Для багатьох компаній, розташованих в містах, виплата заробітної плати співро-никам на зарплатну карту є зви-ним справою. Однак для малих підприємств, індивідуальних підприємців і кому-паній, розташованих в місцевості, де немає банків, така практика незручна. Разом з тим Мінфін не раз заявляв про необхідно-сти скорочення готівки витрат, і мож-ли, додаткові обмеження за готівковими розрахунками все-таки будуть установ-лени. Тому спробуємо вже зараз пого-ворить про плюси і мінуси зарплатних карт.
Плюси виплат на зарплатну карту
До плюсів виплат заробітної плати на карту можна віднести простий порядок. Бухгалтеру компанії не потрібно нараховувати заробітну плату, потім їхати в банк, сни-мати великі суми, видавати їх через касу. При видачі заробітної плати через зарплатну карту спрощується схема рас-розрахунків із співробітниками і при цьому зберігаючи-ється конфіденційна інформація про рівень заробітної плати.
Багато компаній також вважають за краще переводити заробітну плату на карту з розуміннях безпеки. Адже в цьому випадку мінімізується ризик того, що бухгалтера можуть пограбувати по дорозі в банк. Крім того, по касі може утворитися недостача, свя-занная з помилково виданими грошовими коштами. Деякі банки передбачати-ють можливість кредитування для користу-Ватель зарплатних проектів.
Одночасно з зарплатною карткою ра-ботник за заявою отримує додаткових-ні банківські послуги. До таких послуг відноситься безкоштовний інтернет-банкінг, система дистанційних платежів і обслу-говування банку. За допомогою інтернет-банкінгу можливо відслідковувати стан рахунку, розрахунки по карті, здійснювати платежі в будь-який час і в будь-якій точці.
Крім того, співробітник може отримати доступ до кредитної лінії - овердрафтом.
Зарплатна платіжна картка являє-ся міжнародної і може бути вико-вана як в Росії, так і за її межами.
Зарплатна картка дає можливість вико-користування карткового рахунку як способу накопичення коштів з нарахувати-ням відсотків на суму залишку.
Заробітну плату не потрібно переводити на депозит, якщо співробітник не отримав її протягом трьох днів.
Мінуси виплат на зарплатну карту
Основним мінусом для компанії є те, що працівники можуть відмовитися від виплат на карту. Люди у віці неохоче погоджуючись-ються перейти на безготівкову зарплату. Їх лякає, що поруч з будинком не опиниться нуж-ного банкомату, що банкомат зламається і «з'їсть» карту або що карту можуть зламати і зняти з неї всі гроші. Дійсно, слу-чаї крадіжки грошових коштів або невидачі банкоматом грошей не є рідкістю. І це право працівника - не переходити на виплати по картах. Воно встановлено в ста-тє 136 Трудового кодексу.
Для накопичення коштів мно-Гії зарплатні проекти не підходять, по-кільки, як правило, відсотки по картах менше депозитів. При знятті ж грошово-них коштів з банкоматів інших банків часто стягується комісія, яку платить сам користувач карти.
Ще одним мінусом є додаткового-тільні витрати, які компанія долж-на нести при перерахуванні грошових коштів і які зазвичай передбачало-ються в договорі з банком.
У договорі можуть бути передбачені наступні витрати:
- оплата послуг банку по виготовленню бан-ківських карт для працівників;
- винагороду за перерахування грошей на карткові рахунки працівників;
- оплата послуг банку по обслуговуванню карткових рахунків працівників.
Крім цього в договорі можуть содер-тулитися особливі умови. Наприклад, при звільненні працівника банк має право потре-бовать від роботодавця здати карту праців-ка або закриває її. Звичайно, написавши соот-ветствующее заяву, співробітник може продовжити користуватися нею, тільки расхо-ди на її обслуговування він буде нести сам. Однак ряд працівників приходять з скарга-ми до колишнього роботодавця, що не Попереджув-дившейся про закриття карти.
Які необхідні документи?
Для виплати заробітної плати на карту необхідно укласти відповідний договір з банком. Саме цей документ буде підставою для виплати грошей співро-никам на карту.
Для оформлення договору з банком ор-нізація повинна зібрати пакет докумен-тів. У кожному банку відрізняються требова-ня за видами наданих докумен-тів. Наведемо приблизний список:
- реєстр осіб, яким доручено переда-вати в банк відомості про заробітну плату працівників на паперових та електрон-них носіях, на даних осіб оформлено-ється довіреність;
- реєстр співробітників, які уповнова-чени підписувати відомості на зарахований-ня коштів на рахунки працівників, з про-зразків підписів цих осіб і відбитків печаток;
- список працівників, завірений печаткою та підписами відповідальних осіб;
- загальний договір або договір на кожного працівника організації про надані-ванні в користування і обслуговуванні лич-ної банківської карти, що укладається банком з кожним власником картки;
- заяву-зобов'язання від імені каж-дого працівника на відкриття карткового рахунку та отримання зарплатної картки;
- копії паспортів кожного працівника, підписані керівником і скре-полонені печаткою організації;
- графік видачі зарплати, завірений керівником компанії.
