Зберігання установчих документів
Зберігання установчих документів
Установчі документи будь-якого підприємства - це локальні нормативні акти, які не тільки підтверджують факт виникнення і початку функціонування підприємства, а й встановлюють основи його діяльності.
У комплект установчих документів зазвичай входять:
• Статут;
• Установчий договір;
• Заява про державну реєстрацію;
• Наказ про призначення керівника і головного бухгалтера;
• Акт оцінки та акт прийому-передачі майна;
• Інші документи, пов'язані з процесом реєстрації.
Певних правил зберігання установчих документів законодавчо не закріплено. Обов'язковою умовою є лише те, що установчі документи повинні зберігатися за місцем знаходження свого одноосібного виконавчого органу, тобто там, де сидить керівництво. Або ж в будь-якому іншому місці, добре відомому і доступному іншим учасникам товариства.
Про безпеку зберігання таких документів у законі не йдеться, але мається на увазі, що залишати оригінал статуту та установчого договору на видному місці і без нагляду жодна організація не стане. Тому варто розглянути варіанти їх правильного зберігання.
Рекомендації зі зберігання установчих документів
Зберігати установчі документи, а також всі зміни, внесені в них, необхідно протягом усього життя організації, а забезпечити їх збереження і раціонально організувати роботу з ними за допомогою таких дій:
• Організувати безпеку. Якщо оригінали зберігаються у вас в офісі, то краще їх тримати в замикається шафі або сейфі і відразу ж прибирати їх туди по закінченню роботи з ними.
• Позаофісне зберігання. Якщо ви побоюєтеся за збереження документів, то краще за все буде замінити їх нотаріально засвідченими копіями, а самі документи помістити в банківську комірку або здати на зберігання в архівну компанію. У разі перевірки вам буде досить мати при собі лише копії, а оригінали можна надати за запитом протягом 5-10 днів.
• Навести порядок. Комплект документів (або їх копії) доцільно тримати в окремій папці з файлами в хронолгіческом порядку: договір, потім устав, далі - свідоцтво про реєстрацію і т.д. Так буде зручніше і вам, і іншим користувачам.