перерахованих якостей (азартний, непунктуальний, неврівноважений, безвідповідальний, жадібний, занадто податливий, має схильність до частої зміни місць роботи), то, швидше за все, вам краще від нього позбавитися.
Якщо у вашого бухгалтера трапилася неприємність або нещастя, то настійно рекомендується надати йому посильну допомогу (причому безоплатну). Не залишайте його один на один з бідою: по-перше, запропонуйте співробітникам підприємства скластися «хто скільки може», щоб допомогти постраждалій людині, по-друге, виділіть матеріальну допомогу від імені підприємства. Напевно бухгалтер оцінить такий жест по достоїнству, а думок про зловживання чи шахрайстві у нього не виникне.
Якщо у бухгалтера народилася дитина, то тут і роздумувати не варто: на роботі обов'язково повинні розділити радість співробітника і підкріпити це матеріально.
Для запобігання можливого злодійства та інших зловживань з боку бухгалтера доцільно використовувати такий підхід, як обмеження повноважень.
Не секрет, що на багатьох вітчизняних підприємствах головний бухгалтер володіє необгрунтовано широкими повноваженнями, які іноді лише трохи поступаються повноважень директора. Бухгалтер приймає рішення про здійснення платежів, виключно самостійно визначає порядок використання готівкових грошових коштів, дає вказівки іншим начальникам відділів, підпорядковує собі завідувача складом і т. Д. Подібна «вседозволеність» є сприятливим грунтом для зловживань службовим становищем, ніж охоче користуються недобросовісні бухгалтери. Тому одна з найважливіших завдань керівника - грамотно визначити повноваження бухгалтера, котрі дають йому дуже великий свободи дій.
В першу чергу заслуговує на увагу такий важливий аспект, як здійснення платежів і розподіл наявних грошових коштів підприємства. У розділі «Хто платить - той і замовляє музику» було розглянуто кілька прикладів того, як може отримати вигоду з цих операцій недобросовісний бухгалтер. Тому рекомендується не надавати бухгалтеру повну свободу дій при плануванні і розподілі платежів, а зобов'язати його погоджувати їх з відповідальним працівником компанії або директором.
Наприклад, якщо планується перерахувати певну суму грошових коштів постачальнику товару, то слід зобов'язати бухгалтера погоджувати такий платіж з начальником відділу поставок - напевно йому буде видніше, яким постачальнику, коли і скільки потрібно платити. У цьому випадку значна частина відповідальності за платіж ляже на плечі начальника відділу поставок, а бухгалтер буде просто виконавцем - перерахує суму за вказаними реквізитами.
Якщо ж бухгалтер бажає оплатити свою участь в семінарі, то ця операція повинна санкціонувати керівником підприємства. Надання будь-кому тимчасової фінансової допомоги, перерахування грошових коштів на депозитний рахунок, погашення кредиту та інші подібні платежі повинні узгоджуватися або з начальником фінансового відділу, або з фінансовим директором компанії, а при відсутності зазначених працівників - з її керівником. Повернення покупцю зайвих перерахованих коштів повинен санкціонувати начальник відділу продажів, а платіж за придбані комп'ютерні комплектуючі - системний адміністратор, технічний директор або інший співробітник, який відповідає за обслуговування та ремонт комп'ютерного парку на підприємстві.
Без санкції відповідної посадової особи бухгалтер не повинен мати права проводити жоден платіж (платежі, які нікому санкціонувати в силу їх специфіки, повинні затверджуватися керівником підприємства), включаючи зняття готівкових коштів в банку.
Бухгалтер ні в якому разі не повинен одноосібно приймати рішення про те, з яким постачальником доцільніше укладати договір на поставку товару, або якого підрядника запрошувати для ремонту офісу, або на яких умовах (передоплата, відстрочка платежу на 5 або 15 банківських днів та ін.) укладати договір з покупцем. У всіх перерахованих випадках бухгалтеру має надаватися тільки право «дорадчого голосу». У першому випадку вирішальне слово має бути за начальником відділу поставок, у другому - за технічним директором, в третьому - за начальником відділу продажів. Якщо в компанії відсутній хтось із вищезазначених співробітників, то вирішальне слово має бути за директором підприємства.
Бухгалтер не повинен одноосібно приймати рішення з приводу витрачання готівкових грошових коштів підприємства: стільки-то - Іванову на відрядження, стільки-то - на господарські витрати, а що залишиться - на виплату заробітної плати. В іншому випадку йому надається занадто багато «місця для маневрів». Бухгалтер, звичайно, повинен це планувати, але остаточне рішення по кожній конкретній сумі повинен приймати керівник підприємства.
Бухгалтер повинен визначити основні моменти облікової політики підприємства: порядок оприбуткування і списання товарно-матеріальних цінностей, нарахування амортизації основних засобів і нематеріальних активів, облік виручки від реалізації товарів (робіт, послуг) і ін. Однак кожен пункт облікової політики бухгалтер повинен зрозуміло і недвозначно роз'яснити керівнику, після чого той їх затвердить. Не варто забувати, що саме на етапі побудови облікової політики багато недобросовісних бухгалтери залишають лазівки для зловживань і шахрайства (особливо це стосується списання товарно-матеріальних цінностей, нарахування амортизації основних засобів та обліку готівкових грошових коштів).
