MS Access - це СУБД, що забезпечує зберігання інформації, введення нових записів, редагування вже існуючих, вибірку даних і подання їх в потрібному вигляді. MS Access є додатком Windows, а оскільки і Windows і MS Access розроблені однією фірмою (Microsoft), вони дуже добре взаємодіють один з одним. СУБД MS Access працює під управлінням Windows; таким чином, всі переваги Windows доступні в MS Access, наприклад, можна вирізати, копіювати і вставляти дані з будь-якої програми Windows у додаток MS Access і навпаки.
MS Access - реляційна база даних. Застосування реляційної СУБД допомагає спростити структуру даних і таким чином полегшити виконання роботи. Таблицю MS Access можна пов'язати з даними, що зберігаються на іншому комп'ютері або на серверах, а також використовувати таблицю, створену в СУБД Paradox або Dbase. Дані MS Access дуже просто комбінувати з даними MS Excel.
Запуск MS Access здійснюється:
Ø
Ø Пуск - Програми -Засоби Microsoft Office> - MS Access.
Налаштування інструментарію системи здійснюється за допомогою команд Вид- Панелі інструментів - Налаштування.
Установ екрану, клавіатури, робочого каталогу, порядку сортування БД і ін. Проводиться командою Сервіс Параметри. Налаштувати систему рекомендується на початку роботи.
При виникненні труднощів можна звернутися до довідкової системи MS Access. Для отримання повної довідки слід вибрати пункт меню? (знак питання). Контекстно-залежна довідка викликається клавішею F1.
Завершення роботи здійснюється за допомогою пункту меню Файл - Вихід.
До складу системи MS Access розробники включили кілька готових БД. Вони знаходяться в папці Programs Files \ MS Office \ Office \ Samples. Деякі з них, наприклад Борей.mdb (Northwind.mdb), будемо використовувати для знайомства з деякими прийомами роботи.
Об'єкти бази даних.
При відкритті системи з'являється діалогове вікно, в якому пропонується вибір: створити нову базу даних або відкрити існуючу.
Створити БД за допомогою таких дій:
Ø порожню неструктуровану БД;
Ø порожню структуровану БД на основі шаблону.
Зробити це можна за допомогою кнопки і команд:
Ø Створення - Нова база даних;
Ø Створення з наявного файлу - Вибір файлу;
Ø Створення за допомогою шаблона- вибір відповідного шаблону.
БД включає в себе різні об'єкти (таблиці, форми, запити, звіти), призначені для введення, управління і зберігання інформації. Всі об'єкти однієї БД зберігаються в одному і тому ж файлі, що має стандартне розширення .mdb.
Форма дозволяє більш наочно відобразити інформацію, що міститься в одному записі БД.
Запити призначені для пошуку і отримання інформації з БД за різними критеріями.
Макрос - послідовність макрокоманд для розширення можливостей СУБД. З їх допомогою можна змінювати хід виконання програми, відкривати, фільтрувати і змінювати дані у формах і звітах, виконувати запити і створювати нові таблиці.
Модуль - об'єкт, що містить програми на мові Visual Basic.
Для друку і виведення, а також угруповання, сортування, визначення підсумкових значень використовуються звіти.
Таблиці - основа бази даних
Створити таблицю можна декількома способами:
Ø в Конструкторі;
Ø за допомогою Майстра таблиць;
Ø в Режимі таблиці;
Ø за допомогою імпортування;
Ø за допомогою зв'язування з іншими БД.
Створення таблиці за допомогою конструктора
Виклик Конструктора можна здійснити:
Ø вкладка Таблиці - Створити таблицю в режимі конструктора;
Ø кнопка Створити в вікні об'єктів відкритої БД - Конструктор;
Ø Вставити - Таблиця - Конструктор;
Ø кнопка Новий об'єкт панелі інструментів БД - Таблиця Конструктор.
Таблиця в режимі Конструктора завжди містить три колонки. Імена полів можуть містити російські, латинські літери, цифри без пробілів. Після того як ім'я присвоєно, слід задати Тип поля. За замовчуванням вибирається тип "Текстовий". Опис полів не обов'язково, але додає наочності БД.
Переміщення, видалення та додавання полів здійснюються за допомогою миші. Для переміщення поля його слід виділити, клацнувши мишею в області маркування записи, і перетягнути в потрібне місце. Для видалення поля його слід виділити і натиснути клавішу DEL. Щоб виділити групу полів, слід використовувати спільно з мишею клавіші SHIFT (для суміжних полів) або CTRL (якщо поля розташовані не підряд). Для створення поля використовується команда Вставка - Поле. Новий рядок буде вставлена над рядком, в якій знаходиться курсор. Для видалення і вставки полів можна також використовувати праву кнопку миші, що виводить контекстне меню.
Перш ніж зберігати таблицю в файлі БД, слід задати первинний ключ. Його установку можна здійснити наступними способами, попередньо виділивши потрібні поля:
Ø в контекстному меню вказати Ключове поле;
Ø Правка - Ключове поле;
Ø інструментом із зображенням ключа
Якщо поле призначено ключовим помилково, слід використовувати команду Правка - Скасувати ключове поле або CTRL + Z.
