Процес звільнення працівника - захід, який вимагає дотримання значного числа формальностей. Роботодавець зобов'язаний видати наказ про звільнення, провести всі необхідні виплати, а також заповнити і видати на руки співробітникові заповнену трудову книжку. Однак, на цьому процес аж ніяк не закінчується. Для подальшого працевлаштування працівникові можуть знадобитися і інші документи, які керівництво підприємства повинно йому надати.
Про те, які документи при звільненні зазвичай просять видати співробітники і які особливості їх видачі піде мова в даній статті.
форми довідок
Багато співробітників кадрових відділів підприємств задаються цілком закономірним питанням: що потрібно видати працівникові при звільненні? Відомості про тих паперах, які може запросити звільняється містяться не тільки в трудовому, але також в цивільному та податковому законодавстві РФ. У цьому процесі важливо орієнтуватися на кілька важливих правил:
- По-перше, всі документи надаються співробітнику строго під розпис;
- По-друге, папери повинні бути видані навіть в тому випадку, якщо працівник ще не повернув компанії все належне їй майно і не передав відділу кадрів заповнений належним чином обхідний лист;
- По-третє, процедура з надання документів повинна бути завершена протягом трьох днів;
- По-четверте, якщо навіть працівник не зміг особисто відвідати відділ кадрів роботодавця, то після закінчення триденного терміну всі документи пересилаються йому рекомендованим листом з додатком їх опису.
Більш того, заява на видачу документів і їх копій, яке представляє до відділу кадрів працівник, а також самі довідки оформляються у вільній формі. Справа в тому, що російським законодавством передбачені особливі уніфіковані бланки.
Що стосується повного переліку документів, які роботодавець оформляє за запитом співробітника при звільненні, то в нього входять:
Цей документ містить відомості про розмір доходу, який працівник отримував протягом року, а також про величину податкових відрахувань до бюджету. Роботодавець видає довідку 2-ПДФО при звільненні лише в тому випадку, якщо працівник вказав її в своїй заяві (ст.230 НК РФ).
Для чого особі може знадобитися цей папір? Саме вона забезпечує його право на отримання стандартного податкового відрахування протягом усього року.
Крім того, тут прописують кількість календарних днів, протягом яких працівник перебував на лікарняному, у відпустці по догляду за дитиною та ін. Що призвело до отримання ним неповного заробітку. У деяких випадках видаються дві довідки: одна - щодо річного доходу і розміру відрахувань до ФСС, друга - щодо числа календарних днів, що характеризуються сплатою неповного заробітку.
Якщо відразу після звільнення працівник збирається зареєструватися в центрі зайнятості населення, то йому слід запитати у роботодавця довідку про його середній заробіток за останні три місяці його трудової діяльності. Оформляється цей документ суворо на підставі заяви співробітника, що звільняє до відділу кадрів організації (ст. 3 №1032-1 ФЗ).
Пенсійний фонд РФ веде персоніфікований облік всіх працівників. При цьому в день звільнення будь-який з них повинен отримати від свого роботодавця довідку, що містить відомості про обсяг грошових відрахувань на страхові внески в ПФР. Цей документ обов'язковий до видачі, і тому представляється працівникові навіть без відповідної заяви від нього (ст.11 №27-ФЗ)
Залишається додати, що видаються всі перераховані документи при звільненні за власним бажанням і з ініціативи роботодавця. Відмова в їх видачі тягне за собою адміністративну відповідальність роботодавця - призупинення діяльності на строк до 3 місяців, а також штраф у розмірі:
- Від 1 000 до 5 000 - для ІП і посадових осіб;
- Від 30 000 до 50 000 - для юридичних осіб.
обов'язкова довідка
Протягом трьох днів після звільнення працівника роботодавець видає своєму співробітникові на руки обов'язкові довідки. Їх уявлення не потребує написання співробітником заяви. Отже, що повинні видати при звільненні працівника компанії в обов'язковому порядку? Безумовно, довідку про суму заробітку за два останні календарні роки. Її форма затверджена в Наказі Мінпраці РФ №182н (№255-ФЗ). Цей документ працівник передає своєму новому роботодавцю.
Обов'язкова довідка про доходи при звільненні видається без заяви працівника протягом трьох днів з моменту звільнення. Її оформлення також обов'язково, як і внесення відповідного запису до трудової книжки.
Довідки при звільненні за письмовим запитом працівника
Крім обов'язкової довідки існують і такі документи, які надаються працівникам тільки на підставі їх письмової заяви (ст. 84.1 ТК РФ). У числі таких паперів можна згадати довідки:
- про зарплату;
- про нараховані та сплачені страхові внески в ПФР;
- про термін роботи в рамках даної організації.
За запитом працівника надається також документ 2-ПДФО. При цьому відмовити працівникові роботодавець не має права: ці папери пов'язані з трудовою діяльністю конкретної особи і містять приватну інформацію, що стосується тільки його.
Важливо враховувати особливості видачі документів на базі письмового запиту працівника:
- По-перше, всі документи і їх копії оформлюються строго на безоплатній основі протягом трьох днів;
- По-друге, довідку про страхові внески при звільненні, про зарплату і 2-ПДФО готує бухгалтерія, і лише тільки довідку про термін діяльності в даній компанії - кадровий відділ. Якщо в організації немає кадрового відділу, то підготовка всіх документів - обов'язок бухгалтера.
Варто додати, що довідка до Пенсійного фонду при звільненні в обов'язковому порядку містить відомості персоніфікованого обліку. Це без зайвих труднощів дозволяє підкласти накопичення пенсійних відрахувань працівника після його працевлаштування на новому місці.
Обов'язок компанії в день звільнення
Раніше згадувалося, що всі довідки при звільненні працівника, як обов'язкові, так і за запитом якого звільняють, оформляються протягом трьох днів з моменту розірвання трудових відносин або подання відповідної заяви в кадровий відділ. Однак, існує інформація, яку слід надати співробітнику безпосередньо в день припинення трудових відносин. До неї відносяться дані персоніфікованого обліку співробітника в системі пенсійного страхування (ст.11 №27-ФЗ).
Як в цьому випадку оформляються документи при звільненні від роботодавця?
- По-перше, ці відомості в довільному вигляді відображаються в окремому документі;
- По-друге, працівник готує письмове підтвердження передачі цієї інформації.
За своїм складом відомості персоніфікованого обліку включають інформацію, що стосується:
- Інформації про обсяг нарахованих і сплачених страхових внесків;
- Даних про страховий стаж працівника;
- Відомостей про спеціальні внески роботодавця на користь накопичувальної пенсії співробітника та інших додаткових внесків.
Видача такої інформації передбачає оперування приватними даними, отже, працівник не зобов'язаний писати заяву на їх надання. Однак, роботодавець має право видавати такі відомості строго під розпис працівника.
Як оформити відомості
Згідно з вимогами російського законодавства, будь-яка організація зобов'язана не тільки регулярно здавати звітність в ПФР, а й надавати самому працівнику копію стосуються його індивідуальних відомостей (ст.11 №27-ФЗ).
На відміну від багатьох інших довідок, які оформляються при звільненні працівника, відомості про відрахування в ПФР представляються на базі строго визначених в законодавстві форм, а саме:
Журнал обліку виданих довідок
Усі надані працівникові довідки видаються строго під розпис співробітника, що звільняє. Для чого це робиться? Для того, щоб позбавити роботодавця від нападок працівника в майбутньому, а також убезпечити його від тривалих і витратних судових розглядів.
Письмове підтвердження працівника може бути оформлено в декількох формах:
- Розписка в отриманні документа;
- Розпис на оригіналі документа, який залишиться в організації (наприклад, форма РСВ-1);
- Розпис в журналі обліку виданих довідок.
Останній варіант визнається більшістю кадрових працівників в якості самого зручного і ефективного, оскільки:
- Наскрізна нумерація документів дозволяє в будь-який момент з'ясувати, скільки саме паперів уже було надано працівникам;
- Відомості про будь-довідці можна знайти в одному конкретному журналі, а не перебирати всю картотеку компанії;
- Документ не вийде зареєструвати заднім числом або вилучити будь-які відомості з журналу.
У Росії немає уніфікованої форми журналу реєстрації довідок, виданих працівникам. Однак найбільш поширеною його формою представляється таблиця з такими стовпцями:
Зазвичай журнал реєстрації ведеться кадровим відділом підприємства, проте такий обов'язок може бути покладено і на фахівця з діловодства.
Підводячи підсумок слід підкреслити особливо, що частина довідок при звільненні працівника видається в обов'язковому порядку, а частина - строго на підставі заяви працівника. При цьому всі документи надаються в триденний термін з моменту розірвання трудового договору або подання заявки в кадровий відділ, причому строго під розпис співробітника, що звільняє.
