Платники податків, які обрали в якості об'єкта оподаткування доходи, зменшені на суму витрат, можуть зменшити податкову базу по єдиному податку на суму витрат, спрямованих на оплату праці співробітників (п. 6 ст. 346.16 НК РФ).
Про особливості обліку та документального оформлення такого роду витрат розповідається в цій статті.
Які виплати включаються до складу витрат на оплату праці
Склад витрат на оплату праці визначається відповідно до ст. 255 НК РФ (подп. 6 п. 1 і п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Згідно ст. 255 НК РФ до витрат на оплату праці організації-спрощенця включаються:
- будь-які нарахування працівникам у грошовій (або) натуральної формах;
- стимулюючі нарахування і надбавки;
- компенсаційні нарахування, пов'язані з режимом роботи або умовами праці;
- премії і одноразові заохочувальні нарахування;
Але тільки за умови, що зазначені нарахування і витрати передбачені нормами законодавства РФ, колективним договором або трудовим договором.
Крім того, до витрат на оплату праці відносяться платежі за договорами добровільного і обов'язкового страхування працівників (недержавне пенсійне страхування, добровільне медичне страхування і т.п.).
Врахуйте, що витрати на добровільне страхування працівників можна врахувати при розрахунку єдиного податку тільки в межах норм, які встановлені п. 16 ст. 255 НК РФ.
Як оформляти витрати на оплату праці
Для розрахунку сум, що підлягають виплаті працівникам, необхідно скласти або розрахунково-платіжну відомість (форма № Т-49) або розрахункову відомість (форма № Т-51) і платіжну відомість (форма № Т-52).
Відомості за формами № Т-49 і Т-53 реєструються в спеціальному журналі, який складається за уніфікованою формою № Т-53а.
У розрахунково-платіжної і в платіжній відомостях вказується та сума, яка повинна бути видана працівникам. Однак можливо, що не всі працівники зможуть отримати належні їм гроші.
Тому на суму фактично виданої заробітної плати оформляється видатковий касовий ордер (форма № КО-2). А в розрахунково-платіжної або в платіжній відомості (відповідно графи 23 і 5) навпроти прізвищ тих працівників, які не отримали нараховані суми, потрібно зробити позначку «Депоновано».
Облік розрахунків з депонентами ведеться в спеціальному реєстрі або в книзі обліку депонентів.
У книзі обліку доходів і витрат вказують тільки ту суму заробітної плати та інших виплат, яка фактично видана співробітникам.
Якщо організація перераховує заробітну плату працівникам на особисті банківські рахунки, то складається тільки розрахункова відомість (форма № Т-51).
Коли слід визнавати витрати на оплату праці
Так як платники податків, які застосовують спрощену систему оподаткування, використовують касовий метод визнання доходів і витрат (ст. 346.17 НК РФ), витрати на оплату праці враховуються в цілях оподаткування на дату:
- видачі працівникам грошових коштів з каси;
- перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку організації на особисті банківські рахунки співробітників;
- передачі працівникам продукції (товарів, робіт, послуг) в рахунок заробітної плати.
Що стосується виплати зарплати в натуральній формі, то бухгалтеру потрібно пам'ятати наступне. Статтею 131 ТК РФ встановлено, що не менше 80% заробітної плати повинно виплачуватися грошима і тільки 20% суми, що підлягає виплаті працівникові, може бути видано в натуральній формі - продукцією, товарами, роботами або послугами.
Дотримуючись вимог Трудового кодексу РФ, роботодавці зобов'язані виплачувати заробітну плату два рази на місяць (ст. 136 ТК РФ). Ту частину заробітної плати, яка виплачується за першу половину місяця, прийнято називати авансом, а заробітну плату за другу половину місяця - остаточним розрахунком.
Трудовий кодекс зобов'язує роботодавців в письмовій формі сповіщати кожного працівника про складові частини заробітної плати, яка належить йому на певний період. Для цього бухгалтеру необхідно видавати працівникам розрахункові листки.
