Ми фіксуємо в розділі «Щоденник» витрати часу на велике діло, або важливий напрямок, або «улюблений» поглинач. Сам по собі процес фіксації вже корисний, мотивує нас виділяти на головну справу більше часу. Але найбільшу користь ми отримаємо, якщо проаналізуємо записану інформацію.
Для цього необхідно скопіювати дані в Excel, попередньо їх підготувавши. Ми налаштуємо спеціальне призначене для користувача подання до папці «Щоденник», в яке будуть відбиратися тільки цікавлять нас записи. Розглянемо створення такого уявлення на прикладі справи- «слона».
1. Перейдіть в розділ «Щоденник».
2. В меню Сервіс / Налаштування на вкладці «Команди» виберіть у лівій колонці пункт «Додатково», потім з правої колонки візьміть мишкою кнопки «Поточна вистава» та «Визначити уявлення» і перетягніть їх на панель інструментів у верхній частині екрану.
3. Закрийте всі меню та натисніть на панелі інструментів кнопку «Визначити уявлення», яку ви тільки що туди перетягли.
4. В з'явилася таблиці натисніть «Створити».
5. Введіть назву вистави: «Аналіз справи-« слона ». Натисніть «ОК».
6. У меню «Налаштування уявлення» виберіть пункт «Відбір».
7. Введіть ключове слово вашого «слона» в поле «Шукати текст», а місце пошуку обмежте полем теми.
8. Натисніть «ОК» в усіх меню.
Тепер, щоб відібрати все щоденникові записи, що стосуються нашого «слона», досить в меню «Поточна вистава» на панелі інструментів замість стандартного вистави «За типом» вибрати налаштоване нами виставу «Аналіз справи-« слона ».
Налаштуємо нове уявлення так, щоб дані були придатні для перенесення в Excel.
1. Зайшовши до щойно створеного уявлення «Аналіз справи-« слона », клікніть правою кнопкою миші на сірому заголовку« Початок »і виберіть у контекстному меню пункт« Вибрати поля ».
2. У списку «Вибір поля» виберіть «Кінець».
3. Витягніть його мишкою на панель заголовків полів і помістіть праворуч від поля «Початок».
4. Знову клацніть правою кнопкою миші на заголовку поля «Початок» і виберіть у контекстному меню пункт «Форматувати стовпці».
6. У тому ж вікні зі списку зліва «Наявні стовпці» виберіть «Кінець» і встановіть для нього той же формат.
Тепер у нас все готово для перенесення даних в Excel.
1. Клацніть лівою кнопкою миші на значку в лівій частині будь-якої із записів щоденника і натисніть Ctrl + A ( «виділити все»), а потім Ctrl + C ( «скопіювати всі»).
2. Відкрийте чистий файл Excel і натисніть Ctrl + V ( «вставити скопійоване»). Дані з щоденника будуть вставлені в Excel.
Після того як наша інформація з'явилася в Excel, з нею можна працювати.
1. У колонці праворуч від тієї, в яку з Outlook скопіювали стовпець «Кінець», введіть формулу: осередок дорівнює осередку з шпальти «Кінець» мінус осередок з шпальти «Початок». На наступне малюнку це означає: в осередку H2 ввести формулу «= D2-C2». Таким чином ми обчислимо тривалість нашої щоденникової записи.
2. Натисніть на цьому осередку з тривалістю правою кнопкою миші, виберіть у меню «Формат ячеек».
3. У вікні виберіть формат «Час - 13:30».
4. Скопіюйте цей осередок на весь стовпець.
Отже, ми отримали стовпець (на малюнку - стовпець Н), в якому обчислюється тривалість кожної щоденникової записи. (На жаль, скористатися для наших цілей готовим стовпцем «Тривалість» з Outlook важко, так як крім цифр він містить словесні позначення одиниць часу ( «час.», «Хв.»), Які перешкоджають автоматичній обробці даних.)
При цьому, що дуже важливо, на основі даних щоденника ви будете точніше знати зразкову або середня кількість часу, потрібного на різні завдання. Практика показує, що навіть завдання творчого характеру, важкопередбачувані, ви будете планувати і бюджетувати набагато реалістичніше, маючи досвід їх хронометражу.