Найчастіше заступників у директора компанії кілька. Кожен з них зосереджений на виконанні завдань в якійсь певній галузі виробництва. Наприклад, зам. генерального директора з фінансів відповідає за всю фінансову діяльність фірми, складання звітів, вчинення податкових відрахувань і так далі, заступник з комерційної роботи бере активну участь у підготовці та укладенні контрактів і договорів. Кількість заступників директора нічим не обмежена і в кожній конкретній компанії може бути різним.
Чим більша компанія, тим складніше генеральному директору працювати без помічників. Саме такими помічниками, що спеціалізуються в якійсь конкретній області, і є його заступники.
Його обов'язки в кожній фірмі різні, але в будь-якому випадку вони повинні бути зафіксовані в посадовій інструкції. Від того наскільки повно і грамотно складений цей нормативний акт багато в чому залежить продуктивність роботи людини, що обіймає цю посаду. Природно, що якщо в штатному розкладі компанії присутні кілька заступників директора, то для кожного з них розробляється окрема інструкція із зазначенням обов'язків. Обов'язки кожного із заступників не повинні перетинатися з обов'язками іншого, кожен повинен виконувати тільки свої обов'язки і нести за це відповідальність.
Вимоги, що пред'являються до заступника директора, викладаються зазвичай у вступній частині інструкції. Ці вимоги більш-менш стандартні.
Як правило, серед них присутні:
- наявність вищої профільної освіти;
- наявність досвіду управлінської роботи;
- знання основних нормативних актів і законів у напрямку своєї діяльності;
- знання технології виробництва в межах зони відповідальності.
Посада заступника увазі підпорядкування тільки директору. Фактично він є другою людиною в структурі будь-якої компанії і здатний заміщати начальника при його відсутності.
Обов'язкове знання технології робіт по своєму напрямку дозволяє заступникові не просто здійснювати керівництво роботою, але і вирішувати завдання щодо поліпшення виробництва, впровадження передових методів і так далі.
Заступник повинен постійно мати найповнішу інформацію про стан справ по своєму напрямку або в цілому по компанії. На вимогу директора ця інформація повинна бути викладена в докладної і зрозумілої формі.
Природно, що в силу своїх повноважень заступник директора вправі втручатися в роботу своїх підлеглих, але робити це тільки в разі очевидних помилок або неправильних дій. В інших випадках, більш правильним буде надати коригування роботи лінійним керівникам.
Крім цього, заступник є своєрідною сполучною ланкою між генеральним директором і працівниками
По колу своїх обов'язків він зобов'язаний брати участь в переговорах з постачальниками, підрядниками, кредиторами. Його участь є необхідною, оскільки саме заступник по конкретному напрямку роботи компанії володіє найповнішою і достовірною інформацією. Якщо це необхідно в подібних зустрічах можуть брати участь кілька заступників генерального директора, забезпечуючи найбільш повне інформування всіх зацікавлених осіб.
Як правило, заступник має довіреність на право здійснення важливих дій, підписання документів. Дана довіреність дає право заміщати директора і підписувати важливі документи в його відсутність, укладення договорів, представництва компанії в державних органах.
Обов'язки заступника директора повинні бути максимально повно відображені в посадовій інструкції. Інструкція розробляється в кожній компанії стосовно до місцевих умов. При розробці таких локальних актів за основу можна брати типові інструкції з інтернету.