"Опис бізнес-процесів - до вершин майстерності"
Ковальов Сергій Михайлович,
Ковальов Валерій Михайлович
Частина 3.
"Опис бізнес-процесів верхнього рівня"
Класичний підхід до опису бізнес-процесів
Після опису оточення бізнес-процесу настає черга опису його внутрішньої структури. При вертикальному описі були показані роботи, з яких бізнес-процес складається. На етапі горизонтального опису описуються взаємодії між роботами, включаючи матеріальні та інформаційні потоки.
В даний час існує декілька десятків підходів або стандартів опису бізнес-процесів - ARIS, IDEF0 і ін. При цьому у людей бажаючих освоїти навички опису та оптимізації бізнес-процесів часто постає важке завдання розібратися у всьому цьому різноманітті і прийняти остаточне рішення про те який стандарт в даній ситуації використовувати.
Удавана на перший погляд складність опису бізнес-процесів є роздутою. Класична технологія опису бізнес-процесів, яка була розроблена на зорі народження процесних технологій управління, досить проста і складається всього лише з двох стандартів опису бізнес-процесів - DFD і WFD. Більшість інших сучасних стандартів, не дивлячись на інші назви представляють невеликі різновиди та доповнення двох класичних підходів DFD і WFD.
Відповідно до класичного підходу стандарт DFD, який розшифровується як Data Flow Diagram вдає із себе діаграму потоків даних, яка використовується для опису бізнес-процесів верхнього рівня. У свою чергу стандарт WFD розшифровується як Work Flow Diagram і являє собою діаграму потоків робіт, яка використовується для опису бізнес-процесів нижнього рівня. У діаграми потоків робіт є й інша назва - діаграма алгоритмів. Давайте розглянемо два цих стандарту, складових класичну методологію опису бізнес-процесів.
Побудова діаграм потоків даних - DFD
Стандарт опису бізнес-процесів DFD - Data Flow Diagram перекладається як діаграма потоків даних і використовується для опису процесів верхнього рівня.
На діаграмі потоків даних показуються роботи, які входять до складу описуваного бізнес-процесу, а також показуються входи і виходи кожної з робіт. Дані входи і виходи являють собою інформаційні, або матеріальні потоки. При цьому виходи однієї роботи можуть бути входами для інших.
Входи і виходи, які були показані при описі оточення бізнес-процесу є зовнішніми. Зовнішні входи на DFD-схемою надходять із зовні від постачальника процесу, а зовнішні виходи йдуть назовні до клієнта процесу. При побудові DFD-схеми бізнес-процесу їх потрібно перенести зі схеми оточення процесу DFD-діаграму. Для остаточного опису бізнес-процесу залишається описати тільки внутрішні інформаційні та матеріальні потоки. Кожен з них є виходом однієї з робіт і в той же є входом для іншого (рис. 4).
Мал. 4. Діаграм потоків даних - DFD
При побудові DFD-схеми бізнес-процесу потрібно пам'ятати, що дана схема показує потоки матеріальних та інформаційних потоків і ні в якому разі не говорить про тимчасову послідовності робіт. У більшості випадків тимчасова послідовність робіт збігається з напрямком руху потоків в бізнес-процесі. У загальному випадку це не вірно, так як можуть бути випадки подібні наприклад, наведеному на рис. 5.
Мал. 5. Приклад розбіжності часовій послідовності
робіт і напрямку руху документа
В даному прикладі друга робота по часу початку виконуватися раніше першої роботи, але документ рухається від першої роботи до другої. Саме тому стандарт DFD зручний для опису бізнес-процесів верхнього рівня або макропроцесів, при описі яких в загальному випадку неможливо вказати тимчасову послідовність робіт, так як всі роботи виконуються одночасне або існує кілька варіантів різних послідовностей, які до того ж можуть залежати і від різних точок зору. Давайте розглянемо приклад бізнес-процесу, наведеного на рис. 6.
