Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:
Порядок повинен бути розроблений з урахуванням загальних вимог при обробці персональних даних працівника і гарантій їх захисту, встановлених ст. 86 ТК РФ; працівник повинен бути ознайомлений з ним під розпис (п. 8 частини першої ст. 86 ТК РФ).
Роботодавцю слід мати на увазі, що невиконання працівником обов'язки про своєчасне повідомленні інформації про зміну своїх персональних даних не може спричинити для працівника негативні наслідки (його не можна притягнути ні до дисциплінарної, ні до матеріальної відповідальності), оскільки такий обов'язок не випливає з вимог трудового законодавства. Законодавець встановив для працівника тільки право вимоги про виключення або виправлення невірних або неповних персональних даних (частина перша ст. 89 ТК РФ), а обов'язок по наданню актуальних даних на працівника законом не покладено.
Не можна залучити працівника до дисциплінарної або матеріальної відповідальності і в разі надання ним документів, що містять недостовірні відомості (персональні дані). Норма п. 11 частини першої ст. 81 ТК РФ (про право роботодавця розірвати трудовий договір у зв'язку з поданням працівником підроблених документів) в подібних випадках може бути застосована бути не може, оскільки трудовий договір вже укладено, а нові документи (нехай навіть з недостовірними відомостями) ніяк не можуть вплинути на рішення роботодавця про укладенні трудового договору * (2).
Тому ми вважаємо, що встановлення порядку обробки персональних даних працівників в локальному нормативному акті само по собі не вирішить проблему своєчасної зміни роботодавцем відомостей про персональні дані, що містяться в документах, які використовуються в діяльності організації, оскільки для працівників встановлення відповідної обов'язки, по суті, буде встановленням способу реалізації ними свого права вимоги до роботодавця про зміну неактуальних даних. Але такий документ, на нашу думку, може допомогти роботодавцю уникнути претензії до нього з боку працівників або контролюючих органів при виникненні тих чи інших негативних наслідків використання неактуальних відомостей при заповненні документів з метою представлення їх в різні державні органи.
У той же час необхідно відзначити, що невідповідність реальних персональних даних про працівника і даних в кадрових документах може спричинити проблеми для самого працівника (наприклад при підтвердженні страхового стажу для нарахування трудової пенсії). Своєчасне внесення зазначених змін - в інтересах самого працівника.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Земцов Євген
Контроль якості відповіді:
Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Кудряшов Максим