Максимально ефективний розвиток бізнесу - мета будь-якого керівника, який відкрив своє підприємство. І в сучасних умовах його автоматизація дозволяє цього досягти. Обробка і управління документообігом вручну часто видається дуже сумнівним і часто - некоректним. Але невеликі стоматологічні клініки і кабінети не завжди мають необхідні ресурси, щоб впроваджувати системи автоматизації. І ця перепона - не єдина.
Основна складність невеликих клінік - невеликий обсяг оборотного капіталу. Кредити під АСУ виявляються непідйомними, та й немає бажання їх брати, а також неясно, як розраховувати окупність. Коробкові сервіси - ті, що продаються у вигляді окремого установчого диска з ПО, можливо, не так і велика. Але додайте вартість комп'ютерів, прокладання мереж, вартість навчання персоналу (зазвичай без цього не обійтися) і договір на техобслуговування. В середньому вартість зростає в три рази.
МЕТА ВПРОВАДЖЕННЯ БУДЬ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ - У ВИРІШЕННІ КОНКРЕТНИХ ПРОБЛЕМ КЕРІВНИКА БІЗНЕСУ
Рішення. Оптимальний варіант - сервіс, який пропонує не комплексне впровадження, а автоматизацію в її обмеженому варіанті, так би мовити, версію «Лайт». Також для невеликих клінік порятунком стають технології SAAS. Абонент сплачує за послугу автоматизації орендну (абонентську) плату. Немає накладних витрат на ПЗ, на навчання, не потрібен сервер, локальні мережі. Ви користуєтеся програмним забезпеченням як інтернетом, і за досить невелику суму орендуєте програмний продукт. А також отримуєте якісну технічну підтримку та оновлення, які в Дент, наприклад, вже включені у вартість сервісу. Клієнт вибирає відповідний тариф, заносить інформацію в програму і просто працює. Для малого бізнесу такі рішення просто порятунок. А в майбутньому, ймовірно, на подібні сервіси перейдуть і великі підприємства. До слова, як показує досвід багатьох компаній, встановлене ПЗ окупається в середньому через пару років. А ось технології SAAS зважаючи на їх невеликий витратності і більшої гнучкості окупаються максимум через півроку.
Директор малого підприємства часто поєднує в собі безліч функцій, і часу вникати в принципи впровадження АСУ і навчати персонал немає. Причому найчастіше на навчанні економлять не так через невеликого бюджету, скільки саме через дефіцит часу. Однак без навчання програмі впровадження АСУ безглуздо, а гроші витрачені марно. А якщо у користувача взагалі мало досвіду роботи з програмним забезпеченням, то питання його навчання - це питання ефективності роботи клініки в принципі. Та й без навчання програма не дасть потрібного результату. Тільки за допомогою знання нюансів сервісу можна бачити повну картину роботи підприємства - обсяг витрат, їх частка від вартості продукту, інтенсивність відвідування, прибуток. Не знаєте нюансів - програма не дасть ефект, який від неї очікують.
Рішення. Виділити час. Тим більше, що для навчання в SAAS-програмах його потрібно не дуже багато. Сергій Бобін, керівник інтернет-сервісу «Дента»: «Мета впровадження будь-якої інформаційної системи полягає у вирішенні конкретних проблем керівника бізнесу. Проблеми можуть бути різні - хтось хоче бачити детальну статистику про пацієнта, щоб краще його обслужити; хтось - навести порядок в обліку товарів і матеріалів, щоб знизити собівартість послуг, що надаються; є й інші бізнес-завдання, які можна вирішити впровадженням АСУ. Але щоб це зробити, керівник буде змушений витратити якусь кількість власного часу ».
