Бланки суворої звітності - це документи, спеціального обліку, які виготовляються в друкарні або в електронному вигляді за допомогою спеціальних засобів криптографічного захисту. На кожному бланку проставляється номер реєстрації і встановлюється певний термін зберігання. Бюджетна організація може затвердити перелік бланків, що відносяться до суворої звітності.
Всі бланки реєструються в книзі обліку БСО. Списання використаних (зіпсованих) бланків оформляється актом про списання бланків суворої звітності (форма 0504816). Списання бланків проводиться в установлені терміни. За результатами проведеної інвентаризації формується відомість розбіжностей, на підставі якої і складається даний акт про списання бланків.
Акт можна заповнити від руки або сформувати автоматизованим способом. При оформленні форми вказується назва установи, коди ІПН і ОКПО, відповідальна особа. Чи вписується правовий документ про створення комісії і перераховуються всі її члени (з розшифровкою ПІБ та посади). Вказується період, за який проводиться списання.
Далі заповнюється таблиця:
- номер бланка;
- серія БСО;
- причина списання;
- дата знищення бланків.
В кінці форми ставляться підписи голови та членів комісії, дата складання документа.
Після списання зіпсовані бланки зберігаються в справах протягом встановленого терміну (згідно законодавчих актів). Заповнений акт передається в бухгалтерію для виконання операцій з обліку вибуття БСО. Відповідальність за зберігання бланків, а також своєчасне і достовірне їх списання покладається на керівника і відповідальних осіб.