Проект як тимчасовий інститут, який створюється для досягнення поставлених цілей, має чітку організаційну структуру, що забезпечує успішне функціонування, комунікацію і врахування інтересів основних осіб, залучених в здійснення і управління відбуваються змінами.
Для ведення проекту прийнята організація, графічно представлена на діаграмі.
Нижче подано короткий опис і функції основних елементів організаційної структури проекту:
Орган вищого керівництва проектом. До складу Керуючого комітету входить вище керівництво Замовника і представники керівництва Виконавця. Керівний комітет відповідає за визначення загальних цілей проекту, вирішення спірних ситуацій між різними областями бізнесу, прийняття рішень про загальні терміни проекту і бюджет проекту в цілому. Керівний комітет збирається, як правило, не рідше одного разу в ході кожного етапу, при необхідності частіше. Керівний комітет має повноваження вирішувати питання, пов'язані зі зміною рамок проекту та виділенням фінансування на проект.
Основні обов'язки членів керуючого комітету полягають в наступному:
- Ув'язка і узгодження інтересів різних областей бізнесу.
- Рішення проблем, винесених на розгляд Керівного Комітету.
- Сприяння просуванню проекту.
Керівник вищого ешелону виконавчої дирекції, що забезпечує підтримку проекту з боку керівництва компанії. Спонсор проекту виконує наступні функції:
- Забезпечує фінансування проекту.
- Забезпечує вирішення організаційних проблем проекту.
- Приймає остаточне рішення при виникненні спірної ситуації всередині компанії.
- Стверджує підсумкові документи по проекту.
- Стверджує зміни рамок проекту.
- Бере участь в управлінні проектом і своєчасно приймає рішення, що забезпечують успішне завершення проекту.
- Відповідає за успішне виконання проекту.
- Спонсор проекту повинен виділяти не менше 10% свого робочого часу на участь в проекті.
Особа, призначена для управління проектними роботами володіє остаточними повноваженнями і відповідальністю за проект. Координатор проекту несе відповідальність за те, щоб кошти, виділені на проект, витрачалися розумно, і виконувані завдання дійсно були спрямовані на створення корисних для організації вихідних результатів проекту. Координатор проекту має право ставити завдання і вимагати їх виконання всім членам проектної команди, включаючи бізнес експертів. Координатор проекту виконує наступні функції:
- Стверджує підходи до роботи і приймає результати проекту відповідно до затверджених підходами.
- Ідентифікує вигоди проекту.
- Контролює робочі аспекти проекту.
- Щодня бере участь в роботі проекту.
- Сприяє в розробці статуту і плану проекту.
- Проводить формальні перевірки.
- Завершує роботи по зареєстрованим проблем.
- Забезпечує доступність ресурсів.
- Відповідає за функціональну якість розроблюваного рішення.
- Координатор проекту повинен виділяти не менше 70% свого робочого часу на участь в проекті.
Керівник проекту безперервно керує проектом, забезпечує взаємодію персоналу фірми-консультанта і фірми-замовника, розподіляє завдання і обов'язки між членами проектної групи.
Керівник проекту доводить до керуючого комітету і координатора проекту інформацію про стан проекту, про найбільш значні проблеми, що виникли в ході проекту, і ключових документах, підготовлених проектною групою. Він інформує координатора проекту про заходи, необхідні для забезпечення своєчасного і якісного виконання завдань проекту. Керівник проекту виконує наступні функції:
- Контролює технічні аспекти проекту.
- Контролює щоденну роботу проектної групи.
- Розробляє і підтримує в актуальному стані статут і план проекту.
- Проводить формальні перевірки.
- Здійснює моніторинг процесу вирішення проблем та закриття їх.
- Допомагає у вирішенні проблем.
- Контролює основні показники проекту (терміни, рамки, бюджет).
- Співробітник Виконавця, частково або повністю виділений для роботи в проекті. Консультант безпосередньо підпорядковується Керівнику проекту. За погодженням з Керівником проекту, Консультант може виконувати завдання, поставлені Координатором проекту. В обов'язки Консультанта входить:
- Аналіз поточних або майбутніх бізнес процесів і їх формалізація;
- Підготовка варіантів вирішення питань, пов'язаних з організацією бізнес процесів;
- Оперативне оповіщення Керівника і Координатора проекту про всі виниклі труднощі при виконанні завдань;
- Вироблення і опис дизайну системного рішення;
- Підготовка функціональних дизайнів і тестування модифікацій;
- Проведення інтеграційного тестування з користувачами;
- Організація процесу підготовка початкових даних для запуску системи;
- Навчання та підтримка кінцевих користувачів.
Співробітник Виконавця, частково або повністю виділений для роботи в проекті. Розробник безпосередньо підпорядковується Керівнику проекту. За погодженням з Керівником проекту, Розробник може виконувати завдання, поставлені Координатором проекту.
- В обов'язки Розробника входить:
- Налаштування модуля інтеграції з зовнішніми системами
- Розробка модифікацій системи на основі підготовлених функціональних дизайнів і усунення знайдених помилок;
- Підготовка засобів для перенесення початкових даних;
- Установка і настройка БД і додатки;
- Оптимізація продуктивності і швидкодії ІС.
Кваліфіковані співробітники Замовника, що відповідають за конкретний бізнес - процес. У функції бізнес - експерта входить надання інформації по даному процесу, прийняття рішень щодо його зміни (або надання експертного висновку для керівництва), твердження вимог до доопрацюванням функціональності реалізації бізнес процесу в системі і твердження функціональних дизайнів модифікацій.
Експерти, співробітники Замовника, що відповідають за ІТ - реалізацію бізнес - процесів. У функції ІТ - експерта входить надання інформації по існуючій інформаційній системі і можливості реалізації процесу, прийняття рішень щодо його зміни (або надання експертного висновку для керівництва), твердження вимог до доопрацюванням функціональності реалізації бізнес процесу в системі і твердження функціональних дизайнів модифікацій.
Ключові користувачі - це представники замовника або залучені фахівці, що забезпечують експертизу у відповідних областях бізнесу для створення вихідних результатів проекту. Ключові користувачі несуть відповідальність за обрану методологію автоматизованих бізнес процесів. Основні функції Ключових користувачів:
- Забезпечують експертизу щодо поточного стану бізнес процесів;
- Представляють область бізнесу при формуванні бачення майбутньої інформаційної системи;
- У встановлені терміни забезпечують проектну групу інформацією і беруть участь в проектній роботі. При необхідності залучають інших співробітників підприємства з відповідних підрозділів, для надання інформації проектній групі;
- Беруть участь у зустрічах Робочих груп по демонстрації функціональності;
- Погоджують і затверджують вимоги до доопрацюванням функціональності в частині реалізації бізнес процесів, власниками яких вони є;
- Сприяють обміну знаннями в умовах роботи проектної групи.