Момент 3. Бізнес-процеси
Суть автоматизації - можливість мінімізувати зусилля на виконання завдань, що повторюються. Для цього потрібні стабільні показники / дані, які заносяться в програму. Однак якщо адміністратор записав до лікаря пацієнта і не вніс цей запис в програму, а потім помилково вписав на цей час іншої людини, ми маємо збій в бізнес-процесі. І АСУ тут «не винні» :)
Причини збоїв найчастіше визначаються саме «людським фактором». І це в тому числі обслуговування лікарем пацієнта поза касою (що, до речі, можна обчислити, провівши інвентаризацію в Дент). Є ситуації іншого плану - клініка розширилася, стало більше співробітників і більше бізнес-процесів. Знайти відповідального часом стає складно. З'являється так званий «розрив», і поки він залишається, автоматизація не принесе віддачі.
Якщо у директора клініки і його співробітників немає досвіду впровадження АСУ, великий ризик помилок у виборі програми, а також подальшого саботажу її співробітниками (до сих пір існує думка, що автоматизація загрожує скороченнями). Бувають навіть ситуації, коли директор не може зорієнтуватися, що взагалі потрібно автоматизувати і навіщо це необхідно. А якщо ще й впровадили АСУ там, де можна було цього не робити, і знову зіткнулися з тим, що поліпшень немає, настає розчарування в АСУ в принципі.
Рішення. Сформулювати бізнес-проблему, яку необхідно вирішити за допомогою впровадження АСУ. З іншого боку, IT-фахівці повинні оцінити, чи вирішить їх продукт цю проблему. І якщо так, то потрібно допомогти керівнику почати користуватися системою, а після впровадження переконатися, що проблема успішно вирішена.
Момент 5. Зміна співробітників
Ротація кадрів - процес, з яким стикаються більшість керівників. І якщо сам директор клініки не хоче вникати в процес, а перекладає це на адміністратора, то після відходу адміністратора починаються складності.
Це неефективно, тим більше якщо враховувати, що при впровадженні коробкових рішень число учнів співробітників лімітовано, або за кожного платити потрібно окремо. Економія в таких випадках згубно позначається на роботі - особливо коли керівник не навчався сам. У Дент в цьому плані все простіше - якщо в клініці з'являється нова людина, він відразу ж може навчитися протягом години і приступати до роботи. Цьому сприяє інтуїтивний інтерфейс і простота освоєння, а також взаємодія з персональним менеджером.
Рішення. Необхідно навчати відразу кілька співробітників клініки. А керівнику проходити навчання просто обов'язково! Тільки так ви зможете ділитися досвідом і навіть значно економити кошти. І, звичайно, працюйте з вашим персоналом - не ставте їх перед фактом впровадження, а потім і навчання, а залучайте в процес, мотивируйте, вишиковуйте систему адаптації.
Момент 6. Збої і відсутність договору техпідтримки
Багато керівників вважають, що при відсутності договору техпідтримки система може виходити з ладу або зависати. Однак з коректною програмою такого трапитися не може, навіть за відсутності оновлень і допуску до неї недосвідчених користувачів. Вона може видавати некоректний результат - так, якщо невмілий користувач вводить некоректні дані. Власне, щоб цього не було, співробітників і навчають. Майже всі розробники АСУ пропонують користувачам термін безкоштовного технічного обслуговування - у кого-то він триває 3 місяці, у кого-то - 1 рік. Але приходить момент, коли користувач залишається з програмою один на один. Страшного в цьому нічого немає - якщо система стабільна, користувачі навчені, а функціонал відповідає вимогам клініки, витрати на технічну підтримку можуть бути і не потрібні.
Рішення. Інформаційна система повинна бути такою, щоб у користувача не виникало щоденних питань про те, як нею користуватися. Інше питання в тому, що кожен виробник програмного продукту може трохи по-різному дивитися на те, якою має бути якісна тех. підтримка користувачів. У Дент, наприклад, в абонентську плату включено не тільки техпідтримка, а й консультації персонального менеджера, маркетолога.
Прочитали? Зробіть свій внесок в розвиток стоматологічного бізнесу!
Вступайте в наші групи Вконтакте і Facebook!
Реєструйтеся в "Дента"