Ділове листування в сучасному світі бізнесу - важлива складова частина успіху. Співробітники будь-якої організації щодня стикаються з необхідністю складати власну ділову кореспонденцію і відповідати на вхідну.
Ділове листування має свою широку класифікацію: офіційна, особиста, зовнішня, внутрішня, по мети написання і формі відправлення.
Однією з компетенцій сучасного працівника є вміння грамотно написати діловий лист: подяку, запит, підтвердження, гарантію, претензію, прес-реліз, привітання, рекомендацію та інші.
Розглянемо основні кроки в написанні ділового листа.
Культура ділового листування - це і оформлення листа, і грамотність тексту, і коректність вживання слів і виразів. Тому краще всього спочатку використовувати чернетку, щоб потім перевірити себе і виключити неприємні непорозуміння.
Преамбула потрібна для того, щоб в декількох словах показати мотивацію і мета листа. Для цього вживаними виразами є: Відповідно до ... (назва документа, нормативного джерела), З метою ..., У відповідь на ..., На підтвердження ..., В порядку надання ..., В зв'язку з .... та інші відповідні словосполучення.
У висновку необхідно ще раз коротко узагальнити мета листа.
Правила ведення ділової переписки передбачають чітке оформлення ділових листів. Після того, як текст листа перевірений, відредагований, узгоджений, необхідно його грамотно оформити.
Візовий збір обов'язково передбачає поля: зліва - три сантиметри, праворуч - один-півтора сантиметри.
Шрифт найчастіше використовується Times New Roman, 12-й (14-й) розмір кегля, одиничний (полуторний) інтервал між рядками.
Якщо лист містить додатки, які оформляються на окремих аркушах, необхідно вказати їх кількість перед підписом відправника.
Ділове листування повинна зберігатися в порядку, так як є важливим доказом діяльності підприємства з даного питання.
