Ви можете легко відзначити час як "Зайнятий" або "Не на роботі" у календарі Outlook. Але що робити, якщо ви не використовуєте Office 365 і у вас не включений загальний доступ до календаря, але вам потрібно оповістити інших користувачів про те, що вас не буде в офісі? У цій статті розповідається, як використовувати запрошення на збори, що займають цілий день, для оповіщення колег, не впливаючи при цьому на вільний час в їх календарях.
Оповіщення про відпустку через запрошення на збори виконується в два етапи. По-перше, повідомте колегам, що ви будете відсутні, додавши свою відпустку в їх календарі. Потім вкажіть відпустку в своєму календарі.
Крок 1. Додавання часу відпустки в календарі колег
Якщо позначити час в календарі як "Ні на роботі", колеги побачать цю позначку при спробі запланувати збори з вами. Але чи не можна заздалегідь сповістити всіх співробітників про свою відсутність, не захаращуючи їх календарі і не змінюючи відомості про доступність? Це можна зробити, відобразивши в календарях подія на цілий день, яке, на відміну від звичайної події на цілий день, буде відображатися як вільний час. Така подія не впливатиме на доступність колег.
Примітка: Запрошення на нараду розраховані на відправку та отримання користувачами Outlook. Можливість бачити розкладу інших користувачів при створенні запрошень в Outlook залежить від наявності в організації Microsoft Exchange Server.
У календарі на вкладці Основне натисніть кнопку Створити збори.
Швидкий доступ. Щоб створити запрошення на зустріч, натисніть клавіші CTRL + SHIFT + Q.
Введіть опис в полі Тема і при необхідності вкажіть місце.
За допомогою списків Час початку і Час закінчення задайте інтервал часу, протягом якого ви будете відсутні на роботі. Для відпусток зазвичай задаються цілі дні. В цьому випадку слід встановити прапорець Весь день.
Примітка: За замовчуванням Outlook використовує для планування часовий пояс, заданий на комп'ютері. Щоб спланувати час відсутності на основі іншого часового поясу, в групі Параметри виберіть Часові пояси.
У групі Параметри в списку Показати як виберіть Вільний. Якщо ви вже вказали, що ця подія на цілий день, для параметра Показати як автоматично задається значення Вільний.
Переконайтеся, що параметр Показати як має значення Вільний. Це дозволить одержувачам прийняти запрошення на збори і додати ваш відпустку в свій календар, але при цьому не блокувати час в своєму календарі. Одержувач як і раніше буде доступний під час вашої відпустки.
Якщо вибрати подія на цілий день, воно буде починатися опівночі. Щоб колеги не отримували сповіщення в незручний час, задайте для параметра Нагадування Ні.
Введіть будь-які відомості, призначені для одержувачів.
Вкажіть одержувачів в рядку Кому.
Щоб сповістити колег про повторюваних відпустках, в групі Параметри виберіть Повторення. вкажіть шаблон повторення і натисніть кнопку ОК.
Натисніть кнопку Надіслати.
Якщо відправити запрошення на збори, встановивши для параметра Показати як значення Вільний. то подія буде відображатися нагорі кожного дня в календарях Outlook ваших колег. Це дозволяє створити наочне нагадування без блокування робочого часу.
Примітка: Якщо прапорець Весь день не був встановлений, то подія відображається в тимчасовій сітці і не виводиться вгорі кожного дня. Однак воно, як і раніше позначається як вільний.
Крок 2. Блокування часу відпустки в календарі
Якщо ви виконали дії, описані в попередньому розділі, відправлений запит на збори позначається як вільний час, щоб запобігти блокуванню часу в календарях інших користувачів. Однак цей час також позначається як вільний у вашому календарі. Необхідно створити додаткову зустріч, щоб колеги бачили, що ви недоступні в зазначений час.
Типовою помилкою є відкриття запрошення на збори в календарі після відправки вихідного запиту і завдання для Показувати як значення Немає на роботі замість Вільний. При цьому всім одержувачам вихідного запрошення відправляються поновлення, що змінюють стан Вільний на Ні на роботі. що небажано. Необхідно створити копію зустрічі у власному календарі, задавши для параметра Показати як значення Немає на роботі.
Коли співробітники планують зборів та інші події в календарі Outlook, вони бачать відомості про вашу доступності, якщо ви не заблокували цю можливість. Зазвичай для зустрічей, зборів і подій параметр Показати як має значення Зайнятий. Також можна створювати елементи, вибираючи для Показувати як значення Немає на роботі. Елементи з позначкою Ні на роботі інтерпретуються так само, як елементи з позначкою Зайнятий. вони вказують на недоступність користувача в певний період часу. Візуально елементи двох типів відрізняються: елементи з позначкою Ні на роботі виділені фіолетовим кольором, а елементи з позначкою Зайнятий - синім. Ця різниця допомагає визначити причину недоступності користувача. Наприклад, можна перемістити елемент з позначкою Зайнятий. але елемент з позначкою Ні на роботі (який використовується, наприклад під час відпустки) переміщати небажано.
У календарі на вкладці Основне натисніть кнопку Створити зустріч.
У полі Тема введіть назву відпустки.
У полях Час початку і Час закінчення клацніть потрібні дати.
Встановіть прапорець Весь день.
Задайте для параметра Показати як значення Немає на роботі.
Натисніть кнопку Зберегти і закрити.