Аванс виплачується вже після того, як перша половина місяця повністю відпрацьована. Перед тим як виплатити аванс, бухгалтер повинен нарахувати заробітну плату за першу половину місяця і видати кожному працівнику розрахунковий листок.
Отже, суму виплаченого авансу бухгалтер може врахувати у складі витрат поточного місяця. Записи в книзі обліку доходів і витрат робляться на підставі платіжної відомості.
Сума грошових коштів за другу половину фактично відпрацьованого місяця виплачується, як правило, на початку наступного місяця. Тому врахувати в складі витрат на оплату праці суму остаточного розрахунку можна тільки в наступному місяці.
Як враховувати премії
При розрахунку єдиного податку витрати на оплату праці враховуються в тому порядку, який передбачений для нарахування податку на прибуток організацій ст. 255 НК РФ.
До витрат на оплату праці відносяться нарахування стимулюючого характеру, в тому числі премії за виробничі результати, надбавки до тарифних ставок і окладів за професійну майстерність, високі досягнення у праці та інші подібні показники.
Чи потрібно утримувати ПДФО з авансу
Згідно п. 3 ст. 226 НК РФ податковий агент зобов'язаний розраховувати суму ПДФО в кінці того місяця, в якому було нараховано доходи на користь працівника. У той день, коли організація виплачує працівникові нарахований дохід, потрібно утримати суму ПДФО (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Виникає питання: чи потрібно утримувати ПДФО з авансів?
При виплаті доходів у вигляді оплати праці датою фактичного отримання платником податку доходу є останній день місяця, за який був виплачений дохід (п. 2 ст. 223 НК РФ). Тому аванси, виплачені за першу половину місяця, доходом працівника з метою оподаткування не визнаються.
Якщо ж з працівником було укладено договір цивільно-правового характеру, то виплати по ньому не можна назвати оплатою праці. А значить, доходи фізичних осіб за цими договорами визнаються не в кінці місяця, а в міру виплати грошових коштів. Таким чином, з кожної виплати фізичній особі доходу за цивільно-правовим договором організація повинна утримати ПДФО. При цьому не має значення, коли була проведена виплата - на початку, в середині або в кінці місяця.
Суму утриманого ПДФО необхідно перерахувати в бюджет. Причому зробити це необхідно не пізніше того дня, коли організація:
- отримала в банку гроші для виплати працівникам заробітної плати та доходів за цивільно-правовими договорами;
- перерахувала заробітну плату на особисті банківські рахунки працівників.
Як враховувати податок на доходи фізичних осіб
Крім того, суми ПДФО не можна врахувати як податки і збори по подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ і прийняти в зменшення доходів при визначенні податкової бази при розрахунку єдиного податку. Адже роботодавці при утриманні та сплаті ПДФО виконують обов'язки податкового агента та перераховують до бюджету суму ПДФО не за рахунок власних коштів. Значить, на думку УМНС Росії по Московській області, податок на доходи фізичних осіб не можна визнати витратою організації.
Незважаючи на те що лист вийшло давно, платники податків досі продовжують ставити те ж питання: чи враховується ПДФО в складі витрат?
Однак чиновники відповідають на це питання вже по-іншому.
Суми податку включаться до витрат в момент списання грошових коштів з розрахункового рахунка платника податку, тобто після перерахування ПДФО до бюджету.
Таким чином, сума ПДФО відображається в книзі обліку доходів і витрат в тому випадку, коли одночасно виконуються дві умови:
заробітна плата, з якої утримано податок, фактично виплачена працівнику;
сума утриманого ПДФО перераховано до бюджету.
І.І. Іванов працює в ТОВ «Фортуна». Організація застосовує спрощену систему оподаткування і сплачує єдиний податок з різниці між доходами і витратами.
Сума ПДФО, утримана із заробітної плати працівника, дорівнює 1820 руб. [(15 000 руб. - 1000 руб.) Х 13%].
У розділі 1 книги обліку доходів і витрат були зроблені такі записи.
