Коли бізнесу потрібні паперові документи?
В першу чергу тоді, коли справа стосується організаційно-розпорядчих документів. регулюють діяльність підприємства: установчі документи, договори з контрагентами і т.д. Перехід на електронний документообіг з контрагентами поступово набирає популярність, але суди досі не завжди визнають електронні договори і правомочність електронного цифрового підпису (ЕЦП). В даний час ЕЦП не містить біометричні дані і не захищає повністю від шахрайства, так як може бути використана сторонньою людиною, надаючи юридичну силу з підписаним документом. Тому в разі виникнення судового спору паперовий документ з традиційною підписом залишається основним доказом умов роботи, прав і обов'язків сторін.
Роздруківка знадобиться і для документів, що вимагають обов'язкового нотаріального посвідчення. Послуги нотаріуса з ЕЦП вже не рідкість, але вони виявляються дорожчими за звичайні і поширені далеко не в кожному місті.
Документообіг кадрової служби також поки не може бути повністю переведений в електронний вигляд. Сюди відносяться документи з обов'язковим ознайомленням працівника "під розпис": локальні нормативні акти, накази; а також документи, що вимагають завірення печаткою організації або відділу кадрів (наприклад, довідка з місця роботи, виписка з трудової книжки, копія наказу та ін.). Чим більше штат компанії, тим більший обсяг кадрового діловодства їй належить вести на паперових носіях.
Окремо варто відзначити трудовий договір. В даний час проект електронного трудового договору, що має юридичну силу без дублювання на папері, знаходиться в стадії розробки. А значить, обмін між роботодавцем і працівником паперовими примірниками трудового договору залишається обов'язковим.
Компаніям, що надають послуги населенню. необхідно підтримувати паперовий документообіг, що забезпечує юридичні права фізичних осіб.
Будь-яка дистрибуція вимагає формування цілого комплексу документів, пов'язаних з організацією поставок. У разі перевірки при транспортуванні вантаж, який не має супровідної документації, може бути визнаний незаконним. Згодом доведення прав на нього і його юридичної чистоти може виявитися досить довгим і витратним. Так само документального підтвердження для подальших розглядів зажадають ситуації пошкодження, недостачі, втрати або крадіжки вантажу.
Не можна забувати і про перевірки контролюючих органів. У більшості випадків, співробітники податкової інспекції або пенсійного фонду попросять надати паперові копії електронних документів.
Типове програмне забезпечення, пропоноване операторами електронного документообігу, не завжди дає можливість підготовки документів необхідних уніфікованих форм, повністю відповідають вимогам законодавства. Також це ПЗ може не підтримувати конкретні форми, відповідні бізнес-процесів тієї чи іншої компанії, а впровадження індивідуальних налаштувань електронного документообігу може вимагати істотних фінансових і тимчасових витрат. Жорстка конкуренція серед операторів подібних сервісів не дозволяє контрагентам вільно пересилати документи між різними системами. Роумінг налаштовується для конкретної пари контрагентів, що також є досить трудомістким процесом.
Виходячи з вищевикладеного, не дивно, що в більшості російських компаній прийнята практика використання змішаного - електронно-паперового документообігу. А значить, обов'язковим для будь-якого бізнесу стає організація центру друку.
Рішення паперової проблеми
Гідність сучасної друкарської техніки - універсальність. Виробники принтерів і багатофункціональних пристроїв орієнтуються на актуальні вимоги бізнесу і пропонують пристрої, які можна підібрати в чіткій відповідності потребам компанії або структурного підрозділу. Не останнім фактором при виборі відповідного рішення є і вартість відбитка.
Великих успіхів у зниженні витрат на друк при одночасному підвищенні її швидкості домоглася в останні роки компанія Ricoh. Якщо в середньому по галузі вартість одного монохромного відбитку формату A4 становить 5,50-9,00 руб. (Чим менше обсяги друку, тим дорожче), то з новими принтерами та МФУ Ricoh цей показник вдасться знизити до 2,70-5,00 руб. за відбиток при використанні картриджів стандартної ємності. І навіть від цієї суми можна заощадити до 35%, якщо використовувати картриджі підвищеної ємності.
Наприклад, для невеликих обсягів друку найкраще підійдуть компактні пристрої, що дозволяють впевнено працювати з невеликими тиражами документів. Наприклад, принтери і МФУ Ricoh SP 220Nw, SP 220SNw і SP 220SFNw відрізняються і скромними розмірами, і зручністю, і простотою використання. Вони готові до роботи відразу після установки, не вимагають спеціальних знань при обслуговуванні і "всеїдні" - здатні працювати і з комп'ютерами будь-яких виробників, без оглядки на операційну систему, і з мобільними пристроями. Ці пристрої (а в лінійці є і принтер, і МФУ, і МФУ 4 в 1, де присутній ще і факс) дозволяють закрити потреби у пресі таких підрозділів, як служба кадрів, секретаріат компанії, інші відділи, які періодично працюють з паперовими документами. Доцільно використання моделей з серії Ricoh SP 220 невеликими компаніями і навіть індивідуальними підприємцями. Вагомим плюсом також буде і трирічна гарантія, яка свідчить про високу надійність пристроїв.
Для вирішення завдань, пов'язаних з серйозним за обсягом документообігом, підійдуть пристрої Ricoh серії SP 325. Також розрізняючи по набору своїх можливостей, SP 325SDNw, SP 325SNw і SP 325SFNw здатні повністю "закрити" потреби невеликої компанії або структурного підрозділу, які ведуть активну роботу, пов'язану з обслуговуванням клієнтів. Бухгалтерії, відділи продажів, логістики, сервісного обслуговування - цим структурам відмінно підійдуть такі якості SP 325, як продуктивність, гнучкі настройки, можливість друку з мобільних пристроїв, швидка оцифровка багатосторінкових документів за допомогою автоподатчика. Крім іншого, МФУ обох лінійок вміють відправляти відскановані документи в папку, по FTP або на USB-флешку.
Відмовитися від паперового діловодства на сьогоднішній день не представляється можливим. Але якщо 10 років тому робота з документами лягала на бізнес тяжким тягарем, то сьогодні поєднання достоїнств електронного документообігу та можливостей сучасних технологій друку дозволяє знайти оптимальне змішане рішення, максимально ефективне для бізнесу.
Дарина Кокіна. фінансовий директор групи комунікаційних агентств.