(A). Організатори виставок використовують PR в своїх цілях - проінформувати потенційних учасників виставок і відвідувачів і надати інформаційну підтримку учасникам. В цьому відношенні важливу роль зазвичай грає прес-центр виставки. Під час проведення виставки співробітники цього центру організовують її висвітлення по радіо, телебаченню, через телеграфні агентства та фотографії. Прес-релізи та фотографії розміщуються в прес-центрі і надаються журналістам, які відвідують виставку. Зазвичай на виставці влаштовується спеціальний день для представників преси або напередодні відкриття проводиться окрема зустріч з представниками преси. Якщо особа, яка офіційно відкриває виставку, достатньо відомо, то ця подія отримує хороше освітлення в медіа.
У Європі та Північній Америці, де погода непередбачувана або температура повітря може бути досить низькою, більшість загальних і професійних виставок проводяться в закритих приміщеннях, але в більш теплих країнах або там, де клімат стабільний, подібні події часто проводяться на відкритому повітрі. Всі виставки можна розділити на наступні типи.
(A). Громадські виставки, такі, як виставка «Ідеальний дім», що проводиться DailyMirror.
(C). Виставки на відкритому повітрі, такі, як Королівське шоу сільськогосподарської продукції або сільськогосподарські шоу, які об'єднують в собі особливості шоу і професійної виставки, або виставки на відкритому повітрі будівельної техніки, транспортних засобів або літаків.
(D). Приватні виставки, які проводяться у власних або орендованих приміщеннях і на які гостей запрошують спеціально (див. (H)).
(E). Торгові ярмарки в інших країнах, що проводяться з метою просунути продукцію країни-учасниці, залучити імпортерів або взяти участь в міжнародному шоу зі своїми національними павільйонами і стендами, наприклад міжнародні виставки автомобілів і різні виставки типу «Експо».
(F). Спільні підприємства, тобто заходи, організовані Британською радою з іноземної торгівлі (British Overseas Trade) для субсидування участі невеликих британських структур бізнесу на виставці (розміщення на одному стенді).
(G). Мобільні шоу, виставки, транспортуються трейлерами, поїздами, спеціальними транспортними засобами або повітряним транспортом. У плавучі виставки також переобладнуються судна, які заходять в різні порти. На їх борту свою продукцію можуть демонструвати численні компанії.
(H). Переносні виставки можуть проводитися в громадських будівлях, в фойє різних будівель, бібліотеках, готелях, залізничних станціях і т.п. Вони можуть бути як публічними, так і приватними.
(I). Невеликі виставки для вітрин магазинів, фойє готелів, залізничних станцій і приміщень в аеропортах. Вони можуть організовуватися в скляних вітринах або споруджуватися на спеціальних панелях на відведеній для цього території. Тут можуть бути представлені моделі, зразки, фотографії, діаграми та інші експонати.
(J). Тижня продажів, спонсоровані органами влади, комерційними товариствами, виробниками, туристичними організаціями та іншими структурами. Такі тижні проводяться у великих магазинах в іноземних містах. Як правило, їх проведення супроводжується відповідним оформленням вітрин і демонстраціями, проведеними в магазинах, а в деяких випадках і театралізованими виставами за участю акторів, співаків і танцюристів з країни-учасниці. Під час цієї події також влаштовуються проби їжі і вина, покази мод та інші заходи, які можна вписати в проведення такого тижня.
(K). Спеціальні виставки. Це може, наприклад, расстілке-демонстрація килима в аеропорту або на залізничному вокзалі в такому місці, щоб по ньому пройшло якомога більше людей - тисячі. Так, в аеропорту Брюсселя розстелили килим компанії Monsanto. що викликало великий інтерес у безлічі людей і стимулювало велику кількість замовлень на покупку килимів цієї компанії.
3. Особливі характеристики
Сучасні виставки своїм корінням сягають у старі ринки Європи XVI ст. на яких види бізнесу (ремесел) тісно перепліталися з розвагами. У виставкових залах, як тих часів, так і нинішніх переважає атмосфера веселощів. Відвідування виставки або ярмарку - це захід, якого всі чекають з нетерпінням, і тому організатори не повинні їх розчарувати. До особливих характеристиках подібних заходів можна віднести наступні.
(A). Дозволяють показати експонати незнайомим людям, яких як магнітом притягують такі покази. У медіа тут з'являється власний інтерес.
(B). Припускають особистісні контакти. Оскільки учасник виставки і його продукція представлені безпосередньо і відкриті до критики, така ситуація допомагає створювати довіру.
4. Конференції та виставки
Іноді конференції і семінари проводяться одночасно з виставками, або навпаки, виставка може супроводжувати конференцію. Це служить засобом додаткового залучення відвідувачів, а також допомоги учасникам конференції.
Якщо PR-фахівець має відповідним фільмом, він може включити його показ в загальну програму. Це ще одна хороша можливість для PR.
ПЛАНІРОВАНІЕPRНА ВИСТАВКАХ
Будь-який учасник виставки має безліч можливостей для паблік рилейшинз, зрозуміло, за умови, що він відповідним чином до неї підготувався. Якщо він обмежився лише наданням прес-релізів в прес-центр, це означає, що він знехтував основними можливостями паблік рилейшинз, які існують на більшості виставок. Тому план PR-діяльності повинен бути розроблений негайно після того як організація забронювала собі на виставці місце, як правило, це рік до проведення виставки. Проведемо зразок такої процедури.
