У матеріалі запропонована докладна інструкція, як відкрити відокремлений підрозділ і що для цього вам буде потрібно в нинішньому році. Ми розглянемо такі нюанси, як реєстрація відокремленого підрозділу, правила використання спрощеної системи оподаткування для його відкриття і перелік дій, які необхідно виконати підприємцю.
Для початку ознайомимося з самим поняттям підрозділу, який буде визнано відокремленим. Відокремлений підрозділ (ОП) - це будь-який офісне або складське приміщення, а так само територія виробничого характеру, що не розташовується там же, де і сама організація, і при цьому має мінімум одне постійне місце роботи співробітника, яке діє більше, ніж один календарний місяць .
Разом з відкриттям такого підрозділу, у компанії з'являється ряд додаткових обов'язків, заснованих не тільки на виплату податкових зобов'язань і страхових внесків, але і з необхідною реєстрацією відокремленого підрозділу. Це додаткова робота, з якою зіткнеться головний бухгалтер підприємства. Далі розглянемо поетапно, як правильно організувати такий процес, для того, щоб діяльність підрозділу відповідала нормам законодавства і не вилилася для організації в штрафні або інші санкції через неусвідомленого порушення правил або законів.
Етап №1. Чим відрізняється підрозділ від філії, згідно з установленими нормами поточного року.
Саме по собі відкриття філій не вигідно і небажано для тих компаній, які працюють за спрощеною системою оподаткування, так як при наявності хоча б одного філії, вона втратить право на використання спрощеної системи оподаткування. Саме тому, для бухгалтера важливо мати чітке уявлення про відмінність між поняттями філії та підрозділи, щоб не понести додаткові витрати.
Починаючи з цього року, підприємства отримали можливість відкрити представництво, продовжуючи при цьому користуватися спрощеною системою оподаткування. Головною відмінною його рисою є те, що всі відомості про філії повинні бути внесені до статуту компанії.
Крім цього, присутній функціональне розходження. У п'ятдесят п'ятій статті цивільного кодексу чітко вказано, що відокремлений підрозділ або представництво направляє свою діяльність на те, щоб захищати інтереси організації і представляти їх. Філія виконує функціональні обов'язки, такі ж, як і сама організація, крім того, здійснює діяльність підрозділу.
Тому, в першу чергу, бухгалтеру слід дізнатися, якими функціями він збирається наділити знову створюване підрозділ, і чи не буде воно сприйнято податковими органами, як філія. Якщо начальство планує все-таки сформувати нову філію, то бухгалтер повинен привести ряд аргументів, які вкажуть на додаткові витрати і можливі проблеми.
Аргументи проти реєстрації філії.
• Якщо юридична або фізична особа відкриває філію, то він більше не зможе працювати за спрощеною системою оподаткування. Підприємець втрачає таке право з першого дня квартального періоду, в який філія буде поставлений на облік, а статутні правила будуть змінені. Це говорить про те, що як тільки робота за спрощеною системою припиняється, підприємець повинен з початку квартального періоду виплачувати податкові зобов'язання, згідно з правилами загальної податкової системи, а саме: податок, яким обкладається прибуток організації, ПДВ і податкові виплати за майнові блага.
Найбільш проблемним з податків є податок на додану вартість, з огляду на правил його нарахування. Для того, щоб правильно підрахувати суму цього податку, знадобиться врахувати вартість усіх послуг і товарів, які підприємство реалізувало за минулий квартальний період.
Припустимо, що покупці вже виплатили за товари матеріальні засоби, згідно ціною, яка була встановлена без податку. Навряд чи хто-небудь з них погодитися виробляти доплати, причина яких пояснюється переходом організації на інший режим оподаткування. Хіба що, якщо це великі замовники або постійні клієнти, які співпрацюють з підприємством вже довгий час. Якщо ж доплат не буде, доведеться самостійно додавати свої матеріальні засоби.
• Чи вплине відкриття філії і на суму страхових внесків. Якщо раніше, при роботі на спрощеній системі, ви платили внески на основі пільгових послаблень, то тепер вам доведеться доплатити ті кошти, які не були внесені у зв'язку з пільговим режиму. Розрахунковий період в такому випадку починається з першого дня поточного календарного року. Виникне необхідність додаткових розрахунків, для подальшої здачі їх в органи податкової інспекції.
Ці доводи повинні переконати начальство в тому, що відкриття відокремленого підрозділу буде набагато більш вигідним виходом із ситуації, принаймні, до початку нового року. Перехід на систему загального оподаткування на вимушених основи принесе ряд ускладнень для роботи організації. Якщо це дійсно необхідно, то краще на добровільних засадах з наступного року змінити систему оподаткування і створити філії відповідно до встановлених законодавством правил. Можна організувати ще одну юридичну особу, яка буде працювати на засадах загальної системи оподаткування, і мати свої філії.
Отже, буде сподіватися, що доводи бухгалтера виявилися вагомими, і начальство все ж схилилося до того, щоб організувати відокремлений підрозділ. Тоді ми переходимо до другого етапу.
