Здатність відкликати поштові повідомлення - одна з найбільш затребуваних функцій в IBM Lotus Notes і Domino V8. Будучи включеною за замовчуванням на сервері і клієнті, ця нова функція дозволяє відкликати відправлені помилково поштові повідомлення. У цій статті пояснюється, як працює Message Recall, обговорюється управління цією функцією і її налаштування, а також зачіпаються більш складні питання, пов'язані з плануванням і розгортанням.
Як працює Message Recall: основи
Функція Message Recall дуже проста з точки зору користувача. Потрібно просто відкрити уявлення Sent поштового файлу Lotus Notes V8, виділити лист, яке ви хочете відкликати, і натиснути на кнопку Recall Message на панелі дій (див. Малюнок 1).
Малюнок 1. Панель дій з кнопкою Recall Message справа
Після цього з'являється діалогове вікно, яке відображає всіх одержувачів, кому було відправлено листа. З будь-якого з одержувачів можна зняти виділення або вибрати його для отримання відповіді (див. Рисунок 2).
Малюнок 2. Діалогове вікно Recall Message
Налаштування Message Recall
Lotus Notes і Domino V8 поставляються з включеною функцією Message Recall. Створюєте ви нову систему з нуля або оновлюєте сервери і користувачів, ця функція готова до використання. Якщо у вас велика система, яка згодом буде модернізуватися, ви, можливо, захочете спочатку відключити цю функцію, щоб викроїти час на підтримку і навчання користувачів.
Для настройки Message Recall використовується документ Server Configuration. Він дозволяє централізовано включати і вимикати цю функцію для всіх серверів. За допомогою документів Mail Policy, а також окремих користувальницьких параметрів можна проводити більш тонке налаштування.
При відсутності документів Server Configuration функція Message Recall все одно буде включена за замовчуванням. Нижче наведені стандартні параметри:
Якщо відповідно до вашим планом розгортання дана функція повинна бути розгорнута пізніше, необхідно створити документ Server Configuration, щоб тимчасово її відключити.
Щоб відключити Message Recall, просто відкрийте документ Server Configuration Lotus Domino V8 і поміняйте налаштування Message Recall з Enabled на Disabled, як показано на малюнку 3.
Малюнок 3. Вкладка Message Recall в документі Server Configuration
Вимоги для Message Recall
Вимоги для Message Recall такі:
Message Recall працює не тільки при таких мінімальних вимогах, але навіть і в тому випадку, якщо Відкличний повідомлення користувач знаходиться на сервері, які не є сервером Lotus Domino V8. Все, що потрібно - це поштовий шаблон Lotus Notes V8, в якому є кнопка відкликання повідомлення і сервер Domino V8, на якому зберігаються відкликаються повідомлення. Проміжні сервери між відкликає повідомлення користувачем і одержувачем можуть бути будь-якої версії, оскільки на цій стадії запит являє собою просте повідомлення електронної пошти.
Обмеження Message Recall
Message Recall працює тільки з поштою, маршрутизуються по протоколу NRPC. Це означає, що ні Інтернет-пошту, ні внутрішню пошту, передану по протоколу SMTP, відкликати не вдасться.
Якщо існує політика Mail Policy, що обмежує використання цієї функції для конкретного користувача, ця політика буде застосована і може обмежити можливості даної функції. Якщо ж такої політики немає, або вона дозволяє користувачеві змінювати налаштування відкликання повідомлень, кожен користувач може відключити цю функцію в своїх настройках пошти (Mail Preferences).
Успішно відкликати можна тільки поштові повідомлення, що знаходяться на сервері Lotus Domino V8 або вище. Роботу виконує маршрутизатор Lotus Domino V8, тому запит про відкликання, відправлений на сервер Lotus Domino V7 не проходить, а намагається виконати операцію відкликання користувач отримує звіт, в якому йдеться про те, що сервер не підтримує функцію Message Recall.
Для успішного відкликання копія повідомлення повинна зберігатися в поштовій файлі відправника. Якщо відправник не зберіг повідомлення при відправці, функцію Message Recall використовувати не можна. Оскільки (з метою безпеки) перевіряються підписи, повідомлення можна відкликати лише з поштового файлу, з якого воно було відправлено, і робити це може тільки та людина, яка відправив повідомлення. Довірена особа може відкликати повідомлення з поштової файлу іншого користувача, але тільки в тому випадку, якщо повідомлення було відправлено цим довіреною особою. Це означає, що ні адміністратор Lotus Notes, ні його помічник не можуть відкликати повідомлення, відправлені іншим користувачем, якщо тільки вони не знають логін і пароль користувача.
Якщо одержувач переслав комусь повідомлення, відправник не може відкликати перенаправлені звіти за допомогою запиту на відгук, оскільки UNID відрізняється від початкового. Іншими словами, Message Recall не зможе виявити переслані копії листа. Все переслані копії повинні відгукуватися тією людиною, хто їх переслав.
Функція Message Recall недоступна під IBM Lotus Domino Web Access. Повідомлення, відправлене користувачеві Lotus Domino Web Access можна відкликати, якщо воно знаходиться на сервері Lotus Domino V8, а у відкликає повідомлення користувача є поштовий шаблон Lotus Notes V8, який він може використовувати для ініціалізації відкликання.
