Форма створення неформализованного документа виглядає наступним чином:
При створенні неформализованного документа вікно створення документа можна збільшити на весь екран натисканням СТВОРЕННЯ неформалізованих ДОКУМЕНТА в лівому верхньому кутку.
Створення неформалізованих документа можливо двома способами:
ЗАВАНТАЖИТИ Фото неформализованного документа з комп'ютера.
СТВОРИТИ ДОКУМЕНТ в системі.
Неформалізовані документи з Системі поділяються на 2 види:
Двосторонній документ - це документ, який підписують і Відправник і одержувач: договір, угода. Відправляючи двосторонній документ, система автоматично запитує підписання / відхилення від отримувача, без якого документообіг не буде завершеним.
Для створення документа в системі заповніть поля документа:
Номер і дата документа.
Заголовок.
В поле вкажіть текст, який в шапці вашого документа вказано після номера і дати, наприклад: на розробку об'єкта права інтелектуальної власності.
Одержувач.
При заповненні поля почніть вводити назву компанії або ІПН і система запропонувати всі варіанти компаній які активовані у вас в якості клієнтів корпоративної мережі.
Вид документа.
Вкажіть односторонній або двосторонній документ ви створюєте, від цього залежить можливість підписання другою стороною.
Тип документа.
Вкажіть тип документа, введіть назву самого документа, наприклад: Договір.
Кнопка «Завантажити файл» дозволяє завантажувати файли в будь-якому форматі обсягом не більше 30 Мб.
Кнопка «Створення документа» відкриває форму для введення тексту.
Заповнена форма може виглядати так:
Кнопка «Зберегти» для збереження документа в папці Чернетки.
Кнопка «Закрити» для закриття створюваного документа без збереження.
Створений документ зберігається в папці Документи.Черновікі.
Підписати і Відправити документ;
роздрукувати, завантажити або перейти до редагування цього документа;
закрити вікно з переходом на сторінку Документи.Входящіе;
Підписання та відправка документів
Для підписання і відправки неформализованного документа одержувачу натисніть «Підписати та відправити», система запросить підтвердження відправки. Обробивши запит, документ, підписаний електронним підписом, надійде Одержувачу.
Статус документообігу відобразиться як Очікування підписання (для двостороннього документа) / Очікування сповіщення про отримання (для одностороннього документа).
Для зміни статусу документообігу по неформалізованих документу на Документообіг завершено / Документ відхилений, необхідно щоб Одержувач прийняв / відхилив документ.
Документ із завершеним станом документообігу, будь то Документообіг завершений або документ відхилений можна відправити «В архів». Документ буде перенесений в папку Документи.Архів. Документи з цієї папки неможливо повернути у вихідну папку.