До переходу на ССО організація сплачувала податки в загальновстановленому порядку. Доходи і витрати в цілях розрахунку податку на прибуток організація розраховувала методом нарахування.
Аналогічний підхід до відображення витрат з метою оподаткування буде і в разі переходу організацією-«спрощенцем» з об'єкта оподаткування «доходи» на об'єкт оподаткування «доходи, зменшені на величину витрат».
Інші утримання з заробітної плати
У багатьох організаціях є працівники, які сплачують аліменти.
Аліменти - це зобов'язання, за якими один член сім'ї повинен містити іншого, як правило, непрацездатного і хто не має матеріальної підтримки. Зобов'язаннями з виплати аліментів можуть бути пов'язані батьки і діти, подружжя і колишнє подружжя, бабусі і дідусі з онуками, вихованці та вихователі, падчерки та пасинки з прийомними батьками.
У разі якщо кошти від особи, яка зобов'язана утримувати потребує члена сім'ї, не надходять, проводиться їх стягнення в судовому порядку. Причому особа, яка має право на отримання аліментів, може звернутися до суду із заявою про стягнення аліментів в будь-який час незалежно від терміну, що пройшов з моменту виникнення права на аліменти.
на одну дитину - одна чверть;
на двох дітей - одна третина;
на трьох і більше дітей - половина заробітку чи іншого доходу батьків.
Перелік видів заробітної плати іншого доходу, з яких виробляється утримання аліментів на неповнолітніх дітей, затверджений постановою Уряду РФ від 18.07.96 № 841.
Аліменти утримуються як із заробітної плати, а й:
- з допомоги по тимчасовій непрацездатності,
- доходів по акціях;
- доходів від підприємницької діяльності;
- доходів від передачі майна в оренду.
Аліменти не зменшують податкову базу по ПДФО (п. 1 ст. 210 НК РФ). Утримані аліменти необхідно перерахувати їх одержувачу протягом трьох днів з моменту виплати заробітної плати своєму працівнику.
Зверніть увагу! Виплачувати аліменти авансом не можна.
Крім стягнення аліментів на неповнолітніх дітей або на недієздатних батьків із заробітної плати можуть провадитись і інші утримання. Бухгалтер може утримати суми на відшкодування матеріальної шкоди юридичним і фізичним особам, а також в рахунок погашення позики, наданої організацією своєму працівнику, та процентів за ним.
Деякі організації надають своїм співробітникам позики. Відсотки, нараховані за договором позики, включаються до складу доходів організації як позареалізаційні доходи (п. 6 ст. 250 НК РФ). Вони зізнаються як дохід на дату надходження грошових коштів в касу організації або на її розрахунковий рахунок.
Сума основного боргу, що повертається працівником, в книзі обліку доходів і витрат не відбивається. Справа в тому, що зазначена сума не включається до складу оподатковуваних доходів організації- «спрощенця» (подп. 10 п. 1 ст. 251 НК РФ).
І.І. Іванов працює в ТОВ «Фортуна». Організація використовує спрощену систему оподаткування і сплачує єдиний податок з різниці між доходами і витратами.
У нього є дитина, на користь якого утримуються аліменти в розмірі 25% суми виплат на підставі виконавчого листа.
Грошові кошти, видані з каси організації за договором позики, в книзі обліку доходів і витрат не відображаються.
Сума ПДФО, утриманого із заробітної плати працівника, дорівнює 1820 руб. [(15 000 руб. - 1000 руб.) Х 13%]. Потім бухгалтер розрахував суму аліментів, яку необхідно утримати за виконавчим листом:
(15 000 руб. - 1820 руб.) Х 25% = 3295 руб.
У той же день Іванов вніс в касу ТОВ «Фортуна» відсотки за позикою, який був йому наданий організацією, в розмірі 1000 руб. (100 000 руб. Х х 1%). На зазначену суму був оформлений прибутковий касовий ордер № 54.
У розділі 1 книги обліку доходів і витрат були зроблені такі записи.
З1. Доходи і витрати