Функція Message Recall працює тільки з електронною поштою, а не з календарем (Calendar) і переліком завдань для виконання (To Do items). Якщо користувачі спробують відкликати елемент Calendar або To Do, вони побачать спливаюче вікно з повідомленням "This message type can not be recalled" (Цей тип повідомлення неможливо відкликати). Ці елементи можна скасовувати або змінювати за допомогою опцій Reschedule або Cancel, що існують у всіх версіях календарів Lotus Notes.
Як працює дана функція: подробиці
UNID документа використовується для ідентифікації повідомлення в поштовому файлі одержувача. Якщо сервер в змозі виконати свій відгук, повідомлення знаходиться і віддаляється. Маршрутизатор повністю видаляє повідомлення, залишаючи лише "заглушку" (deletion stub), що дозволяє також видалити повідомлення з копій-реплік. Навіть якщо у одержувача перебуває в режимі «м'якого» видалення, повідомлення ніколи не залишиться в папці Trash. Оскільки для пошуку повідомлення використовується UNID документа, будь-які копії, переміщені в папки, також видаляються.
Одержувач оригінального повідомлення не одержує повідомлення про те, що стався відгук. Це повідомлення просто видаляється з поштового файлу одержувача.
Якщо ви намагаєтеся відкликати повідомлення, яке було відправлено за допомогою протоколу SMTP, маршрутизатор Lotus Domino V8 надішле вам повідомлення про неможливість доставки (Non-Delivery Report), в якому повідомляється "Message Recall Requests can not be routed via SMTP" (Запити на відгук повідомлень неможливо перенаправляти по SMTP).
Управління функцією Message Recall
Хоча функція Message Recall включається, відключається і налаштовується на рівні сервера, більш тонке налаштування і управління можна виконувати і на інших рівнях, що дає компаніям необхідну гнучкість в використанні цієї функції.
У розпорядженні адміністраторів Lotus Notes є засіб управління поштової політикою Mail Policy. Нижче перераховані опції Message Recall; вони ж показані на малюнку 4:
Малюнок 4. Налаштування Mail Policy в документі Server Configuration
Якщо функція Mail Recall не відключили на сервері або через політику, користувачі також можуть управляти відкликанням повідомлень. Вибравши User Preferences - Basics, вони можуть включати або вимикати опцію "Allow others to recall mail sent to me" (Дозволяти іншим користувачам відкликати відправлені мені повідомлення). Якщо користувач вимкне цю опцію, ініціатору відкликання буде надіслано повідомлення про те, що повідомлення неможливо відкликати.
Функція Message Recall і її відповідність законодавству
Message Recall - нова концепція для багатьох організацій, що використовують Lotus Notes і Domino. Виникають питання, чи не суперечить ця нова функція вимогам законодавства, особливо багатьом новим законам, що стосуються обов'язкового збереження електронних повідомлень.
Рішення, розраховані на роботу відповідно до вимог законодавства, зазвичай припускають, що всі повідомлення при їх відправленні і до прибуття в поштовий файл одержувача реєструються в журналі. Message Recall який суперечить рішенням подібного типу. Насправді, в журнал заноситься не тільки оригінальне повідомлення, але і запит на відкликання.
Якщо відповідно до вимог законодавства будь-коли буде потрібно початкове повідомлення, воно знаходиться в поштовому журналі, а також в зовнішньому сховищі, що є частиною рішення щодо підтримки відповідності законодавчим вимогам. Як страхувальної заходи самі запити Message Recall відкликати не можна. Таким чином, надійне і відповідне законодавчим вимогам рішення чудово сумісно з функцією Message Recall; у багатьох компаній вже є створені на замовлення чи інші рішення щодо відкликання пошти, і вони повністю сумісні з чинним законодавством.
складні питання
У користувачів, що бажають відкликати всі копії повідомлення з мобільних пристроїв, можуть виникнути деякі складності. Якщо мобільний пристрій не налаштоване на обробку видалення повідомлень сервер-заснованої пошти, повідомлення з нього не видаляються. Ці настройки задає власник пристрою. Крім того, є ймовірність, що в принципі буде неможливо виконувати відгук повідомлень з пристрою. Це залежить від його виробника.
Повідомлення, відправлені користувачам з однаковими іменами, не відкликаються; повідомлення про відкликання не зможе визначити, який одержувач був спочатку визначений відправником.
І нарешті, повідомлення завжди можна роздрукувати, переслати і навіть зробити з них екранні копії. У подібних випадках функція Message Recall неефективна. Вона не гарантує, що будуть ліквідовані всі сліди повідомлення; вона лише дає користувачам можливість виправити помилки, допущені при відправці повідомлень.
висновок
Функція Message Recall в Lotus Notes і Domino V8 - всього лише ще один інструмент для користувачів, але саме він може стати дуже популярним. Якщо ви вирішите розгорнути цю функцію, подбайте про навчання своїх співробітників, щоб вони могли ефективно нею користуватися.