Продовжуємо публікувати цикл статей, присвячених обліку витрат на відрядження. У першій статті Альбіна Островська, провідний консультант ТОВ «Консалтингова група« Таксоптіма »розповіла про спірних ситуаціях, пов'язаних з урахуванням витрат на проїзд працівника до місця виконання службового завдання і назад. У новій статті мова піде про витрати на наймання житлового приміщення для відрядженого співробітника.
Які документи знадобляться
Крім витрат на проїзд відрядженого співробітника організація несе витрати на оплату послуг готелю, в якій він проживає під час відрядження. Щоб компанія могла врахувати витрати на проживання працівника при розрахунку податку на прибуток. працівник повинен отримати від готелю документ, що підтверджує дані витрати. Який це має бути документ?
Тим не менш, деякі готелі продовжують виписувати рахунки за формою № 3-Г. Чи може такий документ служити підставою для включення до витрат вартості проживання? Відповідь чиновників однозначна: ні, не може (листи МінфінаУкаіни від 07.08.09 № 03-01-15 / 8-400 та від 18.08.10 № 03-03-06 / 1/556). Посилаючись на постанову № 359, фахівці Мінфіну відзначають: готелі можуть використовувати самостійно розроблений бланк суворої звітності. У ньому обов'язково повинні бути реквізити, зазначені в пункті 3 Положення *, затвердженого постановою № 359. При цьому, додають чиновники, твердження форми такого документа уповноваженими органами виконавчої влади, в тому числі МінфіномУкаіни, не потрібно. Якщо ж готель застосовує контрольно-касову техніку, то в якості документа, що підтверджує оплату її послуг, вона видасть касовий чек.
Зверніть увагу. Якщо відряджений співробітник оплачує послуги готелю за допомогою кредитної карти, то для обліку витрат недостатньо матиме тільки довідку про проведену трансакції, видану готелем (лист МінфінаУкаіни від 16.10.09 № 03-03-06 / 1/666). Основним документом, що підтверджує оплату послуг проживання, в цьому випадку також будуть розроблений готелем БСО або касовий чек.
Що стосується вирахування ПДВ, то суму цього податку, зазначену в рахунку готелю, компанія зможе прийняти до відрахування. Чиновники стверджують, що застосувати відрахування можна тільки в тому випадку, якщо рахунок готелю оформлений на бланку суворої звітності, а сума ПДВ виділена окремим рядком (листи МінфінаУкаіни від 21.12.07 № 03-07-11 / 638 і від 23.12.09 № 03- 07-11 / 323).
Деякі організації, щоб уникнути претензій з боку податківців воліють розплачуватися з готелів не через відряджена особа, а безпосередньо. Тобто переводять гроші безготівковим шляхом. У цьому випадку готель, що є платником ПДВ, випише акт наданих послуг, а також рахунок-фактуру. На підставі акта компанія врахує витрати на проживання відрядженого співробітника.
Якщо співробітник зупинився в номері «люкс»
Витрати на проживання відряджених працівників у номерах підвищеної комфортності можуть привернути підвищену увагу податківців. В цьому випадку мінімізувати податкові ризики дозволить відповідний запис в колективному договорі або в положенні про відрядження. Наприклад, там може бути сказано, що рядові співробітники компанії зобов'язані користуватися стандартними номерами готелів, а керівний склад може проживати в номерах класу «люкс», «напівлюкс».
Хотілося б відзначити, що в судовій практиці є випадок, коли організації вдалося відстояти витрати за проживання однієї особи, яка відряджена в двох готельних номерах (постанова ФАС Московського округу від 05.03.09 № КА-А40 / 935-09). Організація пояснила, що другий номер використовувався відрядженим співробітником (заступником генерального директора) для ведення переговорів з представниками замовника, субпідрядників. Як відомо, витрати на відрядження, зокрема, на наймання житлового приміщення, списуються на підставі пункту 12 статті 264 НК РФ. При цьому Податковий кодекс не містить ніяких обмежень щодо приміщень, в яких може проживати відряджений співробітник. Суд погодився з таким підходом.
У підсумку за готель вказана вартість харчування
Майже в кожному готелі є кафе або ресторан, і постояльцям може бути запропонований сніданок. Якщо вартість харчування виділена в рахунку готелю окремо, то витрати на оплату харчування організація не зможе включити до витрат на проживання. Пояснюється це тим, що вартість їжі відшкодовується за рахунок добових. Більш того, з цієї суми необхідно буде заплатити ПДФО. Про це сказано в листі МінфінаУкаіни від 14.10.09 № 03-04-06-01 / 263. Чиновники пояснили, що оплата харчування в готелі не є компенсацією витрат по найму житлового приміщення, тому вона повинна обкладатися ПДФО. У листі розглянуто наступна ситуація. В організації була встановлена норма добових. Але якщо в готелі відрядженому працівникові надавалося одноразового харчування, організація виплачувала добові не в повній сумі (за нормою), а в розмірі 75 відсотків від норми. По суті, організація частково компенсувала витрати на харчування за рахунок добових. Але фінансисти цей факт не взяли до уваги.
Такий же висновок чиновники зробили щодо ЄСП. З огляду на, що в даний момент замість ЄСП сплачуються страхові внески, не виключено, що перевіряючі скористаються подібним підходом і щодо внесків.
У зв'язку з цим можна згадати лист МінздравсоцразвітіяУкаіни від 06.08.10 № 2538-19. У ньому чиновники відповіли на питання про те, чи треба обкладати страховими внесками вартість послуг готелю, якщо ціна номера за добу включає вартість сніданку і це підтверджується даними прайс-листа готелі. На думку фахівців міністерства, в цьому випадку нараховувати страхові внески не треба. Зауважте, що в такій ситуації в рахунку зазвичай сніданок не згадано, або згаданий, але не наводиться його роздрібна ціна. Можна припустити, що в іншій ситуації (коли в ціну номера не включається вартість сніданку, а проживають ця послуга пропонується за окрему плату), чиновники висловилися б інакше.
Готельний рахунок відсутній
Розглянемо наступну ситуацію: відряджений працівник не доклав готельний рахунок до авансового звіту, але компанія все одно виплатила йому певну суму на проживання. Наприклад, така ситуація можлива, якщо втрачені документи, що підтверджують оплату послуг готелю. Або відряджений співробітник під час службової поїздки проживав у родичів або знайомих. Очевидно, що виплачену співробітникові суму компанія не зможе віднести на зменшення оподатковуваного прибутку. Адже у неї не буде документів, що підтверджують витрати.
Але чи повинна організація нарахувати і утримати з цієї суми ПДФО? Відповідь на це питання дана в пункті 3 статті 217 НК РФ. У даній нормі сказано: якщо платник податків не подав документи, що підтверджують оплату витрат по найму житла, суми такої оплати звільняються від ПДФО, але в розмірі не більше 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території України і не більше 2500 рублів за кожен день перебування в закордонному відрядженні.
Роз'яснення з приводу сплати в даній ситуації страхових внесків міститься в листі МінздравсоцразвітіяУкаіни від 06.08.10 № 2538-19. На думку чиновників, не підтверджені документально витрати по найму житлового приміщення у відрядженні потрібно включати в базу для нарахування страхових внесків.
* «Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки».