Вільний доступ до архівних документів. Повноцінне і різнобічне використання документальних багатств архівів можливо лише при їх відкритості, т. Е. Наявності вільного доступу громадян до архівних документів і науково-довідкового апарату (НСП). Якщо фонди надійно замкнені в спецхранілігце, вся робота з пошуку джерел, створення і вдосконалення архівних довідників безглузда - документи не будуть затребувані дослідниками. Чимало сміливих дослідних проектів розбилося об гриф «цілком таємно». Доступ до інформації і понині є найважливішою проблемою, без її дозволу неможливо взаємодія Росархіву з представниками історичної науки і громадськості.
Правове регулювання доступу до інформації відповідно до норм демократичного суспільства є необхідною умовою існування архівів в сучасному інформаційному середовищі.
Кримінальний кодекс Укаїни передбачає покарання за необґрунтоване обмеження доступу до документів, забороняє створення таємних архівів.
Неправомірна відмова посадової особи у наданні зібраних у встановленому порядку документів і матеріалів, безпосередньо зачіпають права і свободи громадянина, або надання громадянину неповної, завідомо неправдивої інформації, якщо ці діяння заподіяли шкоду правам і законним інтересам громадян, караються штрафом у розмірі від 200 до 500 мінімальних розмірів оплати праці або в розмірі заробітної плати або іншого доходу засудженого за період від 2 до 5 місяців або позбавленням права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю на строк від 2 до 5 років.
Ст. 140 Кримінального кодексу України -
можливість отримання вільного доступу до архіву будь-якій фізичній або юридичній особі незалежно від статі, професії та освіти, віросповідання, партійної приналежності, поглядів і переконань, громадянства;
«Доступ до державних архівів є частиною прав громадянина, а в широкому сенсі додержуються в світі демократичних цінностей - частиною прав людини. Тому однакові права повинні бути надані громадянам країни і іноземцям, університетським дослідникам і простим Новомосковсктелям. Закон не повинен робити ніяких відмінностей між ними ».
Після революції 1917 р архівні діячі, які стояли біля витоків реформи 1918 р сподівалися, що вперше будуть створені умови для широкого доступу наукової громадськості в архіви. Дійсно, історичні архіви вперше були виведені з ведення відомств і підпорядковані єдиному органу управління архівною справою - Головархіву. Однак надіям реформаторів не цілком судилося здійснитися. Дуже скоро партійні ідеологи усвідомили, що архівні документи можуть бути потужним засобом у політичній боротьбі. Тому в державних архівах з середини 20-х рр. XX ст. з'являються спеціальні секретні відділи - спецхран. У 1930-і рр. складається Архівний фонд КПРС - мережа центральних і місцевих архівів, що існували окремо від державної архівної служби. Свою мережу центральних місцевих архівів мали спецслужби (ВЧК - ОГПУ - НКВД СРСР - КДБ СРСР). У веденні МЗС залишився Архів зовнішньої політики
7 АрхівоведеніеУкаіни. Став обмежений доступ до архівів галузевих фондів, де він визначався правилами даного відомства.
До обмежено-публічного типу архівів можна віднести архіви ряду міністерств і відомств, наприклад Міністерства оборони Укаїни. Будь-який громадянин має можливість отримати доступ в такі архіви. Однак на стадії роботи безпосередньо в них існує своєрідне розмежування користувачів в залежності від цілей їх роботи, рівня професіоналізму, що визначає можливості знайомства з науково-довідковим апаратом, документальними комплексами. У кожному з таких архівів існують свої, особливі правила доступу до архівної інформації та її використання.
Для довірчого типу архівів характерні ще більш жорсткі обмеження використання документів. Вже сама можливість отримання доступу в такі архіви існує не для кожного. Довідковий матеріал в них, як правило, носить службовий характер. Він і створювався з самого початку не в науково-інформа- них цілях, а для забезпечення певних відомчих інтересів.
У більшості випадків в таких архівах відсутні пристосовані Новомосковскльние зали, регламентовані процедури роботи з архівними документами, правила їх копіювання.
Закритий тип архівів притаманний для архівів міністерств, відомств і установ їх систем. Знаходяться в них документи ще не придбали ознак історичних джерел, виключно виконуючи ті завдання і реалізуючи досягнення тих цілей, заради яких вони були створені. Закритий тип архівів - природне і нормальне явище. Дослідницькі інтереси користувачів щодо таких архівів в кінцевому рахунку задовольняються після регулярних передач їх документів в систему публічних і обмежено-публічних архівів.
Обмеження доступу до архівних документів. Доступ до документів Архівного фонду РФ, що є частиною національного і культурного надбання, регламентований федеральним законодавством, зокрема Законом «Про державну таємницю», який покладає відповідальність за дотримання державної таємниці, а також охорону прав і інтересів громадян, конфіденційна інформація про яких є в архівних документах, на архівіста.
