Кожен день ми відправляємо і отримуємо сотні листів. І можемо випадково образити людину, показати себе або свою компанію в поганому світлі і навіть розладнати угоду або позбутися кар'єри. Помилок, які можуть до цього призвести, дуже багато. Ось п'ять найпоширеніших.
- Граматичні та орфографічні помилки
Всі ми час від часу робимо помилки, особливо якщо пишемо листи пізно ввечері (до речі, це ще одна причина не писати ділові листи ночами). Але для одержувача листа наші помилки означають, що ми не спромоглися перечитати своє повідомлення перед відправкою і навіть не скористалися автоматичною перевіркою орфографії. Це особливо важливо, якщо ви намагаєтеся справити хороше враження (наприклад, подаєте заявку, пишете супровідний лист або відправляєте повідомлення своєму начальнику).
Якщо ви не впевнені, що правильно вжили слово, і при цьому у вас немає часу це перевірити, просто перефразируйте думка: це швидше і простіше, ніж лізти в словник. Але на майбутнє - вдосконалюйте свої навички письма, щоб набути впевненості.
Довгі повідомлення - злочин з точки зору електронного етикету. В крайньому випадку, попередьте одержувача заздалегідь: «Увага, довгий лист». Або використовуйте вкладення. Золоте правило: ваша підпис повинна бути видна внизу екрану без прокрутки.
Якщо ви обслуговуєте клієнтів і відповідаєте їм занадто швидко, вони можуть подумати, що ви доступні 24 години на добу, і мимоволі спробують сісти вам на шию. У деяких обставинах доречніше відправляти свої відповіді на початку чергового робочого дня, навіть якщо ви писали їх на вихідних. Однак в робочий час, якщо у вас немає можливості відразу ж дати відповідь, напишіть «Отримав (-а) Ваш лист, скоро відповім». Так ви дасте знати відправнику (особливо якщо ця людина для вас важливий), що його повідомлення було успішно доставлено. Візьміть це за правило хорошого тону, - особливо якщо вдумливий відповідь забере у вас якийсь час.
Найнебезпечніші промахи - або забути видалити історію попередніх повідомлень (де може міститися особиста або конфіденційна інформація) і поставити інших людей в копію, або випадково відправити «всім» гнівний або дуже особистий відповідь, що призначався комусь одному.
Якщо вам доводилося допускати подібні ляпи, ви не самотні. Помилки, пов'язані з електронним листуванням, час від часу роблять все.
Але задайте собі ще ось яке питання: чи є ваші електронні повідомлення по-справжньому приватними? Якщо ви не хочете, щоб ваш лист прочитав начальник (або ваша мама) або щоб використовували в суді (так, таке теж трапляється), можливо, вам варто подумати про те, чи потрібно його посилати. Пошту можуть зламати, або ви самі, відходячи від комп'ютера, можете випадково залишити лист у всіх на виду. Якщо воно надто особисте, занадто легковажне або просто неприємне, напевно, варто запитати себе, навіщо ви взагалі його написали.