Папки та документи представлені у вигляді дерева документів. Документи можна відсортувати за назвою і датою.
У лівій колонці знаходяться інструменти фільтрації. З їх допомогою можна відобразити тільки документи, занесені до вибраного, і вказати тип документів, які будуть відображатися в центральній частині вікна. Крім того, документи можна відфільтрувати за допомогою міток. Мітки бувають загальні та індивідуальні. Загальні мітки бачать всі користувачі системи, а індивідуальні - тільки той, хто їх додав до документа. Піктограми чоловічків поруч з мітками дозволяють відобразити всі мітки, тільки загальні або тільки індивідуальні.
У правій колонці знаходяться інструменти для роботи з файлами. Ви можете додавати документи і папки, імпортувати, видаляти, вирізати, копіювати, завантажувати, позначати мітками і роздруковувати документи.
Щоб створити новий документ, потрібно натиснути піктограму «Документ», для створення нової папки використовується інструмент «Папка». Доступ до папок і документів можна обмежити. Ви можете вказати, які співробітники будуть бачити папку або документ, а які ні. «Імпорт» дозволяє завантажити архів документів, в тому числі відсортоване по папках. Це зручно, коли потрібно завантажити в систему відразу багато документів.
По кліку на будь-якому файлі, відкривається сторінка з інформацією про цей документ.
У правій колонці - знайомі піктограми «Видалити,« Завантажити »,« Роздрукувати »і нова піктограма« Додати версію ». Ви можете завантажити документ, відредагувати і завантажити його як нову версію наявного. Це зручно тому, що у вас зберігаються резервні копії всіх документів (версій) і ви можете чітко відстежити, коли і які зміни вніс той чи інший користувач системи.
Завантаження документа
Залишилося навчитися додавати нові документи в систему. Натисніть піктограму «Додати» на головній сторінці модуля «Документи» і на екрані з'явиться сторінка додавання нового документа.
Ви можете вказати шлях до файлу на вашому вінчестері, URL, де зберігатиметься файл, або створити новий текстовий документ. Якщо ви завантажуєте файл, то він може бути позначений, як «нова версія існуючого». В такому випадку, до зазначеного вами документу буде завантажена нова версія.
Не забудьте перейменувати документ назву. При необхідності - порядковий номер і текстовий опис.
Після додавання документа, ви можете налаштувати права доступу. Це можна зробити на сторінці документа, яка відкриється відразу ж після його додавання.
Документами і папок можна призначати права доступу. Права призначаються як на окремих співробітників, так і на всі відділи. Останнє зручно для того, щоб нові співробітники автоматично отримували доступ до всіх необхідних для роботи з документами.
Права доступу можуть успадковуватися. Якщо у співробітника є доступ до будь-якої папки, то він автоматично отримує доступ до всіх файлів і підпапках всередині неї. Це - успадкування. Спадкування можна відключати для окремих документів і папок. У такому випадку, вони будуть видні тільки тим співробітникам, яких вкаже творець документа або папки. Права не будуть успадковуватися від батьківської папки.
Якщо ви не знайшли відповідь на яке вас цікавить - напишіть нам на [email protected]. Ми не тільки відповімо на всі питання, але і доповнимо документацію відсутньої інформацією. Спасибі, що ви допомагаєте робити Мегаплан краще!