Етап №2. Необхідно повідомити органи податкової інспекції про те, що організація буде відкривати відокремлений підрозділ.
Постановка на облік відокремленого підрозділу відбувається у відділенні податкових органів, яке знаходиться в районі, де воно буде розташоване. Такі правила реєстрації діють в тому випадку, якщо місце розташування підрозділу буде перебувати під відповідальністю відмінного від юридичної особи, відділення податкової служби.
Для того щоб зареєструвати свій підрозділ, вам буде потрібно виконати наступні дії:
1) Подача повідомлення в відділення органів податкової служби, яка відповідає місцю реєстрації юридичної особи, про те, що ви відкриваєте підрозділ. Повідомлення оформляється за стандартом, встановленим наказом фіскальної податкової служби, номер якого С0931. Необхідно повідомити органи в термін, що не перевищує один календарний місяць, з моменту організації представництва. Більш ніяких документів надавати не треба. Також, не слід, і відвідувати відділення податкової служби, яке відповідає розташуванню підрозділу;
2) Ваше повідомлення буде розглянуто протягом не більше, ніж п'яти робочих днів. За цей же термін відокремлений підрозділ буде зареєстровано.
Є кілька варіантів подачі повідомлення в податкову службу: можна особисто принести повідомлення в відділення, передати за допомогою відправки рекомендованого листа через пошту або ж направити його через інтернет, але для цього знадобиться завірена електронний цифровий підпис начальника організації або його довіреної особи.
Якщо ж організація своєчасно не подасть повідомлення в податкову інспекцію про те, що відбулося відкриття відокремленого підрозділу, то на неї накладається штраф у розмірі десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. З цього випливає, що бухгалтер повинен мати чітку інформацію щодо того, коли підрозділ було створено. Ознаки завершення створення представництва не вказані в кодексі, що злегка ускладнює ситуацію.
У міністерстві фінансів говорять про те, що підрозділ можна вважати створеним після формування на ньому хоча б одного робочого місця. Саме з цього моменту необхідно починати відлік одного календарного місяця, в який необхідно подати повідомлення. Точкою відліку також можна вважати день працевлаштування першого співробітника в підрозділ. Для того, щоб уникнути зайвих конфліктів і проблемних ситуацій, краще подати повідомлення через дві або три тижні, а не затягувати з цим до останнього дня.
Етап №3. Умови та нюанси орендного питання.
Цей етап найбільш необхідний бухгалтерам тих компаній, які працюють за спрощеною системою системи доходи-видатки. Найчастіше, такі організації для того, щоб організувати відокремлений підрозділ, будь то склад, виробнича територія або торгова точка, беруть приміщення в оренду.
Тут слід з особливою увагою поставитися до угоди про оренду і його умов. Звичайно, ж якщо організація має в штаті професійного нотаріуса, то краще довірити це питання йому. Але підприємства, які не дуже великі і не мають необхідних коштів для найму юристів, швидше за все відповідальність за договір покладуть на бухгалтера. Навіть якщо нотаріус є, і буде сам розбирати документ, бухгалтеру бажано бути присутнім при цьому процесі, щоб надалі не виникло проблем із занесенням інформації про видаткову статті договору.
Розглянемо основні моменти, які найчастіше викликають проблеми в подальшому з умовами угоди про оренду.
1) Дуже важливим елементом при укладанні договору є терміни, протягом яких він буде дійсний. Якщо ви оформляєте угоду на період, більший, ніж один календарний рік, його необхідно зареєструвати на державному рівні. Якщо ж не пройти реєстраційну процедуру, може виникнути ряд проблем з внесенням оплати за оренду, так як податкова служба може відмовитися від прийому таких платежів. Щоб не стикатися зі збором і оформленням документів для проходження обов'язкової реєстрації, багато підприємців укладають договір на менший термін.
Це дозволить вам обійтися без реєстраційної процедури, при цьому можливий облік орендної плати у видатковій статті. При укладанні угоди на термін, що не перевищує один рік, його можна пролонгувати надалі, якщо такі умови передбачає саме угоді. В такому випадку вам також не буде потрібно реєстрація оренди приміщення. Тому, якщо ви уклали договір на термін, що перевищує один календарний рік, фахівці радять, переоформити угоду або ж не нехтувати офіційною реєстрацією, щоб уникнути виникнення проблем.
2) Наступний нюанс, якому слід приділити особливу увагу - це оплата комунальних платежів за орендоване будівлю або приміщення. Ви можете вказати в угоді, що будете пересилати обумовлені суми безпосередньо того, у кого орендуєте приміщення, в обумовлені терміни. Іноді, людина здає приміщення, відразу ж розраховує вартість оренди, включаючи в суму платежі за комунальні послуги. Можливий і інший варіант - перерахування орендодавцеві суми за оренду, але при цьому вона включає тарифіковані комунальні послуги, сума платежів за які була нарахована за встановлений проміжок часу з урахуванням використання їх наймачем.
