Цей стандарт регулює процеси управління документами державних, комерційних і громадських організацій, призначеними для внутрішнього або зовнішнього користування. Його положення є рекомендаціями по створенню систем управління документами, включенню в них документів, а також забезпечення відповідності документів встановленим в стандарті характеристикам.
Цей ГОСТ без перебільшення повинен бути настільною книгою будь-якого діловода. На даний момент це один з небагатьох нормативних документів з діловодства, що містять практичні рекомендації з оформлення документів. Зокрема, він встановлює:
- склад реквізитів документів;
- вимоги до оформлення реквізитів документів;
- вимоги до бланків документів. включаючи бланки з відтворенням Державного герба РФ.
Це менш відомий документ в порівнянні з тим, який він тлумачить, але настільки ж цінний практично. Додаткову цінність Методичних рекомендацій надають Приблизний перелік документів, які підлягають затвердженню (Додаток 7) і Приблизний перелік документів, на які ставиться відбиток гербової печатки (печатки із зображенням товарного знака або знака обслуговування) (Додаток 8).
Віра Иритикова. професійний керуючий документами, документознавець, експерт Гільдії Керуючих Документації
Даний стандарт можна розглядати в якості наступника раніше діяли стандартів на оформлення організаційно-розпорядчих документів. Перші версії подібних стандартів розроблялися в 1969 і 1970 рр. А найбільш відомими і досить довго діяли стали стандарти ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72 (вимоги до оформлення реквізитів і до формуляру-зразком встановлювалися окремо; зміни вносилися в 1978 р), а також ГОСТ 6.38-90, в якому були « об'єднані »вимоги до формуляру-зразком і оформлення реквізитів, і його наступник - ГОСТ Р 6.30-97 з точно такою ж назвою.
- в підсистемі організаційних документів - концепція, стратегія, політика;
- в підсистемі розпорядчих документів - доручення, а крім того, розпорядження видаються по основній діяльності набагато частіше вказівок;
- в підсистемі інформаційно-довідкових документів - службова записка.
Основні ідентифікаційні реквізити документів, що належать до інших систем документації (дата, підпис, індекс, найменування виду), оформляються практично так само, як встановлює даний стандарт, незважаючи на те, що він має рекомендаційний характер.
- склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів; цей склад є максимальним, тобто являє собою загальний список реквізитів, які можуть бути використані при оформленні документів ОРД; і особливо важливо встановлення точних термінологічних назв цих реквізитів (спотворення назв реквізитів допущено в Правилах діловодства в федеральних органах виконавчої влади);
- вимоги до оформлення кожного з реквізитів;
- стандартні формати паперу, що застосовуються при оформленні документів ОРД;
- схеми розташування реквізитів на аркушах паперу стандартного формату, тобто формуляр-зразок документів системи ОРД на базі конструкційної сітки з визначенням кордонів розміщення кожного реквізиту;
- типи і види бланків, що застосовуються для оформлення документів ОРД;
- приклади (в стандарті названі зразками) загального бланка, бланків листів і бланка наказу.
У процесі створення електронних документів в статусі оригіналів регламентація вимог до їх оформлення за даними, вже перевіреним практикою, стає ще більш актуальною (звичайно, з урахуванням їх гармонізації з обмеженнями форматів подання електронних документів).
Оскільки міжнародною практикою стандартизації встановлено 10-річний цикл перегляду стандартів, сподіваємося, що в найближчому майбутньому буде підготовлено нову редакцію даного стандарту. Основними напрямками модернізації вимог до оформлення документів в даний час можна вважати наступні:
- класифікація власне реквізитів документів і відміток, які відображають процеси його обробки в паперовому або електронному вигляді з виходом на регламентацію обов'язкових метаданих документа, створюваного виключно в електронному вигляді;
- встановлення правил оформлення реквізитів документів і відміток на документі з урахуванням застосування уніфікованих форм для створення документів, в тому числі в електронній формі;
- створення правил однакового візуального відображення (візуалізації) електронного документа, його основних реквізитів, технологічних діловодних відміток, які підтверджуються дій з ним (транзакцій) і метаданих;
- регламентація вимог до електронних бланків документів (електронних шаблонів) і т.п.
ГОСТ 51141-98
Віра Иритикова. професійний керуючий документами, документознавець, експерт Гільдії Керуючих Документації
Область його застосування - всі види документації та література з діловодства та архівної справи. Даний стандарт містить стандартизовані терміни з визначеннями, що включають загальні поняття даної предметної області. Базовими і актуальними є визначення термінів «документ; документована інформація »,« реквізит документа »,« юридична сила документа »,« документування »,« система документації »,« архівний документ »,« архівний фонд »,« документальний фонд »та інші.
«Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »була затверджена наказом Головархіву СРСР в 1988 році. Незважаючи на солідний для документа вік, ГСДОУ до сих пір діє в частині, що не суперечить більш сучасним нормам.
ГСДОУ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах держуправління, на підприємствах, в установах і громадських організаціях. Це серйозний і повний документ, але звертатися до нього, на жаль, доводиться не часто, так як багато питань вже переглянуті більш сучасними стандартами.
Віра Иритикова. професійний керуючий документами, документознавець, експерт Гільдії Керуючих Документації
«Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »- це повна назва документа, який більш відомий під скороченим найменуванням ГСДОУ. Документ був схвалений колегією Головархіву СРСР 27.04.1988 і наказом Головархіву СРСР від 25.05.1988 № 33.
ГСДОУ була розроблена в розвиток основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД; М. 1974) і мала проміжний варіант з назвою Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ).
У ГСДОУ закріплюються правила і принципи, що встановлюють єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в умовах, коли в цих процесах стали активно застосовуватися засоби механізації та автоматизації роботи з документами, а в управління галузями народного господарства впроваджувалися автоматизовані системи управління (АСУ на базі «великих» ЕОМ), що вимагало класифікації та уніфікації не тільки документів, але і міститься в них інформації. На основі ГСДОУ і державних стандартів організації зобов'язані були регламентувати склад застосовуваних документів, розробляти і застосовувати уніфіковані форми документів, закріплюючи їх в табелях документів, які в даний час ведуться як табелі застосовуваних в організації уніфікованих форм документів.
Нормативний аспект ГСДОУ забезпечувався тим, що встановлюються нею правила документування та оформлення документів базувалися на вимогах державних стандартів ГОСТ 6.38-90, ГОСТ 6.10.5-87, які мали обов'язковий характер і статус нормативно-технічних документів. На вимогах ГОСТ 6.10.4-84 і ГОСТ 6.10.1-88 базувалися і нормативні вимоги ГСДОУ до оформлення реквізитів і роботі з машиночитаному документами (зараз ми їх називаємо електронними документами) і машинограм. Принцип однакового і формалізованого опису реквізитів машиночитаємих документів на основі загальносоюзних класифікаторів (ОКПО, ОКУД, КВЕД та ін. Які тепер відомі як загальноросійські класифікатори і мають статус стандартів) залишається актуальним і застосовується в сучасних інформаційних системах (наприклад, в МЕДО), т.к . основа для функціонування всіх СЕД - система класифікаторів і довідників.
На жаль, за результатами проведеної адміністративної реформи в даний час Росархів втратив функцію методичного керівництва діловодством в країні, а Росстат вже не стверджує уніфіковані форми документів.
Навігатор по ГОСТам
Навігатор по ГОСТам в сфері ДОУ