Редакція вирішила не обмежуватися індивідуальними консультаціями і звернулася з проханням до математику, який за допомогою сухих цифр і строгих формул спробував знайти аргументи для керівників організацій, часто необгрунтовано заощаджують на інспекторів з кадрів.
<*> Далі по тексту - «Збірник».
Перш за все, розберемося, які операції повинні виконуватися працівниками відділу кадрів відповідно до Збірника і проаналізуємо, які з них виконуються у всіх організаціях, які - тільки в деяких (в т.ч. через специфіку діяльності компанії), а які, в силу зміни законодавства, практично не виконуються.
Всі ці роботи Збірником не враховано, але, тим не менш, виконуються, незалежно від того, скільки пар рук у відділі кадрів.
Візьмемо тільки чотири (!) З тридцяти робіт, які повинні виконуватися кадровими службами всіх організацій. На їх виконання Збірником відводиться наступне час:
де Нвр - норма часу на виконання контрактного нормативного виду робіт (люд.-год);
Топр - норматив оперативного часу на виконання даної роботи, встановленої по Збірнику (люд.-год);
k - коефіцієнт, що враховує витрати часу на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, особисті потреби і т.д. (В%).
Оскільки нормативи оперативного часу на виконання даної роботи (топр) нам відомі (таблиця 2), займемося k. Цей коефіцієнт враховує час на організаційно-технічне обслуговування робочого місця, відпочинок і особисті потреби, а також підготовчо-заключні роботи. Робоче місце кожного кадровика індивідуально: у кого-то варто комп'ютер останнього покоління, у кого-то - старенький «386», а кого-то - все, що є - це бланки, канцелярське приладдя та мікрокалькулятор. У відділі кадрів одного підприємства зберігання інформації автоматизовано (в електронних бібліотеках і архівах), в інших - все справи зберігаються в напівавтоматичних шафах, по-третє - справи розміщені на звичайних стелажах. Що таке «відпочинок» під час роботи? Це необхідні вправи для очей під час роботи на персональному комп'ютері, це виробнича гімнастика.
Отже, k може змінюватися: від 6 до 11%.
Подивимося, як буде залежати норма часу Нвр на оформлення документів при прийомі на роботу.
Але спочатку визначимо, які операції входять в цю роботу. Згідно Збірника норматив часу (0,74 ч на 1 службовця і 0,46 год на 1 робітника) встановлено тільки для виконання наступних операцій:
Ні укладення трудового договору, ні ознайомлення працівника з локальними нормативними актами, що стосуються трудовий функції, ні оформлення страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, ні проведення співбесіди, ні інші операції, що виконуються відділом кадрів при прийомі на роботу в даний час, не враховано при розрахунку цього нормативу.
Таким чином, на виконання тільки 7 операцій буде йти час, вказане в таблиці 3.
<*> Обчислення проводилися з точністю до 0,01.
З таблиці видно, як залежить норма часу на виконання тільки однієї роботи від того, яким чином спочатку організовано робоче місце, наскільки сам кадровик зібраний і організований.
Тепер нам необхідно визначити річну трудомісткість нормованих робіт Тн. Згідно Збірника вона визначається з урахуванням обсягу кожного виду виконуваних робіт за формулою:
де Тн - річна трудомісткість нормованих робіт (люд.-год);
Нврi - норма часу на виконання конкретного нормованого виду роботи (люд.-год);
Vi - обсяг конкретного виду роботи виконуваної за рік;
i - 1, 2, ..., n - види виконуваних робіт.
Підрахуємо Тн при оформленні прийому на роботу. Припустимо, що щомісячний прийом на роботу становить 1% від загального числа працюючих на підприємстві. Візьмемо невелику сервісну компанію зі штатом 100 чоловік, з яких 20% робітників і 80% службовців.
Щомісячний обсяг прийому на роботу становить 1 людина, за рік - 12 осіб. Умовно за рік буде прийнято 2,4 робітників і 9,6 службовців. Розрахуємо річну трудомісткість оформлення документів при прийомі на роботу окремо робітників і окремо - службовців все в тій же компанії зі штатом 100 чоловік.
<*> Обчислення проводилися з точністю до 0,01.
Тепер перейдемо до другої роботі - оформлення документів при звільненні працівників і визначимо її річну трудомісткість. В рамках цієї роботи виконуються наступні операції:
Норматив часу - 0,39 ч на 1 працівника, який звільняється - розрахований тільки для цих операцій.
