Як з мінімальними затратами суттєво знизити ризики того, що витрати на ПММ не будуть прийняті податковою інспекцією, через те, що відсутні документи, що підтверджують витрата палива (шляхові листи). Формувати кожен день на кожний автотранспортний засіб окремий путевий лист може бути вельми і вельми складно, а для деяких організацій це може бути взагалі не здійсненним завданням.
Далі ми розповімо, як можна автоматично створювати зведені шляхові листи на кожен автомобіль за даними про фактичну витрату палива з системи «Лікард-Процесссінг», при цьому істотно економлячи час на облік подорожніх листів. Наприклад, якщо в організації близько 15 автомобілів, то підготовка зведених, місячних подорожніх листів може зайняти близько 1 години роботи спеціаліста.
Обмеження для застосування даної схеми обліку
Вже згадана далі схема автоматизації може бути застосована з урахуванням наступних обмежень:
- Організація не відноситься до автотранспортної компанії, як наслідок має право встановити періодичність заповнення подорожнього листа, виходячи зі своєї виробничої діяльності, наприклад щомісяця. Єдина умова полягає в правильному обґрунтуванні споживання ПММ, в можливості його визначення, щоб списати у витрати;
- Бажано, але не обов'язково - водії заправляються за паливними картками (наприклад, за паливними картками Лукойл). На прикладі Лукойла, можна в режимі онлайн з системи «Лікард-Процессинг» вивантажувати дані про факти заправки кожного транспортного засобу в розрізі дати, номера паливної карти, виду палива, кількості палива і вартості заправки;
- Маршрути по яких їздять водії - умовно постійні. Тобто водії їздять завжди приблизно за одними і тими ж маршрутами, немає такої ситуації, що в цей місяць одні маршрути, в а наступний місяць зовсім інші;
- В обліковій політиці відображено, що витрати на ПММ списуються до витрат на підставі затвердженої на підприємстві форми зведеного подорожнього листа.
Приклад зведеного подорожнього листа:
Узагальнений алгоритм підготовки зведеного подорожнього листа
Послідовність кроків з підготовки зведеного подорожнього листа:
- Один раз, на початку ведення обліку для кожного автомобіля в обліковій системі необхідно ввести довідкову інформацію: водій і паливна карта, вид палива, початкові показання спідометра і залишку палива в баку, нормативи витрат палива в літній і зимовий період, маршрути;
- За необхідний період часу (місяць або будь-який довільний період) вивантаження і завантаження в облікову систему даних про фактичні заправках з «Лікард-Процессинг» (даний крок не обов'язковий);
- Автоматичне заповнення зведеного подорожнього листа (або масове створення шляхових листів):
- автоматичний розрахунок витрати палива на підставі даних про початковий і кінцевий показання спідометра і залишку ПММ в баку, а також фактичне споживання ПММ (завантаженому з сторонньої системи або введеної вручну);
- на кожен календарний день вибирається випадковим чином маршрут який закріплений за транспортним засобом (список маршрутів при необхідності можна скоригувати);
- пропорційно нормативної довжині маршруту автоматичний розподіл фактичного пробігу за місяць за маршрутами.
Облікова система «Зведені шляхові листи»
За описаним в даній статті підходу автоматичного створення зведених подорожніх листів, була розроблена спеціалізована конфігурація 1С «Зведені шляхові листи».
Основні функціональні можливості даної конфігурації:
- Ведення нормативно-довідкової інформації;
- Імпорт даних про фактичні заправках з «Лікард-Процессинг»;
- Автоматичне створення зведених подорожніх листів (включаючи масове створення);
- Звітність за фактичними заправкам і рухам ПММ.
«Інтеграція» з бухгалтерською системою передбачає наступний механізм: за підсумками місяця на підставі звіту по руху палива бухгалтер дивиться загальна витрата палива, і на підставі цих даних робить в «1С: Бухгалтерія підприємства» вручну один документ «Вимога-накладна».
Завантажити конфігурацію «1С: Зведені шляхові листи» можна тут.