До таких належать два види документів - внутрішні локальні нормативні акти і внутрішні локальні нормативні акти, що носять рекомендаційний характер.
Внутрішні локальні нормативні акти організації є основою для юридичного закріплення управлінських питань в організації.
Нижче наводяться види нормативних актів, якими у своїй роботі мають керуватися роботодавці, посадові особи. Сила даних актів вказана по спадаючій. (Згідно ст.5 Трудового кодексу РФ):
- Конституції РФ.
- Трудового Кодексу РФ.
- Інших федеральних законів.
- Указів Президента РФ.
- Постанов Уряду РФ і нормативно-правових актів федеральних органів виконавчої влади.
- Нормативно-правових актів суб'єктів РФ.
- Акти органів місцевого самоврядування.
- Самостійно розроблені організацією внутрішні локальні нормативні акти.
У разі суперечностей між вищим нормативним актом і актом стоять нижче в цій ієрархії застосовується акт стоїть вище.
Внутрішні локальні нормативні акти - це свого роду «Міні-закони даної організації». У них встановлені в законодавстві положення прописуються з урахуванням специфіки конкретної організації. При цьому внутрішні локальні нормативні акти підприємства не можуть містити умов, що знижують рівень прав і гарантій працівників, визначених трудовим законодавством. Якщо ж вони включені у внутрішні акти, то вони не можуть застосовуватися (ст. 9 Трудового кодексу).
Оформлення внутрішніх локальних нормативних актів вимагає дотримання певної процедури для надання їм юридичної сили. Всі документи затверджуються керівником організації. Деякі документи повинні бути погоджені з профспілковою організацією або затверджені з урахуванням думки представницького органу працівників (ст.8 Трудового кодексу).
Кожен вступник на роботу в організацію співробітник знайомиться з усіма внутрішніми локальними нормативними актами, що стосуються його діяльності під підпис і попереджається про відповідальність за їх недотримання. Дане ознайомлення працівника з локальними актами згідно зі ст. 68 Трудового кодексу має здійснюватися до підписання трудового договору.
До внутрішніх локальних нормативних актів, що носять рекомендаційний характер, відносяться:
- Номенклатура справ.
- Колективний договір.
- Посадові інструкції.
- Положення про структурний підрозділ.
- Положення по оплаті праці та стимулюванні співробітників.
Номенклатура справ, за логікою речей - це перший документ, який повинен бути розроблений у Вашій компанії, якщо Ви вирішили організувати діловодство з самого початку. Це схема, яка містить в собі перелік усіх документів, з якими Ви збираєтеся працювати у себе в компанії, із зазначенням того, в яких відділах ці документи створюються, хто з ними працює, де вони зберігаються, а також вказівку на те, які терміни зберігання для даних документів встановлено нашим архівним законодавством.
Колективний договір не може суперечити трудовому законодавству. Якщо такі умови включені в колективний договір, то вони не можуть застосовуватися (ст.9 ТК).
А ось грамотно складена посадова інструкція дає чітке уявлення про трудові обов'язки працівника і допомагає вирішувати виникаючі трудові спори. Однак цей документ часто недооцінюють, і нехтують ним. Поговоримо про значення посадової інструкції в роботі кадрової служби.
Зрозуміло, визначальну роль при формуванні умов праці працівника відіграє трудовий договір. Однак отримати повне уявлення про службові обов'язки з тексту договору досить складно. Тому між працівником і роботодавцем часто виникає нерозуміння, що доходить часом до відкритого конфлікту, а то і до судового розгляду. Посадова інструкція як раз і є документом, покликаним усунути всі можливі розбіжності сторін з приводу службових обов'язків і максимально конкретизувати функції підлеглого.
У свою чергу, положення про структурний підрозділ розробляються для таких завдань:
- Структурувати роботу структурних підрозділів в компанії, усунути дублюючі функції;
- Визначити головні цілі та завдання структурного підрозділу;
- Розподілити посадові позиції по структурним підрозділам виходячи з цілей і завдань, що стоять перед ним;
- Прописати схему взаємодії посадових осіб в структурному підрозділі;
- Прописати систему роботи з документами працівників даного структурного підрозділу з працівниками інших відділів;
- Встановити критерії роботи структурного підрозділу.
А положення про оплату праці і стимулювання працівників розробляється в організації при розробці різних мотиваційних і симулюють систем.
Якщо в організації крім окладу, який встановлений в штатному розкладі і прописаний в трудовому договорі, з кожним співробітником планується виробляти якісь додаткові оплати, то розробка внутрішнього локального нормативного акту, який би регулював ці питання, стає обов'язковою. В іншому випадку в роботодавця можуть бути конфліктні ситуації з працівниками з питання дискримінації одних працівників у порівнянні з іншими.
Для того, щоб уникнути конфліктів, а також упорядкувати роботу з додатковими заохочувальними виплатами і розробляється даний внутрішній локальний нормативний акт.