Компанія - все та ж - зі штатом 100 чоловік, з яких 20% - робітники і 80% - службовці.
<*> Обчислення проводилися з точністю до 0,01.
І остання з відібраних операцій - оформлення документів працівників, що йдуть на пенсію по старості. Норматив часу 3,3 люд.-год розрахований Збірником для виконання наступних операцій:
Частина цих операцій не виконується, але зате з лишком компенсується збільшеними витратами часу на консультацій між працівниками та на контакти з пенсійними органами.
При розрахунку трудомісткості цієї роботи будемо виходити з того, що 0, r% - кількість працівників, що йдуть на пенсію протягом місяця (у відсотках); 0, r - кількість працівників, що йдуть на пенсію протягом місяця; 0, r х 12 - кількість працівників, що йдуть на пенсію за рік.
<*> Обчислення проводилися з точністю до 0,01.
Тепер про правила користування таблицями.
На 100 працівників - річна трудомісткість тільки 4 робіт становить:
11,88 чел.ч - оформлення відпусток (таблиця 8);
19,7 чол. ч - оформлення пенсії (таблиця 9 (r = 0,4);
15,15 чел.ч - звільнення (таблиця 7 (= 3%);
26,64 чел.ч - прийом на роботу (таблиця 5 (= 3%).
Разом, з розрахунку на 100 працівників річна трудомісткість цих робіт складе 73,37 чел.ч.
А тепер візьмемо один з ключових чинників, безпосередньо впливають на робоче навантаження працівників відділу кадрів - плинність персоналу.
Визначимо плинність персоналу в такий спосіб.
Нехай g кількість осіб звільнених за рік, така ж кількість людей ми повинні прийняти за рік; процентне співвідношення робочих і службовців ми вважаємо незмінним. Якщо, наприклад, брати компанію зі штатом 100 чоловік, з яких 20% робітників і 80% службовців, то при k = 8% і при щомісячному звільнення 1 людини і прийомі 1 працівника співробітнику відділу кадрів потрібно затратити 14,01 години. Якщо таких осіб буде a людина, то буде потрібно 14,01 ґ a години. При корисному фонді робочого часу одного працівника в годинах, рівному 1910 годин, чисельність працівників визначається за формулами:
Оскільки - кількість осіб, розрахованих на 100 штатних одиниць, то a є одночасно і відсотком осіб, звільнених і прийнятих на роботу.
Ми вважаємо, що прийом робітників і службовців здійснюється в їх процентному співвідношенні, тобто за рік буде звільнено і прийнято 2,4 робітників і 9,6 службовців за умови, що щомісячні звільнення і прийом складуть 1 людина. Якщо ж звільняють більше працівників, то необхідно зробити відповідний перерахунок.
У разі, коли в компанії 20% службовців і 80% робочих, формули для визначення кількості працівників відділу кадрів змінюються і приймають такий вигляд:
Як в компанії зі штатом 500 осіб (у тому числі 80% службовців і 20% робітників) - так званої «інтелектуальної компанії», змінюється річна трудомісткість (Т) і кількість працівників відділу кадрів (L) в залежності від плинності кадрів (% - кількість працівників , прийнятих на роботу і звільнених за рік), нам допоможе зрозуміти малюнок 1.
Подивимося, як буде розраховуватися чисельність кадровиків в компанії зі штатом в 500 осіб (20% службовців і 80% робітників). Якщо для визначення кількості працівників відділу кадрів в організації, що складається з 100 чоловік, використовується формула
Малюнки якнайкраще ілюструють, як плинність кадрів, яка часом залежить більше від політики оплати праці, мотивації та інших факторів, ніж від самого відділу кадрів, впливає на чисельність самих кадровиків.
Сподіваємося, що ці цифри переконають ваше керівництво, що якщо всього лише дві роботи - оформлення прийому і звільнення - вимагають в компанії з чисельністю 500 чоловік 1 кадрового працівника при плинності 27% в місяць (див. Рис. 1), то для того, щоб виконувати ще близько чотирьох десятків робіт, вам вже давно потрібні помічники.
У стародавні часи, поки люди ще не долучилися до культури і науки, вони добували вогонь тертям твердого дерева. Люди ж освічені знімали з неба чистіший вогонь, збираючи за допомогою дзеркал і лінз промені сонця.
Подібним же чином розрізняються способи визначення чисельності працівників організації. Пора вашому керівництву ґрунтуватися на розрахунках, а не на інтуїції і часто необгрунтованої економії на одній з ключових служб організації.