Організація брифінгів - необхідна умова для збереження іміджу компанії. Особливість брифінгу - стислість самого заходу. Брифінг необхідний для оперативного вирішення важливих питань, коли часу на довгострокові переговори просто немає. У цьому випадку організація відіграє першорядну роль, так як від якісної організації брифінгу в кінцевому підсумку залежить його результат. Презентація - це найбільш ефективний спосіб представити суспільству новинку.
З метою створення і підтримки позитивної суспільної думки, забезпечення бажаного поведінки громадськості компанії організують різноманітні заходи для журналістів. У практичному аспекті вербальні, або мовні, комунікації особливо важливі для вищої ланки управління - на церемоніальних відкриттях виставок, презентацій, днів відкритих дверей, урочистих прийомах, конференціях, круглих столах. Використання усного мовлення має постійно вдосконалюватися, піднімаючись до вершин ораторського мистецтва, кожний виступ перед громадськістю ретельно готується. У сучасних умовах розвитку українського бізнесу багато складності пояснюються недоліком PR-спілкування, інформованості власних співробітників, низьким рівнем взаєморозуміння. Спілкування, при якому мовна поведінка буде зрозуміле правильно і прийнята до виконання, має дотримуватися ряду правил.
1. Мовне повідомлення повинно бути достатньо повним, вичерпним, правильним, конкретним, простим і зрозумілим.
2. Необхідно пам'ятати, що не менше половини слухачів, як правило, жінки, тому краще уникати перебільшень, емоцій, але одночасно дане повідомлення повинно бути живим, захоплюючим, без елементів монотонності і нудьги.
3. Не шкодуйте часу на створення переконливого і конструктивного повідомлення, необхідного для популяризації компанії та зміцнення її позицій.
У практиці PR-роботи бувають ситуації, коли раптово виникають помилкові і шкідливі чутки і з'являється термінова необхідність їх спростувати. В даному випадку компаніям доводиться оперативно проводити потужну PR-кампанію, в тому числі організовувати брифінги, прес-конференції, розсилати PR-повідомлення в усі засоби масової інформації (Альошина І. В. Паблік рілейшнз для менеджерів).
Розглянемо найбільш традиційні форми PR-спілкування, в тому числі брифінги, прийоми, конференції, прес-конференції, презентації, дні відкритих дверей, круглі столи, виставки та спецподій.
Брифінг для засобів масової інформації
Брифінг - це короткий оперативне виступ перед пресою по свіжих слідах важливих подій. Повідомлення на брифінгу носить односторонній оповещательний характер з попутним короткої ілюстрацією конкретних фактів. Різниця між прес-конференцією і брифінгом - у тимчасових відрізках, які на них відводяться. Брифінг не може бути більше 20-30 хв. Такий короткий часовий відрізок припускає, що ведучий брифінгу може тримати ситуацію в руках. 10 хв, як правило, відводиться виступаючому, 10-20 хв - на бліц-відповіді на запитання журналістів. Брифінг можна провести стоячи, чи не розсаджуючи журналістів і виступаючих за столи. Брифінги організуються у разі надзвичайних подій, громадських скандалів (масових отруєнь, зривів в роботі транспорту, зв'язку і т.д.), щоб дати пояснення того, що сталося, його причин, негайно запобігти можливим помилкам і перебільшення з цього приводу, поширювані через ЗМІ.