У державному архіві науково - технічної та спеціальної документації Свердловської області використанням НТД займається Відділ використання архівних документів і науково - довідкового апарату архіву. До завдань відділу, пов'язані з використанням НТД, входить наступне:
- надання користувачам відкритих документів архіву, а також довідково-пошукових засобів до них, видань довідково-інформаційного та бібліотечного фонду;
- створення ведення та вдосконалення системи науково - довідкового апарату до документів архіву та інформаційно - пошукових систем;
- виконання запитів тематичного характеру. ГАНТСДСО. Діловодство. Д.05-02.
До складу відділу використання входять начальник відділу, головний архівіст, провідний архівіст. Їх посадові інструкції наочно показують їх роботу в галузі використання НТД.
У посадові обов'язки начальника відділу входить наступне: керівництво наданням користувачам відкритих документів архіву, а також довідково-пошукових систем до них і видань довідково-інформаційного та бібліотечного фондів; організація і контроль над виконання запитів користувачів; організація і контроль над роботою читального залу архіву, організація і контроль над ініціативним інформування громадян, проведенням виставок і публікацій документів; участь в створенні страхового фонду і фонду користування; вжиття заходів щодо забезпечення наступності системи науково-довідкового апарату до документів, що зберігаються в архіві та організаціях - джерелах комплектування; розгляд питань фондування документів, організація і методичне забезпечення робота з підготовки архівних довідників; створення і ведення автоматизованих баз даних з профільних напрямків відділу та ін ГАНТСДСО. Діловодство. Д.05-02 ..
З посадових обов'язків головного і провідного архівіста відділу слід виділити наступні, пов'язані з питаннями використання НТД: участь в роботі по виконанню запитів, участь в організації роботи читального залу, здійснення ініціативного інформування користувачів; проведення робіт по створенню і розвитку системи науково-довідкового апарату, ведення систематичного каталогу, участь в підготовці до видання архівних довідників і ін ГАНТСДСО. Діловодство. Д.05-02 ..
Довідково-інформаційний фонд (ДІФ) ГКУСА «ГАНТСДСО» - підрозділ архіву, яке входить до складу відділу використання архівних документів і науково-довідкового апарату архіву.
Основними напрямками роботи СІФ архіву є: комплектування фонду, його облік, створення довідково-пошукового апарату, а також інформаційне забезпечення основних напрямків діяльності архіву.
З цією метою СІФ комплектується нормативними документами, науковими та методичними розробками Росархіву, ВНІІДАД, Управління архівами Свердловської області і інших архівних установ, а також необхідною довідковою та іншою літературою, періодичними виданнями за профілем діяльності архіву: журналом «Вітчизняні архіви» і інформаційним бюлетенем Російського товариства істориків-архівістів «Вісник архівіста».
Методично забезпечені практично всі види робіт, що плануються відділами на виробничий рік. Постійна увага приділяється впровадженню методичних посібників, що сприяє поліпшенню якості проведеної роботи, підвищення ділової кваліфікації фахівців архіву.
Постійно ведеться робота по комплектуванню і використанню довідково-інформаційного фонду (ДІФ) архіву. Використовується міжархівних обмін методичними посібниками.
Для полегшення пошуку необхідної інформації заведений перелік нормативно-методичних і довідкових матеріалів фонду. Основу складають матеріали по опису документів, удосконалення та переробці описів справ, по складанню історичних довідок, підготовці путівників та ін. Довідників. В архіві ведеться розробка власних методичних рекомендацій, робочих інструкцій, пам'яток, що деталізують питання наукового опису документів.
Методична робота - один із напрямів архівної діяльності, що забезпечує найбільш актуальні напрямки практичної роботи архіву.
Для підвищення якісного рівня проводяться в архіві робіт, їх методичного забезпечення фахівцями архіву проводяться методичні розробки. Методична розробка може бути, як індивідуальної, так і колективною роботою. Вона спрямована на професійне вдосконалення робіт, що проводяться в архіві, підвищення компетентності співробітників.
Відповідальним за довідково-інформаційний фонд архіву є співробітник відділу використання архівних документів.
У своїй діяльності архівіст, керується наказами, розпорядженнями та методичними рекомендаціями Федерального архівного агентства РФ, Управління архівами Свердловської області, наказами директора ГКУСА «ГАНТСДСО» та іншими нормативно-правовими актами з питань архівної справи, посадовою інструкцією та Положенням про довідково-інформаційному фонді ГКУСА «ГАНТСДСО ».
Усі які у СІФ матеріали підлягають обліку. Кожному надійшов на облік примірнику присвоюється окремий інвентарний номер. У разі вибуття одиниці обліку з Сифа, її інвентарний номер іншій одиниці присвоюють. До інвентарними номерами одиниці обліку, крім друкованого видання, додається буквене позначення: для підшивок газет - «г», для матеріалів на оптичних дисках - «д».
Примірник, що надійшов до ДІФ, маркується штампом на 1-й і 17-й сторінках - для друкованих видань, на обкладинці або будь-якому іншому зручному місці примірника - для дисків, комплектів листівок та інших одиниць обліку. Повторне видання враховується, як нова назва, в тому випадку, якщо воно було доповнено або ісправлено.Положеніе про довідково-інформаційному фонді ... С.2.
Забезпеченням збереження матеріалів Сифа є створення оптимальних умов, що виключають їх розкрадання або втрату, які забезпечують підтримку їх в нормальному фізичному стані (нормативні умови зберігання, раціональне розміщення, перевірка наявності, фізико-хімічна і технічна обробка, створення електронних копій, дотримання правил видачі з архівосховища) .
Використання матеріалів Сифа - надання інформаційних послуг і інформаційних продуктів користувачам для задоволення їх інформаційних потреб.
Видача матеріалів Сифа користувачам для роботи в читальному залі здійснюється на підставі дозволу керівника ГКУСА «ГАНТСДСО». Видача матеріалів працівникам архіву та користувачам фіксується в Журналі реєстрації видачі видань Сифа. Матеріали видаються користувачам, працівникам архіву, у тимчасове користування організаціям на термін, що не перевищує один місяць. Нові надходження і матеріали, що мають великий попит, видаються на обмежений термін - від 3-х до 5-ти днів. Видача матеріалів у тимчасове користування оформляється актом видачі справ у тимчасове користування. Робота користувачів з матеріалами Сифа забезпечується в читальному залі архіву відповідно до Правил роботи читального залу ГКУСА «ГАНТСДСО», в присутності архівіста.Положеніе про довідково-інформаційному фонді ГКУСА «ГАНТСДСО». С. 4.
Для обліку матеріалів СІФ, їх руху, використовуються спеціальні журнали (книги) обліку. Вони ведуться працівником відділу використання відповідає за довідково-інформаційний фонд:
Книга обліку надходження нормативно-методичних документів в довідково-інформаційний фонд