Існує багато джерел, з яких готелю отримують запити на бронювання місць і номерів. Джерела можуть бути як постійними, так і разовими, епізодичними.
Постійні джерела заявок на бронювання - туристичні компанії. фірми, що займаються організацією виставок, симпозіумів, семінарів і т. п. промислові та інші компанії, що мають в тому місці, де знаходиться готель, свій бізнес і потребують розміщенні своїх співробітників або партнерів по бізнесу. До постійних джерел бронювання, відноситься також централізоване резервування (GDS).
Разові, епізодичні джерела заявок на бронювання - це, як правило, фізичні особи або компанії, у яких виникла необхідність в разовому розміщенні в готелі.
- ім'я та прізвище гостя;
- терміни проживання;
- тип номера;
- ціна і послуги, що входять у вартість номера;
- номер броні;
- ім'я, прізвище і посаду співробітника, що посилає підтвердження бронювання.
У разі неможливості бронювання висилається ввічливу відмову, що містить вибачення, із зазначенням причини відмови.
Всі листи-заявки та відповіді на них повинні зберігатися в архіві служби бронювання з метою уникнення будь-яких непорозумінь і проблем, які можуть виникнути при поселенні гостей в готелі.
Вимоги до оформлення та змісту даних заявок такі ж, як і до заявок на бронювання, що надходять по факсу. На заявку, надіслану поштою, відповідь дається в письмовому вигляді і надсилається поштою протягом одного-двох днів.
Централізоване резервування. Існують приєднана мережу бронювання та неприєднання система бронювання. Приєднана мережу бронювання - інформаційний вихід в Глобальну мережу бронювання (GDS), який спрощує доступ світових туристичних агентств до системи бронювання.
Глобальна мережа бронювання розроблена і належить великим авіакомпаніям. Такі компанії мають власні системи бронювання, які займаються не тільки бронюванням номерів або місць в готелі. але і продажем туристичних путівок. авіаквитків, прокатом автомобілів та ін. Найбільш великими і популярними системами бронювання є: Galileo / Apollo (United Airlines і British Airlines), Sabre (American Airlines), Amadeus (Lufthansa і Air France), Worldspan (Delta Airlines і Northwest Airlines).
Бронювання часто переходять з одного готелю в іншу через автоматизовану мережу бронювання. Якщо один готель повністю заброньовано, то після повідомлення замовника це бронювання може бути переведено в інший готель цієї ж ланцюжка, що знаходиться в цій же географічній місцевості.
Така система бронювання значно підвищує завантаження не тільки в цьому готелі. але і в інших готелях ланцюга. В цілому виграє вся ланцюг. Також це дозволяє ділитися всією статистичною інформацією, яка необхідна для планування подальшої діяльності по збільшенню продажів.
Неприєднання система бронювання з'єднує незалежні готелі, т. Е. Які не належать будь-якої готельної ланцюга.
Найбільш великі готелі укладають контракти з двома або більше Центрами систем бронювання. Готель. має неприєднання систему бронювання, може отримувати інформацію про бронювання з Глобальної мережі бронювання (GDS). Для цієї мети створюються об'єднують системи, що дозволяють здійснювати інформаційний вихід в Глобальну мережу бронювання та в Інтернет-бронювання.
Тому неприєднання система бронювання дозволяє використовувати багато переваг приєднаних систем бронювання.
Комп'ютерні системи, що належать незалежним консорціумам [UTELL, SRS (Steingerberger Reservation Service), FIDELIO] мають власні модулі бронювання. Дані модулі бронювання дозволяють спростити і прискорити процес бронювання, вести індивідуальні та групові резервування номерів, виробляти скасування, коригування або перенесення броні в список очікують, призначати конкретні номери по раніше зробленому бронювання. Модуль дозволяє проводити прийом депозиту для бронювання.
Можливі два способи роботи в Інтернет-бронювання - власна Інтернет-сторінка готелю і членство в тій чи іншій системі Інтернет-бронювання. Останні (Академсервис, WEM International, Nota Bene, Алеан і ін.) Стають все більш популярні з-за великого списку пропонованих можливостей при досить невеликих витратах.
Приблизний порядок роботи в Інтернет-бронювання такий.
У разі, коли готель містить свою власну сторінку в Інтернеті, реакція на що надходять заявки є функцією служби резервування самого готелю. При цьому процедура взаємодії виглядає наступним чином.
Про готель. Номери. Інформація про наявні в готелі номерах. їх вартості, фотографії інтер'єрів номерів.
Сервіс. Опис видів сервісу, існуючих в готелі, внутрішня інфраструктура, служби.
Клієнти. Інформація про контингент, котра проживає в готелі, відгуки клієнтів.
Бронювання номера. Інтерактивна сторінка для бронювання номера в готелі, де клієнт повинен повідомити про себе повну інформацію, включаючи паспортні дані, точну дату і час заселення, тривалість проживання, координати для зворотного зв'язку і інші дані. Залежно від способу роботи в Інтернеті, інформація з цієї сторінки надходить безпосередньо в систему Інтернет-бронювання або в службу резервування готелю для подальшої обробки.
Однією з проблем бронювання через Інтернет в російських умовах є недостатня надійність фінансових розрахунків. Інтернет в нашій країні розвинений і захищений від зломів слабкіше ніж за кордоном. Замовники бояться бронювати номери через Інтернет, заповнюючи анкету на Інтернет-сторінці готелю з особистими даними. Для того щоб розвинути цей спосіб бронювання, деякі готелі дають знижку на проживання (5-10%) тим, хто бронює номера або місця через Інтернет-сторінку.
Заявки, розміщені на сайті готелю повинні зніматися групою бронювання щогодини і мати першочерговий пріоритет при бронюванні.