Останній варіант дозволяє бухгалтеру вказувати суми, які були виплачені комунальним підприємствам в податкових базах, використовуючи спрощену податкову систему. Дана можливість бухгалтера уточнена в податковому кодексі країни, в статті під номером 34616. Іноді умови угоди враховують загальну суму регулярного платежу за оренду, але при цьому не включають в себе виплати комунальним службам і не містять додаткових пунктів з поясненнями. У той же час, людина, у якого підприємець орендує приміщення, наполягає на виплаті йому компенсацій за комуналку. В такому випадку, бухгалтер ніяк не зможе внести дані розтрати в видаткову частину. Єдиним виходом є коригування умов угоди.
Якщо ви плануєте самостійно оплачувати послуги комунальних служб, з використанням власних коштів і рахунків, то цей нюанс необхідно також обговорити при складанні умов угоди. Якщо сторони внесуть дану поправку до договору, то при формуванні видаткової бази ви зможете уявити витрати на комунальні послуги, як матеріальні витрати.
3) При складанні договору оренди неодмінно слід обумовити ремонтні питання. У статті шістсот шістнадцять зазначено, що за проведення капітальних ремонтних робіт закріплено за тим, хто здає приміщення. А ось поточні ремонтні роботи виконувати повинен той, хто знімає будівництво. У договорі оренда можна внести корективи, але тільки з обопільної згоди сторін.
Якщо під час укладення угоди про оренду приміщення, де буде мати місць відкриття відокремленого підрозділу, не піднімалося питання про ремонтні роботи, то наймач може виконувати тільки поточні роботи, вказуючи витрати на них у видатковій частині. Заборона на проведення капітального ремонту може дати тільки орендодавець, і тоді, якщо він все одно проведе капітальний ремонт, витрати на нього не зможуть бути враховані в податкових базах при роботі на спрощеній системі.
Етап №4. Детальна інструкція, як відкрити відокремлений підрозділ, правильно відбивши витрати на відкриття.
Якщо ви відкриваєте нову торгову точку, офіс або складське приміщення, то є можливість обліку витрат в податкових базах на спрощеній системі оподаткування. Відкриття завжди передбачає ряд витрат, таких як придбання меблів, оргтехніки або іншого необхідного обладнання. Якщо ви плануєте використовувати всі придбані речі при веденні господарських робіт, то витрати на ці придбання можна внести в базу податків.
Те, як вони будуть враховуватися податковою службою, безпосередньо залежить від загальної суми витрат. Якщо ви витратили більше, ніж сорок тисяч рублів, то це враховується, як придбання основних засобів. В такому випадку, для списання витрат і введення в роботу придбаних товарів, ви можете розділити загальну суму між останніми днями тих квартальних періодів, які залишилися до закінчення податкового періоду. Головне, оформити поділ рівними частинами.
Якщо ж ви придбали майно, яке не підлягає амортизації, то можна вказати всю витрачену суму повністю в витратних матеріалах, після того, як воно буде оплачено і почне експлуатуватися підрозділом.
Не враховуються у видатковій статті такі придбання, які не є необхідними для ведення діяльності підприємства, наприклад, мікрохвильовка або електрочайник для співробітників.
Крім перерахованих витрат, підприємець стикається і з іншими вкладеннями, наприклад, оплата навчання персоналу, який був набраний для роботи в підрозділі. Ці витрати також підлягають обліку в податковому відділенні. Вони потрапляють під статтю витрат на заробітну плату співробітників. Для того, щоб докладніше вивчити цю статтю витрат, можна звернутися до двісті п'ятдесят п'ятій статті, представленої в Податковому кодексі. У третьому пункті є дані про витрати на стимуляцію і компенсацію, до яких зараховуються виплати за роботу понад встановлену норму, робочий час в святкові або вихідні і за здійснення додаткових робіт.
Вам також доведеться вкласти деякі кошти в перевезення придбаних засобів, необхідних для ведення діяльності, наприклад обладнання, техніки та меблів. Тут є два варіанти обліку. У першому варіанті компенсуються витрати на паливо, якщо ви використовували своє власне транспортний засіб для перевезень. У другому варіанті, якщо ви зверталися по допомогу транспортних компаній для перевезення товарів, всі витрати можна списати за статтею матеріальні витрати.
Зразок заповнення заяви на реєстрацію відокремленого підрозділу (сторінка 1):
Зразок заповнення заяви на реєстрацію відокремленого підрозділу (сторінка 2):
В принципі, ведення обліку не має ніяких яскраво виражених відмінностей від звичних для вас форм. Спеціальна книга, яка містить інформацію про всі витрати і прибутки, повинна заповнюватися за стандартом і містити всю інформацію про фінансові потоки. Це не тільки фінансові операції відділу, а й усього підприємства. Немає необхідності в оформлення окремої книги для підрозділу.
Карина Ємельянова.
підготовлено для BBCONT.RU