Примітка: Можна видалити (тільки з власного календаря) вихідне запрошення на збори, відправлене іншим користувачам. Однак якщо ви залишите його в календарі, можна буде в разі потреби легко розіслати оновлення або скасувати запрошення.
Крок 1. Додавання часу відпустки в календарі колег
Якщо позначити час в календарі як "Ні на роботі", колеги побачать цю позначку при спробі запланувати збори з вами. Але чи не можна заздалегідь сповістити всіх співробітників про свою відсутність, не захаращуючи їх календарі і не змінюючи відомості про доступність? Це можна зробити, відобразивши в календарях подія на цілий день, яке, на відміну від звичайної події на цілий день, буде відображатися як вільний час. Така подія не впливатиме на доступність колег.
Примітка: Запрошення на нараду розраховані на відправку та отримання користувачами Outlook. Можливість бачити розкладу інших користувачів при створенні запрошень в Outlook залежить від наявності в організації Microsoft Exchange Server.
У меню Файл наведіть курсор миші на пункт Створити і виберіть Запрошення на збори.
Швидкий доступ. Щоб створити запрошення на зустріч, натисніть клавіші CTRL + SHIFT + Q.
Введіть опис в полі Тема і при необхідності вкажіть місце.
За допомогою списків Час початку і Час закінчення задайте інтервал часу, протягом якого ви будете відсутні на роботі. Для відпусток зазвичай задаються цілі дні. В цьому випадку слід встановити прапорець Весь день.
Примітка: За замовчуванням Outlook використовує для планування часовий пояс, заданий на комп'ютері. Щоб спланувати час відсутності на основі іншого часового поясу, на вкладці Збори в групі Параметри виберіть Часові пояси.
У групі Параметри в списку Показати як виберіть Вільний. Якщо ви вже вказали, що ця подія на цілий день, для параметра Показати як автоматично задається значення Вільний.
Переконайтеся, що параметр Показати як має значення Вільний. Це дозволить одержувачам прийняти запрошення на збори і додати ваш відпустку в свій календар, але при цьому не блокувати час в своєму календарі. Одержувач як і раніше буде доступний під час вашої відпустки.
Якщо вибрати подія на цілий день, воно буде починатися опівночі. Щоб колеги не отримували сповіщення в незручний час, задайте для параметра Нагадування Ні.
Введіть будь-які відомості, призначені для одержувачів.
Вкажіть одержувачів в рядку Кому.
Щоб сповістити колег про повторюваних відпустках, на вкладці Збори в групі Параметри виберіть Повторення. вкажіть шаблон повторення і натисніть кнопку ОК.
При додаванні шаблону повторення до запрошення на збори назву вкладки Збори змінюється на Періодичну збори.
На вкладці Збори в групі Показати натисніть кнопку Зустріч.
Натисніть кнопку Надіслати.
Якщо відправити запрошення на збори, встановивши для параметра Показати як значення Вільний. то подія буде відображатися нагорі кожного дня в календарях Outlook ваших колег. Це дозволяє створити наочне нагадування без блокування робочого часу.
Примітка: Якщо прапорець Весь день не був встановлений, то подія відображається в тимчасовій сітці і не виводиться вгорі кожного дня. Однак воно, як і раніше позначається як вільний.
Крок 2. Блокування часу відпустки в календарі
Якщо ви виконали дії, описані в попередньому розділі, відправлений запит на збори позначається як вільний час, щоб запобігти блокуванню часу в календарях інших користувачів. Однак цей час також позначається як вільний у вашому календарі. Необхідно створити додаткову зустріч, щоб колеги бачили, що ви недоступні в зазначений час.
Типовою помилкою є відкриття запрошення на збори в календарі після відправки вихідного запиту і завдання для Показувати як значення Немає на роботі замість Вільний. При цьому всім одержувачам вихідного запрошення відправляються поновлення, що змінюють стан Вільний на Ні на роботі. що небажано. Необхідно створити копію зустрічі у власному календарі, задавши для параметра Показати як значення Немає на роботі.
Коли співробітники планують зборів та інші події в календарі Outlook, вони бачать відомості про вашу доступності, якщо ви не заблокували цю можливість. Зазвичай для зустрічей, зборів і подій параметр Показати як має значення Зайнятий. Також можна створювати елементи, вибираючи для Показувати як значення Немає на роботі. Елементи з позначкою Ні на роботі інтерпретуються так само, як елементи з позначкою Зайнятий. вони вказують на недоступність користувача в певний період часу. Візуально елементи двох типів відрізняються: елементи з позначкою Ні на роботі виділені фіолетовим кольором, а елементи з позначкою Зайнятий - синім. Ця різниця допомагає визначити причину недоступності користувача. Наприклад, можна перемістити елемент з позначкою Зайнятий. але елемент з позначкою Ні на роботі (який використовується, наприклад під час відпустки) переміщати небажано.
У Календарі в меню Файл виберіть пункт Створити. а потім клацніть Зустріч.
У полі Тема введіть назву відпустки.
У полях Час початку і Час закінчення клацніть потрібні дати.
Встановіть прапорець Весь день.
Задайте для параметра Показати як значення Немає на роботі.
Натисніть кнопку Зберегти і закрити.
Примітка: Можна видалити (тільки з власного календаря) вихідне запрошення на збори, відправлене іншим користувачам. Однак якщо ви залишите його в календарі, можна буде в разі потреби легко розіслати оновлення або скасувати запрошення.