(A). Спілкування з прес-секретарем виставки відразу ж після підписання контракту про виділення місця для стендів. Прес-секретарю необхідно поставити такі питання.
(I). Що необхідно зробити, щоб допомогти провести попередній PR для даної події? Вибачте за тимчасові незручності може бути представлена про учасника? Фотографії? (В найперший момент особливості виставки ще можуть бути не відомі, але, по крайней мере, може бути отримана інформація про організацію, яка збирається в ній брати участь, про те, що вона робить або продає.)
(Ii). Що необхідно підготувати для участі в дні для представників преси.
(Iii). Хто буде офіційно відкривати виставку? Зацікавлено ця особа щодо якихось товарів і послуг вашої організації? Якщо так, можна запросити безпосередньо цієї персони з пропозицією, щоб ваш стенд був включений в його маршрут обходу експонатів виставки. Це може бути зроблено через співробітника організації, що відповідає за відносини з важливими особистостями. Звичайно, необхідно розуміти, що за час такого обходу можна відвідати лише обмежене число заздалегідь обраних стендів.
(Iv). Які будуть умови діяльності прес-центру? Зазвичай там розміщується заздалегідь встановлене число новинних релізів і фотографії з супроводжуючими написами, можливо, 50 або 100, які прес-секретар готовий прийняти і розмістити. В окремих випадках організація може надати тільки єдину фотографію, яка буде розміщена на стенді, а інші будуть знаходитися в спеціальній підшивці. Іноді на окремому столику можна викласти літературу з продажу. Як правило, прес-секретарі не дуже охоче беруть величезні упаковки матеріалів для преси, тому що не хочуть отримувати матеріал, який, як вони знають з власного досвіду, що не буде затребуваний в повному обсязі, і тому їм доведеться позбавлятися від нього, коли виставка закінчиться . Журналісти, які відвідують виставку, хочуть отримати короткий, хороший, новинний матеріал з привабливими фотографіями, які вони можуть покласти в свою кишеню або дипломат, якщо вже вони прийшли з ним.
(D). До встановленої організаторами датою необхідно надати потрібну інформацію для її включення в каталог виставки.
(F). Якщо приватного прийому представників преси на вашому стенді не передбачено, можна розіслати індивідуальні запрошення в медіа і запросити їх відвідати ваш стенд у зручний для них час. Це можуть бути і запрошення на відвідування демонстрацій обладнання, що влаштовуються в певний час.
(G). У деяких випадках можна запросити відвідати стенд роздрібних торговців, агентів та інших дистриб'юторів і не тільки для того, щоб вони побачили нову продукцію, а й для того, щоб познайомилися з персоналом компанії. Для цього необхідно замовити у організаторів виставки необхідне число запрошень.
(H). Інформація про участь компанії у виставці повинна з'явитися увнутрішньофірмової журналі.
(I). Про участь компанії у виставці необхідно проінформувати місцеві медіа.
Різні учасники виставок у своєму розпорядженні різними можливостями, якими досвідчений PR-фахівець може скористатися. Суть полягає в тому, що участь у виставці вимагає прийняття спеціальної PR-програми, яка, щоб забезпечити максимальне охоплення і максимально високі результати, повинна починатися якомога раніше. Якщо зробити таким чином, то можна отримати великі вигоди. Така спеціальна PR-програма повинна бути вбудована в загальну програму, щоб врахувати необхідні години роботи, фінанси і ресурси в загальному бюджеті.
В 4 згадувалося про конференціях, пов'язаних з проведеними виставками, і навпаки, проте багато конференції організовуються в PR-мета і проводяться незалежно від виставок. Про такі заходи ми згадували в 10: 27.
Організація PR -конференції схожа на прийом представників преси (див. 9:21), проте такий захід триває довше (принаймні цілий день); запрошують і пригощають більше число гостей; програма більш обширна, більше виступаючих, більш широко використовуються аудіовізуальні засоби; і, звичайно, обходиться воно значно дорожче. Наприклад, необхідно знімати спеціальне приміщення для проведення конференцій, яким може бути конференц-зал або танцювальний зал готелю. Для обслуговування гостей можна застосовувати варіанти, як буфета, так і столів. Виступаючими можуть бути не тільки представники компанії, але і органів влади. Для доповідачів від компанії необхідно підготувати виступи, а в деяких випадках і провести репетиції. Запрошеним необхідно роздати видрукувані програми.
Контрольні питання До ЧОЛІ 15
1. Яке відношення має PR до виставок?
2. Поясніть відмінність між публічними і професійними виставками.
3. Що визначає головним чином місце проведення виставки: в приміщенні або на відкритому повітрі?
4. Що таке спільне проведення?
5. Опишіть деякі із способів, використовуваних для транспортування пересувних виставок.
6. Що таке тиждень продажів?
7. Опишіть деякі особливі характеристики виставок.
8. Яким способом конференція може бути пов'язана з проведенням виставок, і мати PR -цінності?
9. Для виставки, яка відбудеться через шість місяців, складіть план з графіком PR-заходів.
10. Як ви думаєте, скільки буде потрібно вам робочого часу, щоб скласти план, вказаний в попередньому питанні?
11. Чим конференція відрізняється від прийому представників преси?