У нижній частині вікна Конструктора вказуються Властивості полів. Для їх визначення треба:
Ø встановити курсор на потрібне поле у верхній частині вікна;
Ø перейти в нижню частину (F6 або мишею);
Ø вручну ввести характеристику цієї властивості або вибрати елемент із списку.
Збільшення розмірів області властивостей здійснюється натисканням SHIFT + F2. Заповнення деяких властивостей можна виконати за допомогою допоміжного вікна будівника (майстра), що викликається кнопкою Побудувати, розташованої праворуч від осередку належної якості.
Формат поля задає формат представлення даних при виведенні на екран або друк (Текстовий, Числовий, Грошовий, Лічильник, Дата / Час, Логічний).
Для типів даних Числовий. Грошовий і Лічильник існує набір форматів:
Ø стандартний - відсутні роздільники тисяч і знаки валют, число десяткових знаків залежить від точності даних (встановлюється за умовчанням);
Ø грошовий або євро - символи валют і два знака після десяткового роздільника;
Ø фіксований - один знак до і два знака після десяткового роздільника;
Ø з роздільниками тисяч - два знака після десяткового роздільника і роздільники тисяч;
Для типів Дата / Час існує набір форматів:
Ø повний (15.04.94 5:30:10 РМ);
Ø середній (15-Apr-94);
Ø короткий (15.04.90);
Ø дліннийформатвремені (5:30:10 РМ);
Ø середній формат часу (5:30 РМ);
Ø короткий формат часу (17:30).
Константи типу Дата / Час обмежуються символами "#", наприклад, # 01.03.57 #.
Для логічного типу:
Ø Так / Ні - Yes / No (за замовчуванням);
Ø Істина / Брехня - True / False;
Ø вмикання / вимикання - On / Off.
Число десяткових знаків задає число знаків після роздільник (від 0 до 15).
Розмір поля задає максимальний розмір даних в поле. Поле з текстовим типом може мати розмір від 1 до 255 символів (за замовчуванням - 50).
Розмір поля для числового типу даних:
- маску слід заповнювати справа наліво
Виклик Майстра масок здійснюється кнопкою Побудувати У вікні зі списку готових масок слід вибрати відповідну.
Підпис поля визначає підпис для використання в формах і звітах, якщо вона відрізняється від імені поля.
Значення за замовчуванням визначає значення, автоматично вводиться в усі нові записи. Якщо певне поле в більшості випадків приймає якесь заздалегідь відоме значення, то для таких полів можна задати значення за замовчуванням, яке буде автоматично присвоюватися полю при створенні нового запису.
Повідомлення про помилку дозволяє задати текст, що виводиться на екран, якщо значення не задовольняє вищезгаданих стандартних умов на значення.
Обов'язкове поле визначає, чи може це поле залишитися незаповненим при введенні даних.
Властивість Порожні рядки дозволяє зберігати порожні рядки в текстових і MEMO полях.
Індексовані поле задає побудову індексу для полів з типом даних Текстовий. Числовий. Грошовий. Дата / Час і Лічильник. Призначення індексу - прискорення виконання запитів, пошуку і сортування. Можливі значення цієї властивості:
Ø Ні - не створює індекс або видаляє існуючий індекс;
Ø Так (допускаються збіги) - створює індекс, якщо в ньому допускаються збіги значень для різних записів;
Ø Так (збіги не допускаються) - створює унікальний індекс.
Створення таблиці за допомогою "Майстра таблиць"
Для швидкого створення таблиць використовується Майстер таблиць - спеціальна програма, яка, ставлячи питання, забезпечує виконання 90% роботи.
При відкритій БД виклик Майстри здійснюється:
Ø
Ø кнопка Створити в вікні об'єктів відкритої БД - Майстер таблиць;
Ø Вставка - Таблиця - Майстер таблиць;
Ø кнопка Новий об'єкт панелі інструментів БД - Таблиця-Майстер таблиць.
Перший екран майстра представлений на малюнку.
Завдання. Оформити в зошиті конспект, відповівши на наступні питання:
1. Які дані називаються структурованими?
2. Дайте визначення і опишіть призначення бази даних.
3. Дайте визначення і опишіть призначення системи управління базою даних.
4. Поясніть, в чому полягає відмінність архітектур баз даних, організованих за принципом клієнт-сервер і файл-сервер.
5. За яким принципом бази даних діляться на фактографічні та документальні?
6. Які місце і роль СУБД в інформаційній системі?
7. Які фактори впливають на продуктивність СУБД?
8. Які основні функції СУБД?
9. Що таке первинний ключ?
10. Що таке транзакція?
11. Яким вимогам повинна відповідати будь-яка база даних?
12. Що таке цілісність бази даних?
13. Які характеристики вказуються при описі структури бази даних і яке призначення такого опису?
14. Дані яких типів можуть зберігатися в полях бази даних?
15. Які моделі даних ви знаєте?
16. Що таке атрибут?
17. Які існують види зв'язку між сутностями?
18. У чому відмінність реляційної моделі даних від інших?
19. Перерахуйте три етапи проектування бази даних.
20. Хто є учасником розробки баз даних?
21. Які функції адміністратора бази даних?