Мал. 6. Приклад бізнес-процес верхнього рівня
Якщо компанія використовує схему роботи "на склад", то на питання що відбувається раніше закупівля продукції або її продаж можуть бути дані два різних відповіді в залежності від двох різних ситуацій. Якщо конкретний продукт є на складі, то його закупівля за часом первинного, ніж продаж. Якщо, при зверненні клієнта продукції на складі немає і клієнт готовий почекати поки буде проведена закупівля, то процес продажу починається з часу раніше, ніж закупівля, а закінчується пізніше. Тому при описі даного бізнес-процесу і подібних йому процесів доцільно використовувати DFD стандарт, який робить акцент на тимчасову послідовність робіт.
При побудові DFD-схеми бізнес-процесу також потрібно показати підрозділи і посади беруть участь і відповідають за виконання робіт, що входять до складу процесу. Рекомендується кожній роботі привласнити номер або ідентифікатор, а також використовувати два правила при формулюванні назви робіт.
Правило 1. Назви роботи потрібно формулювати відповідно до наступне формулою.
Назва роботи = Дія + Об'єкт
на яких дія здійснюється
Наприклад, якщо ця робота пов'язана з дією з продажу продукції, то її потрібно назвати "Продаж продукції", а ще краще конкретизувати що це за продукція. В даному випадку "Закупівля" це дія, а "продукція" - об'єкт над яким дію з продажу виробляється.
Правило 2. При формулюванні назви роботи потрібно намагатися використовувати коротку і лаконічну формулювання, що підвищить ефективність подальшої роботи по оптимізації бізнес-процесу. Ідеальним варіантом є випадок коли назва роботи формулюється за допомогою 2-3 слів. В крайньому випадку потрібно прагнути використовувати в назві не більше 50 символів. У складних випадках також рекомендується для кожного короткого назви роботи зробити її докладний опис, яке помістити в глосарій.
При формулюванні назв матеріальних та інформаційних потоків також потрібно використовувати подібні правила. В даному випадку друге правило використовується без змін, а перше правил формулюється наступною формулою:
Назва потоку =
Об'єкт, який представляє потік + Статус об'єкта
Наприклад, якщо мова йде про продукцію, яку відвантажили клієнту, то даний потік потрібно сформулювати наступним чином - "Продукція, відвантажена" або "Продукція, відвантажена клієнту". В даному випадку "Продукція" це об'єкт, який представляє потік, а "відвантажена клієнту" - статус об'єкта.
Побудова мережі бізнес-процесів
Іншим наочним поданням бізнес-процесів компанії є мережа процесів, яка представляє DFD-схему, побудовану на основі бізнес-процесів, що становлять дерево.
При побудові оточення бізнес-процесу були описані входи і виходи. Вхід і вихід кожного бізнес-процесу відповідно є виходом і входом для іншого бізнес-процесу або зовнішнього суб'єкта, з якими взаємодіє організація. Взаємодії між бізнес-процесами, складовими дерево показуються за допомогою мережі процесів (рис. 7).
Мал. 7. Розробка мережі бізнес-процесів
Ієрархічні зв'язку та класифікація бізнес-процесів на мережі процесів не показується для того, що б не захаращувати модель. На відміну від дерева бізнес-процесів мережу процесу дає більш повне системне уявлення про діяльність організації, так як дозволяє показати не тільки елементи організації, а й взаємодії між ними. Крім цього мережу процесів забезпечує перевірку розробленої моделі діяльності організації на цілісність, правильність виділення бізнес-процесів і опису їх оточення. Якщо вихід одного з бізнес-процесів, наприклад документ, ніде далі не використовується, тобто не є входом для іншого бізнес-процесу або зовнішнього суб'єкта, то це означає наступне. Перше - описаний вихід бізнес-процесу є або помилковим, або зайвим. В іншому випадку потрібно знайти бізнес-процес для якого даний вихід є входом і доопрацювати схему оточення цього бізнес-процесу.
На практиці мережу процесів часто називають мережею або схемою взаємодії бізнес-процесів. Відмінність мережі процесів від класичної схеми DFD полягає в тому, що на мережі потрібно показати зовнішні суб'єкти, з яким взаємодіють бізнес-процеси компанії - клієнти, постачальники, банки та ін. На рис. 8 наведено приклад мережі бізнес-процесів для виробничої компанії.
Мал. 8. Приклад мережі бізнес-процесів
Версія для друку