Спочатку банк укладає договір з органі-зацией на надання послуг з переказу грошових коштів на рахунки працівників. Як і сле цього банк випускає карти і видає їх під розпис працівникові разом з пін-кодом. При перекладі заробітної плати вона надійшли-ет на спеціальний рахунок кожного працівника. Керівництво компанії при відкритті зарплатного проекту видає відповідаю-щий наказ про введення безготівкової фор-ми оплати праці. У наказі необхідно вказати конкретну дату її запровадження.
Даним наказом також рекомендується:
- провести маркетингове дослідження пропонованих зарплатних проектів, при цьому важливо враховувати, щоб забезпечують-валась доступність отримання заробітку-ної плати для співробітників;
- видати наказ або інший нормативний акт, в якому будуть призначені особи, відповідь недержавні за переклад організації на кар-точну систему видачі заробітної плати;
- встановити в положенні про оплату праці або іншу дію порядок нарахування і ви-плати заробітної плати;
- внести зміни в посадові ін-струкції працівників бухгалтерії і вклю-чити в їх обов'язки необхідність ор-ганізації взаємодії з банком;
- в обов'язки співробітників кадрових служб внести зміни в частині прийому і звільнення співробітників і подачі со-відповідних відомостей до банку;
- зобов'язати головного бухгал-тера чи іншого працівника (або співро-ників) укладання договорів з банком;
- якщо компанія має рахунки в декількох банках, то доцільно оформити до-говір з одним банком.
Крім того, в трудових договорах з робіт-никами, в окремих угодах до них або в колективному договорі має бути про-писано, що зарплата виплачується шляхом перерахування на банківські рахунки. Порядок використання карт прописується також в такому локальному акті, як Положення обоплате праці співробітників. А також бухгал-терські особливості нарахування заробітку-ної плати відображаються в обліковій політиці компанії для цілей податкового та бухгалтер-ського обліку.
Слід пам'ятати, що працівник по ста-тє 136 Трудового кодексу повинен дати со-Глас на виплату заробітної плати за картками. Ця згода, як правило, оформ-ся у вигляді заяви від працівника.
Тому при переході на зарплатний проект слід спочатку підготувати все не-обхідні документи.
Зміна особових рахунків працівника
Перш за все слід розділяти особові рахунки працівника в організації і особові рахунки в банку.
Особові рахунки в компанії відкриваються на кожного працівника підприємства при його влаштуванні на роботу на підставі наказу про прийом на роботу і особової картки. Записи всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати провадяться на основа-нии первинних документів з обліку Вира-лення і виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат.
При відкритті особових рахунків в них за-носиться певний перелік відомостей: дані про працівника, в тому числі прізвище, ім'я, по батькові, дані про прийом на роботу, ІПН працівника, номер страхової пенсії-ційного свідоцтва, кількість дітей, дата прийому на роботу і ін.
На практиці можливо кілька ситуа-цій, коли дані особових рахунків праців-ка в організації змінюються. Наприклад, можна назвати зміна прізвища, па-спортних даних, ІПН.
Відповідно якщо дані особових рахунків змінилися, то дані виправляють-ся бухгалтером за заявою, представлений-ному працівником. До заяви працівник докладає копії документів, під-підтверджується зміна персональних даних (паспорт, свідоцтво про регістра-ції шлюбу, свідоцтво про розірвання шлюбу, свідоцтво про зміну фамі-ща або імені, по батькові, рішення суду тощо.), Які завіряються в установленому порядку і підшиваються в особову справу ра-працівника. Дані повідомляються в банк, куди подається також заяву від працівника.
Особові рахунки в банках, на відміну від рахунків в організації, можуть бути через менени і з інших причин, наприклад, оформлення нового зарплатного проекту, видача «золотий картки» замість зви-ної для керівних працівників, відкритому-тя особового рахунку на працівників в новому банку, переведення всіх працівників в один банк. При перевипуску зарплатних карт особові рахунки працівників не змінюються.
Переоформлення особових банківських рахунків здійснюється також за заявою працівника або за ініціативою банку. У пер-вом випадку необхідна заява працівника, в другому банк самостійно доводить інформацію до роботодавця, який згодом інформує працівника про всі зміни.
Лікарняні на банк-карту
І тільки після всього цього Соцстрахом буде проводитися виплата допомоги ра-працівникові на зазначений ним особовий рахунок в банку або поштовим переказом.
Е.В. Шестакова, експерт
Практична енциклопедія бухгалтера