«Документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі з метою громадського використання та зберігання . »Федеральний закон № 77-ФЗ« Про обов'язковий примірник документів.
Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці, тому що прийняте рішення записують, закріплюють в документі.
документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, відображає цю діяльність і в той же час використовується апаратом управління як способу й засобу реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.
Надзвичайно важлива для управлінської діяльності юридична сила документів, так як вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляються дну з форм вираження права.
Однак один документ - це одиничний акт документування. Але діяльність установи оформляється і відбивається сукупністю цілого ряду певним чином взаємодіючих документів, зазвичай відповідних функцій управління. "Сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення" становить систему документації.
Переважна кількість документів створюється саме в сфері управління, де всі документи треба не тільки скласти і оформити або отримати ззовні, а й врахувати, передати за призначенням, проконтролювати виконання, зберегти, визначити термін його подальшого зберігання, передати в архів або знищити відповідно до встановлених правилами.
Управління документацією складається з чотирьох основних складових, які в сукупності дозволяють досягти ефективності "документальної" діяльності і сприяти розвитку організації за рахунок систематичного використання документованої інформації. Елементи управління документацією охоплюють повний життєвий цикл документів.
Створення документів. Цей елемент розуміється як встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв і функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів.
Зберігання та використання документованої інформації. Цей елемент розуміється як формування справ, створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання і тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів.
Передача документів на постійне (державне) зберігання. Цей елемент розуміється як складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документа і комплексів документів. Цінність і необхідність збереження визнається за документами, які можуть служити для доказу існували угод або для проведення історичних досліджень.
Управління архівами. Цей елемент розуміється як проектування і будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації і реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів, складання довідкових засобів і поширення в суспільстві інформації про архіви.
Характеризує перехідну стадію від традиційного діловодства до управління документацією.
Отже, на основі вищевикладеного, ми розуміємо управління документацією як повноцінну управлінську функцію організації, реалізація якої поширюється на всі стадії життєвого циклу побутування документів, всі види документів і системи документації організації. Управління документацією ґрунтується на принципах економічності і ефективності і на широкому використанні нових інформаційних технологій.