Дмитро Гусенка, керуючий партнер, сертифікований бізнес-тренер компанії BogushTime Україна - про те, як важливо планувати і управляти часом співробітників.
У багатьох організаціях є розпорядок дня, розклад зборів, нарад і, зрозуміло, обідньої пори. Про останній пункт знає кожен співробітник. Але як же часто можна почути, що керівник забув пообідати.
Я провів експеримент у своїй організації і на одному нараді оголосив, що ми скорочуємо робочий день на 1 годину і часу на обід не буде. У відповідь отримав купу обурень і протестів.
Що сталося? Чому така реакція на мій жарт? Я вліз під час, не те що мені.
Чому співробітники знають точний час початку і закінчення робочого дня, обіду і не згодні ділитися своїм особистим часом, але можуть собі дозволити побездельничать в оплачене компанією робочий час?
Чому, коли я плачу заробітну плату співробітнику за певну кількість годин, протягом яких він зобов'язався виконати роботу і зробити свій продукт, він вважає за можливе «вкрасти» годинку-другу (побездельничать за гроші компанії)?
Хтось скаже, що причина тому - це відсутність контролю з боку роботодавця. Але чи тільки контроль необхідний?
Існує кілька причин:
- відсутність контролю,
- низька відповідальність,
- нерозуміння вимог до співробітника,
- нерозуміння цілей поста, відсутність квот,
- незнання цілей компанії (які часто взагалі відсутні або не оголошуються),
- нерозуміння ролі співробітника у всьому ланцюжку роботи компанії.
Всі ці проблеми в сукупності дають низьку продуктивність і низьку ефективність. А це в свою чергу відбивається на показниках діяльності компанії. Засновник вимагає результатів і виконує не свої функції, директор з ранку до ночі на роботі намагається знайти нові способи вирішення проблем, керівники працюють за себе і своїх підлеглих.
Для того щоб налагодити роботу в організації - подивіться на час самої організації. Стандартний робочий день організації 40 годин в тиждень. В місяць близько 160 годин. Це той час, який має бути витрачено для заробляння необхідної суми коштів. Необхідно врахувати, що існує такий час як форс-мажор, яке становить 20%. Разом для заробляння необхідної суми в організації залишається 128 годин.
Тепер легко порахувати, скільки коштів необхідно заробляти або продукту виробляти на годину, день, тиждень і місяць.
Що необхідно зробити для наведення порядку і контролю?
Створіть стратегію компанії і доведіть її до кожного співробітника. Цілі і плани компанії повинні бути написані і доступні кожному співробітнику. Адже коли не поставлена мета, то можна бігти в різні боки. Наявність мети дозволяє рухатися всім співробітникам в одному напрямку.
Введіть тайм-калькуляцію для співробітників - усіх співробітників, включаючи тих, хто безпосередньо не бере участі в продажах і виробництві продукту компанії. Керівник повинен бути впевнений, що кожен співробітник знає, що робить. В результаті нашого тестування на Коефіцієнт Корисного Дії (ККД) співробітників організації з'ясувалося, що 70% співробітників не знають, як впливають на загальний дохід компанії його дії. І часто можна чути таке: «Адже я не менеджер, я не продаю клієнтам, як я можу вплинути на дохід».
Введіть щотижневе планування. Планування має бути як часу, так і дій. Кожен в організації повинен розуміти, чим буде займатися кожну годину свого робочого часу і якого результату від нього очікують. Керівникам такі плани легко контролювати і коригувати так, щоб кожна дія, кожного співробітника і кожного підрозділу крок за кроком вело компанію до досягнення її цілей.
Введіть облік майбутніх витрат. Як правило, керівники точно знають витрати організації, тому їм досить легко включити необхідні суми в бюджет і плани. Тоді компанія буде точно знати, скільки їй потрібно заробити, і не придумувати, звідки взяти гроші, коли вони знадобляться.
Введіть облік майбутніх доходів. Засновники або власники компанії створювали комерційну організацію саме для отримання прибутку. І тому коли у співробітників є план дій відповідно до цілей компанії, то вони точно можуть сказати, скільки грошей потрібно і можна очікувати в майбутньому.
Організуйте єдину систему планування. Правильна система планування - це запорука успіху. Для планування має бути дотримано дві умови: співробітники повинні знати, як планувати - цього можна навчити, і у співробітників повинен бути інструмент для правильного планування - планувальник. Що це дає? Люди починають «говорити однією мовою». Багато процесів спрощуються, наприклад, постановка завдань. Істотно заощаджуватися час і при цьому дуже легко контролювати, що і як виконується співробітниками.
Контролюйте виконання планів. Відсутність контролю - це причина відсутності грошей в компанії. Контроль означає не тільки «стукати» по голові за невиконання плану, а й впливати на процес виконання завдань. Якщо сталася зупинка або помилка на одному з пунктів плану, то не треба чекати звітного періоду, необхідно втрутитися і не дозволяти процесу зупинятися.
У висновку скажу, що час - це один з найбільш яскравих показників того, наскільки ефективно працює організація. Тому що вона може заробляти навіть багато грошей, але тільки час може показати реальну картину можливостей компанії. Тому, плануючи, організація може керувати часом і нескінченно підвищувати свою ефективність.