Багато керівників вважають головного бухгалтера своїм першим заступником на всі випадки життя, причому іноді навіть стверджують це документально. Чи варто говорити, наскільки необачним є подібне рішення! Виходить, що при відлученні директора (наприклад, через хворобу або відрядження) вся діяльність підприємства буде повністю залежати тільки від однієї людини, який, до того ж, ще й розпоряджається фінансами підприємства. Маючи таку необмежену владу над людьми і грошима, навіть порядна людина може задуматися про те, що таку ситуацію можна направити на своє особисте збагачення.
Щоб контролювати фінансово-економічний стан підприємства і оперативно реагувати на можливі запитання (в тому числі пов'язані з роботою бухгалтера), рекомендується розробити і впровадити в компанії систему внутрішньої звітності. Характерною особливістю цієї системи має бути те, що у неї буде тільки один користувач: керівник підприємства.
Щодня (в кінці робочого дня) бухгалтер повинен надавати керівнику інформацію про основні фінансово-економічних показниках діяльності підприємства. Набір цих показників може бути різним, залежно від специфіки конкретної компанії. У загальному випадку до цих показників відносяться: залишок грошових коштів на рахунках підприємства в банках, залишок готівки в касі підприємства (як в національній грошовій одиниці, так і у валюті), сума дебіторської і кредиторської заборгованостей, залишок товару на складах підприємства, вартість відвантажених за день товарно-матеріальних цінностей (робіт, послуг), вартість товарів або послуг, отриманих за день, сума які поступили і витрачених за день грошових коштів (окремо - безготівкових та готівкових), сума основних засобів і нематеріальних а мотивів за залишковою вартістю. До цих показників необхідно прикладати розшифровану копію банківської виписки (при наявності декількох рахунків повинні бути надані розшифровані копії виписок з усіх рахунків).
У більшості випадків такого набору досить для того, щоб керівник міг контролювати стан активів підприємства і «тримати руку на пульсі подій», своєчасно реагуючи на всі «різкі рухи» з боку бухгалтера.
Отже, припустимо, вам вдалося дізнатися, що в бухгалтерії вашого підприємства далеко не все гладко: є серйозні порушення, які при глибокому вивченні цілком можуть виявитися фактами крадіжок, шахрайства та зловживань. Які ж дії слід зробити в такому випадку?
Все залежить від того, якими саме фактами ви маєте в своєму розпорядженні. Якщо, наприклад, вам вдалося викрити бухгалтера в численних зловживаннях і розкраданнях, які завдали чималих збитків компанії, то цілком можна звертатися із заявою до відповідних органів з проханням розібратися в ситуації і покарати винних.
Перед тим як звернутися із заявою до правоохоронних органів, рекомендується запропонувати бухгалтеру добровільно відшкодувати завдані збитки і привести в порядок бухгалтерію. Адже не виключено, що в процесі перевірки відкриється те, що ви самі хотіли б приховати. Оптимальний варіант - мирне вирішення конфлікту. Після того як бухгалтер повідомив вам, що він привів бухгалтерію в порядок, слід провести аудиторську перевірку, виконати рекомендації аудиторів і негайно звільнити бухгалтера.
Однак слід врахувати, що правильно оцінити збиток, заподіяний підприємству бухгалтером, вдається далеко не завжди. Тому для цих цілей рекомендується залучити незалежних аудиторів (зрозуміло, ні в якому разі не тих, яких порекомендує ваш винний бухгалтер).
Якщо факти шахрайства не підтвердилися і виявлені в бухгалтерії недоліки є лише наслідком непрофесіоналізму бухгалтера, то, зрозуміло, звертатися в правоохоронні органи не потрібно. Однак не варто забувати, що при проведенні податкової перевірки ці порушення спричинять за собою фінансові санкції. Тому в даному випадку оптимальним бачиться такий порядок дій: спочатку потрібно провести аудиторську перевірку, щоб чітко уявляти собі масштаби порушень і їх можливих наслідків. Після того як ситуація проясниться, слід запропонувати бухгалтеру добровільно погасити збитки.
Якщо бухгалтер згоден добровільно відшкодувати збиток, то можна навіть подумати над тим, звільняти його чи ні: судячи з усього, людина він чесний, а бухгалтера, який не помиляється (особливо якщо врахувати недосконалість вітчизняного законодавства), знайти складно. Можливо, нехай він зробить висновки зі своїх помилок і працює далі? Але якщо людина в принципі не годиться для роботи бухгалтером (плутається в елементарних речах, не може розрахувати заробітну плату співробітників і т. Д.), То від нього доведеться позбутися.
Якщо ж бухгалтер відмовляється добровільно відшкодувати завдані збитки, то, мабуть, вам доведеться його просто звільнити. Залучити такого працівника до відповідальності ви можете тільки за допомогою компетентних органів, але чи варто з цим зв'язуватися? Навіщо вам зайві розпитування, перевірки, які, можливо, виявлять багато зайвого? Все, що ви можете зробити, якщо бухгалтер не бажає відшкодовувати збиток, - максимально ускладнити йому подальше життя.
Все це постарайтеся максимально доступно викласти своєму незговірливому бухгалтеру. Якщо він і на цей раз буде відмовлятися від відшкодування шкоди - дійте за планом.