У построителе звітів звіти можуть бути збережені на сервері звітів, в бібліотеці SharePoint, в загальнодоступному місці файлів, для якої достатньо прав на запис або на комп'ютері. Звіт можна зберегти в тому ж розташуванні, з якого він був відкритий, в іншому розташування іншим особам або з новим ім'ям в тому ж або іншому місцезнаходження. За замовчуванням звіт повторно зберігається в місці розташування, звідки він був відкритий. При збереженні звіту фактично виконується збереження визначення звіту, в якому описується макет звіту. Дані не зберігаються. При кожному запуску звіту дані звіту оновлюються, і, найімовірніше, вони будуть відрізнятися від даних звіту, відкривався раніше.
Якщо необхідно зберегти звіт в іншому форматі або зберегти визначення звіту з даними, використовуйте одну з наступних функцій Служби Reporting Services:
Створення підписки на звіт, щоб доставити і зберегти звіти в загальнодоступному місці файлів.
Хоча звіти можна зберегти на комп'ютері, збереження звітів на сервері звітів має безліч переваг.
Збереження звітів на сервері звітів надає наступні переваги.
Звіти стають доступними для інших користувачів, які мають дозволи для доступу до папки, в якій збережено звіт.
Можна керувати звітами та переглядати їх за допомогою диспетчера звітів.
Ресурси звітів, такі як джерела даних, зображення і вкладені звіти, зберігаються в одному місці, що спрощує доступ до них.
Звіти можуть доставлятися користувачам за допомогою підписок.
Звіти безпечно зберігаються в базі даних сервера звітів.
Запуски звітів можна реєструвати, що дозволяє отримати відомості про продуктивність і аудиті.
Збереження звіту на сервері звітів називається публікацією. При збереженні звіту зберігається тільки визначення звіту. При кожному запуску звіту дані звіту оновлюються і, швидше за все, змінюються. Якщо необхідно зберегти визначення звіту з даними, необхідно використовувати функцію журналу звіту. При використанні цієї функції копія звіту зберігається з даними.
У багатьох звітах використовуються загальні джерела даних, загальні моделі даних і моделі звітів. Ці елементи зберігаються окремо на сервері звітів або в бібліотеці SharePoint. При створенні звіту визначається місцезнаходження загальних джерел даних, загальних наборів даних і моделей звіту. Ці відомості включаються в визначення звіту при збереженні звіту.
У разі переміщення загальних джерел даних, загальних наборів даних або моделей звітів в іншу папку, на інший сервер звітів або в іншу бібліотеку звіт перестане працювати, оскільки йому не вдасться підключитися до даних. Щоб усунути цю проблему, необхідно змінити і повторно зберегти звіт. Переміщення загальних джерел даних, загальних наборів даних або моделей звітів впливає на роботу звітів, що зберігаються на сервері звітів, в бібліотеці SharePoint або на комп'ютері.
Якщо потрібно зберегти невелику кількість звітів, можна виконати експорт звіту і зберегти його у вигляді файлу. Після експорту звіту в формат будь-якої програми (наприклад, PDF або Excel) можна зберегти його у файлі і помістити в захищений загальний каталог в мережі. Крім того, було збережено файл у форматі PDF або Excel можна передати, як ресурс (якщо потрібно зберігати всі копії звіту, незалежно від формату, в базі даних сервера звітів). Додаткові відомості про експорт звіту см. В розділах Експорт звітів (будівник звітів версії 3.0 і служби SSRS) і Як передати файл або звіт (диспетчер звітів).