Журнал реєстрації платіжних відомостей (форма Т-53а) використовується для внесення даних про платіжних відомостях, які були оформлені в зв'язку з виплатами співробітникам. Як зразок нижче наведено заповнений нами уривок журналу. Його можна знайти в кінці статті. Бланк форми Т-53а наведено нижче.
Кожен документ, який оформляється в організації, потрібно реєструвати через необхідність суворого обліку документів. Інформація вноситься в журнали для реєстрації. Залежно від виду документів, які необхідно реєструвати, використовуються різні журнали. Для фіксації посвідчень про відрядження використовується журнал, шаблон якого можна завантажити за цим посиланням.
Для фіксації платіжних відомостей існує так звана форма Т-53 (скачати платіжну відомість форма Т-53). В даний журнал вносяться всі дані в хронологічному порядку. Один бланк такого документа зберігається в організації наступні 5 років.
Дивитися онлайн навчання нарахуванню заробітної плати в 1С Бухгалтерія (7 хвилин)
Як заповнювати журнал реєстрації платіжних відомостей?
Для будь-якого журналу для реєстрації документів (також і Т-53а) необхідна наявність обкладинки і таблиці всередині журналу.
1) Обкладинка журналу повинна містити
- найменування підприємства (як в установчих документах);
- назва цього структурного підрозділу (якщо журнал необхідний для фіксації даних по якомусь одному конкретному підрозділу, то на обкладинці зазначається назва цього структурного підрозділу);
- код організації за класифікатором ОКПО;
- дата початку та завершення внесення даних в журнал (даний документ оформляється на один рік);
- ПІБ людини, відповідального за внесення даних в журнал (форма Т-53а). Зазвичай їм призначається працівник відділу кадрів або бухгалтерії.
2) Заповнення таблиці всередині самого журналу реєстрації
Тут слід вносити дані в графи за наступним принципом:
- - номер один по одному - графа 1;
- - дата оформлення платіжної відомості - графа 2;
- - номер платіжної відомості - графа 3;
- - назва платежу (наприклад, виплата зп) - графа 4;
- - назва структурного підрозділу - графа 5;
- - сума, яка видається за платіжною відомістю - графа 6;
- - -подпісь особи, яка передає відомість для внесення даних в журнал - графа 7;
- - ПІБ відповідальної особи - графа 8;
- -підпис особи, яка прийняла платіжну відомість, дані з якої вносяться до реєстраційного журналу - графа 9;
- - ПІБ цієї особи - графа 10.
У самому низу сторінки необхідно вписати порядковий номер кожної відомості, інформація з яких вноситься в таблицю. На малюнку нижче наводиться приклад заповнення другої сторінки відомості.
Хоча цей документ не з найскладніших для ведення, він вважається одним з дуже важливих в первинної документації на кожному підприємстві. Так як в будь-якій компанії працівникам видаються готівкові за платіжними відомостями.
Під час перевірок його можуть зажадати різні інстанції і при виявленні некоректних даних або при відсутності самого журналу особа, яка несе відповідальність за ведення цього журналу буде нести за це відповідальність. Важливо чітко стежити за заповненням журналу форма Т-53а.