Правила, які ми незабаром сформулюємо, прості і природні. Вони стосуються стадії підготовки бесіди і самого процесу бесіди.
Простота правил забезпечує легкість їх застосування. Це одне з їхніх переваг, але водночас і недолік, оскільки на стадії їх вивчення може виникнути недовіра до їх силі. Адже про кожного з цих правил ми в тій чи іншій мірі здогадувалися і десь застосовували. Це не дивно - адже вони взяті з досвіду, чітко сформульовані і приведені в систему.
Саме застосування цих правил в системі і забезпечує їх максимальну ефективність.
Про Прихід / витрата
Чим важливіший для вас результат бесіди, тим більший набір правил (з числа пропонованих) слід використовувати. Поступово весь цей набір стане Вам настільки звичним, що будь-який (навіть незначний) розмова Ви будете будувати оптимально, не витрачаючи на це ніяких зусиль.
Однак спочатку деякі зусилля будуть потрібні. Правда, витрати на них несумірні з тими виграшними результатами, які Вас чекають.
Про Як вивчати правила
А може, у Вас на черзі необхідність дозволити заплутаний конфлікт - майте на увазі майбутній важка розмова.
Одним словом - використовуйте будь-яку непросту ситуацію, вирішення якої важливо для Вас зараз, в даний момент, а за результат бесіди Ви дуже боїтеся.
Ці правила застосовні всюди
Названі правила побудовані на використанні законів спілкування. Але ці закони не залежать від того, де і що дозволяється: виробничі проблеми або взаємини подружжя.
Як показує досвід, правила діють однаково ефективно як у діловому спілкуванні, так і в життєвій бесіді.
Тому, якщо особливо важливих бесід по роботі Ви не належить, але є серйозні, що вимагають обговорення сімейні проблеми, то можна мати на увазі саме їх при подальшому читанні.
Наприклад (хоч і не побажаємо Вам цього, але життя не завжди вважається з нашими побажаннями), у Вас давно назріла необхідність з'ясувати стосунки з дружиною (чоловіком): якщо не вдається змінити ситуацію - хоч розлучайся (що Вас теж не приваблює).
Або: треба вплинути на сина (доньку), щоб змінив (а) свою поведінку (відношення).
Одним словом, правилам (до яких ми нарешті переходимо) тут є застосування.
Правило 1. Сформулюйте конкретні цілі.
Ними можуть бути: укласти угоду, підписати договір, дозволити спірне питання, переконати, отримати інформацію, дати завдання, проконтролювати виконання, проінструктувати, покритикувати за погану роботу, розібратися, допомогти, переконати, "відбитися" від завдання, відзвітувати, виправдатися і т. д. (Читає може продовжити перелік можливих цілей для бесід з відвідувачами, з підлеглими, керівниками).
-* Чим конкретніше сформульована мета, тим більше визначеності в подальших кроках. Особливо це важливо для вибору найбільш раціональної тактики бесіди (про це - правило 6).
Причому формулювати цілі бесіди корисно не тільки її ініціатору, а й іншій стороні. Уявіть, що до Вас прийшов співробітник (ініціатор бесіди) з питанням, який Ви дозволити не в змозі в силу відсутності у Вас необхідної інформації. Природно, Ви ставите першої на меті отримання інформації і перш за все від самого прийшов.
Правило 2. Складіть план бесіди.
Як часто виникає ситуація, подібна такій: Перший співрозмовник: "На цей рахунок було рішення наради". Другий: "Яке? Я нічого не знаю". Перший: "Зараз покажу Вам протокол (шукає -р спочатку на столі, потім в ящиках столу, потім в шафі. Чи не знаходить). Так ось кудись запропастився. Але я Вам точно кажу - було таке рішення. 'Другий:" Напевно , було, раз Ви говорите. Але мені не віриться, щоб там могла бути саме таке формулювання, адже від формулювання все і залежить. Тому не можу з Вами погодитися. "
Чи не здається Вам, читачу, перший співрозмовник програв цей епізод (а, можливо, з ним і вся розмова)?
А сталося це тому, що розмова не був забезпечений інформаційно - були підібрані документи, які, як відомо, є найбільш вагомими доказами.
Відносно числа учасників бесіди слід зауважити, що кожен новий учасник може привнести елемент невизначеності. Тому для керованості слід прагнути до мінімального числа учасників.
Найлегше бесіду вести віч-на-віч, удвох, без сторонніх слухачів. Наявність слухачів створює "ефект театру", коли ми говоримо, маючи на увазі не тільки того, до кого зверталися
емся, а й інших слухачів; бо часто нам не байдуже, що подумають, що розкажуть іншим свідки бесіди. Але це не байдуже і нашому співрозмовнику, тому його сприйняття і реакція в присутності сторонніх також будуть менш передбачуваними.
Правило 3. Виберіть час: а) зручне і Вам і Вашому співрозмовнику; б) достатня для розмови.
Уявіть, що Вам потрібно поговорити з працівницею про її ставлення до роботи, розібратися, чому останнім часом її як підмінили: до роботи стала ставитися недбало, на справедливі зауваження грубить. Треба викликати її на відвертість. Найзручніше для Вас час - кінець робочого дня. І ось Ви зустрічаєтеся з робітницею, коли до кінця її зміни залишається 20 хвилин.
Про що вона буде думати, якщо їй після роботи не можна затриматися ні на хвилину (необхідно забрати дитину з садка, наприклад). Звичайно ж, тільки про те, щоб розмова не затягнувся! Ясно, що ні про яку відвертості з її боку мови бути не може. Мета не досягнута, отже, бесіда програна.
А вся справа в тому, що ініціатор бесіди порушив і правило 3 (а) і правило 3 (б): не потурбувався, щоб час було достатнім і зручним не тільки йому.
Ризиковано починати бесіду (з числа тих, які затягнуться) напередодні нарад та інших фіксованих справ.
Не рекомендується включати в розмову після події, що викликав хвилювання, нервове потрясіння, гнів (зокрема, після щойно отриманої "прочуханки" від шефа).