«Посадові особи та громадяни, винні в порушенні законодавства України про державну таємницю, несуть кримінальну, адміністративну, цивільно-правову або дисциплінарну відповідальність відповідно до чинного законодавства».
З Федерального закону «Про державну таємницю»
Державна таємниця - це захищені державою відомості в області військової, зовнішньополітичної, розвідувальної, контррозвідувальної і оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці країни.
Термін засекречування документів, що містять державну та іншу охоронювану законом таємницю, становить 30 років з часу їх створення. Цей термін в окремих випадках може бути продовжений або скорочений.
Відповідно до Федерального закону «Про державну таємницю» все відомства, наділені повноваженнями щодо віднесення відомостей до державної таємниці та по їх засекречування, повинні мати програму роботи з розсекречення та порядок перегляду кожні 5 років засекречених документів на предмет можливості відкриття доступу.
У будь-якому випадку відмова архіву в наданні архівних документів користувачам повинен містити вагомі причини, термін дії обмежень і дату прийняття рішення про відмову. На вимогу дослідника відмова видається в письмовій формі. Архівіст повинен пояснити порядок отримання доступу до частково розсекречених і секретних документів. Неправомірна відмова в доступі може бути оскаржений дослідником в суді.
Разом з тим архіви повинні попереджати користувачів про відповідальність за збереження державної таємниці і навіть зажадати письмові гарантії збереження отриманої інформації від розголошення. Ознайомлення з секретними паперами здійснюється в спеціальному Новомосковскльном залі під контролем співробітника архіву, допущеного до роботи з документами, що містять гриф «цілком таємно».
Якщо документи зберігаються у відомчому архіві органу управління, державної установи або підприємства, порядок доступу до них визначається правилами відомства за погодженням з Росархивом.
Обмежений доступ до документів, що містять конфіденційну інформацію. Такою інформацією є:
відомості про факти, події і обставини приватного життя громадянина, що дозволяють ідентифікувати його особу (персональні дані), за винятком відомостей, що підлягають поширенню в засобах масової інформації у встановлених федеральними законами випадках;
відомості, що становлять таємницю слідства і судочинства; службові відомості, доступ до яких обмежений органами державної влади відповідно до Цивільного кодексу Укаїни і федеральними законами (службова таємниця);
відомості, пов'язані з комерційною діяльністю, доступ до яких обмежено відповідно до Цивільного кодексу Укаїни і федеральними законами (комерційна таємниця);
Конфіденційну інформацію містять також такі документи: про приватне життя громадян, про стан здоров'я, сімейних і інтимних відносинах, майновий стан, а також про житло. Адже відповідно до Конституції України кожен громадянин має право на недоторканність приватного життя, захист своєї честі і доброго імені. Такі відомості можуть перебувати в особистих справах, документах кадрових служб, медичної документації, судово-слідчих справах.
Термін засекречування цих відомостей наближається до тривалості людського життя і дорівнює 75 рокам.
Раніше цього терміну доступ до документів, що містять подібну інформацію, можна отримати, маючи письмовий дозвіл людини, конфіденційна інформація про який міститься в справі або знаходиться у його прямих спадкоємців. Якщо в справі міститься інформація про кількох осіб (наприклад, в судово-слід- ственном справі), необхідна письмова згода всіх цих осіб.
Обмежений доступ до документів громадських і релігійних об'єднань і організацій, особистих і сімейних фондів і фондів інших недержавних організацій. Ці обмеження обумовлюються самим фондообразователем при передачі документів на зберігання
Під комерційною таємницею розуміється інформація, що має дійсну або потенційну комерційну цінність в силу невідомий ності її третім особам. Статті 139 та 727 Цивільного кодексу України передбачають, що відомості, які містять комерційну таємницю (ноу-хау, технічні завдання та ін.), Не можуть бути повідомлені третім сторонам без згоди власника інформації. Однак при цьому слід пам'ятати, що фірма або організація, що володіє інформацією, має право охороняти її конфіденційність тільки в тому випадку, якщо до неї немає доступу на законній підставі.
Якщо фондообразователей не обмовив правила доступу до свого фонду, документи видаються користувачам у відповідності з правилами, встановленими для відкритої документації. Виняток робиться для документів, що містять інформацію конфіденційного характеру (див. Вище про таємниці особистого життя).
Дослідник несе відповідальність за оприлюднення (публікацію) та розголошення відомостей, що містять державну таємницю. Крім того, особа, відомості про особисте життя якого були оприлюднені, може подати в суд за завдану йому моральну шкоду, причому як на архів, що видав документи, так і на дослідника, який зрадив їх гласності.