При складанні і оформленні службових листів необхідно дотримуватися таких вимог:
- лист оформляється на бланку листа відповідно до формату А4 або А5 і підписується керівником організації або його заступниками відповідно до наданої їм компетенції;
- лист повинен бути складений грамотно, акуратно, без грубих помарок і виправлень;
- незалежно від змісту листа має бути викладено офіційно-діловим стилем, містити об'єктивні відомості про події, мати достатню аргументацію, в необхідних випадках - роз'яснюють і доповнюють матеріали.
На бланку службового листа може бути присутнім зображення герба (Державного герба Російської Федерації, герба суб'єкта Російської Федерації або герба муніципального освіти) або зображення емблеми організації (товарного знака або знака обслуговування).
Емблему (товарний знак, знак обслуговування) жодного разу не відтворювалися, якщо на бланку поміщений герб Російської Федерації, суб'єкта Російської Федерації або муніципального освіти. На бланку емблема розміщується на верхньому полі документа.
Найменування організації вказується на бланках листів в повній відповідності з установчими документами організації. Над найменуванням організації вказують скорочена, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації.
Реєстраційний номер вихідного документа - номер листа і його умовне позначення - зазвичай складається з декількох частин. Спочатку може бути записаний індекс структурного підрозділу, індекс по номенклатурі справ класифікатора кореспондентів, виконавців, а останньою частиною буде порядковий номер вихідного листа.
Заголовок до тексту повинен відображати основне питання, порушене в листі, і бути коротким і ємним, сформульованим в одній фразі. Тема поміщається перед текстом листа.
Відмітка про наявність додатка робиться, якщо до листа включені будь-які документи. У лівому нижньому куті листа відразу від поля ставиться слово «Додаток», потім поміщаються назви доданих документів в цифровій послідовності з зазначенням кількості примірників і аркушів.
Реквізит «підпис» поміщається зліва під текстом листа відразу від поля. До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує лист, особистий підпис і його розшифрування. Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва установи в підписи не вказується. Підписання документа є одним із способів посвідчення його. Офіційний лист без підпису не має юридичної сили.
Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами і ін. Проставление друку на документах регламентується нормативними актами.
Існують різні класифікації ділових листів. Їх можна поділити на дві групи:
листи, які потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, претензійний лист і ін.);
листи, які не потребують відповіді (лист-повідомлення, лист-підтвердження і ін.).
Залежно від змісту і призначення розрізняють наступні види листів:
- інші види листів.
1. проста або звичайна (максимальний термін проходження між пунктами, що мають телеграфний зв'язок - не більше 10 годин)
2. телеграма-лист (не більше 24 годин)
3. термінова (максимальний термін проходження не більше 5 годин)
1. проста (звичайна)
з доставкою на художньому бланку (з відміткою "ЛЮКС", "ЛЮКС / М", музична)
з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене")
повідомлення телеграфом термінове
з доставкою на художньому бланку з нагоди трауру (з відміткою "делюкс")
з доставкою на художньому бланку (з відміткою "люкс")
з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
з доставкою на художньому бланку з нагоди жалоби
з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене").