Microsoft Excel може зберігати і відображати відомості про зміни листа.
Як працює режим запису змін
Журнал змін доступний тільки в загальних книгах. Фактично, при включенні журналу змін книга автоматично стає загальною книгою, хоча не потрібно зберігати книгу в тому місці, де інші користувачі зможуть отримати до неї доступ.
Відстеження змін відрізняється від скасування дій і створення резервної копії. На відміну від кнопки Скасування. журнал змін неможливо використовувати для скасування внесених змін. Однак журнал змін включає записи всіх віддалених даних, що дозволяє копіювати втрачені дані з листа змін назад в вихідні осередки. Оскільки журнал змін не розроблений для того, щоб допомагати користувачу повертатися до попередньої версії книги, слід продовжувати створювати резервні копії книг, що мають діючий журнал змін.
Деякі типи змін не відслідковуються. Відслідковуються зміни, внесені в комірки, проте інші зміни, включаючи зміни форматування, не відслідковуються. Деякі функції Microsoft Excel недоступні в загальних книгах і тому не відстежуються.
Журнал зберігається тільки протягом заданого інтервалу. При включенні журналу змін зберігається інформація за останні 30 днів. Дане обмеження дозволяє зберегти розмір книги в розумних межах. Число днів, за які в журналі зберігається інформація, можна змінити. Якщо потрібно зберігати журнал необмежено довго, можна призначити велике число днів або періодично копіювати відомості журналу.
Як видаляються відомості журналу. Microsoft Excel зберігає в журналі інформацію за вказану кількість днів, що відраховується від поточної дати. При закритті книги Microsoft Excel видаляє частину записів журналу змін, що виходить за межі числа днів, заданого для зберігання відомостей журналу.
При відключенні журналу змін або заборону спільного доступу до книги журнал змін видаляється остаточно.
Використання журналу змін
Microsoft Excel дозволяє отримувати доступ до збереженого журналу змін і використовувати його наступними способами.
Лист змін. Microsoft Excel може відображати окремі листи, що містять всі відомості в списку, що дозволяє застосовувати фільтр для пошуку важливих змін і друкувати відомості. Лист змін слід використовувати, якщо книга має безліч змін або потрібно з'ясувати, що сталося в рядах змін.При відключенні відстеження виправлень журнал змін буде видалений. Щоб зберегти копію цих відомостей, надрукуйте аркуш змін або скопіюйте його в іншу книгу.
У меню Сервіс вкажіть на пункт Виправлення і виберіть команду Виділити виправлення.Виконайте одну або кілька наступних дій:
щоб надрукувати аркуш журналу, натисніть кнопку Друк;
щоб скопіювати журнал в іншу книгу, виділіть комірки, які потрібно скопіювати, натисніть кнопку Копіювати. перейдіть у вікно іншої книги, виділіть осередок, з якого потрібно почати вставку, і натисніть кнопку Вставити.
При копіюванні або друку журналу також може знадобитися зберегти або надрукувати окрему копію загальної книги. Якщо ця книга буде продовжувати використовуватися вами або іншими користувачами, скопійований журнал швидко застаріє. Наприклад, координати осередків, включаючи номери рядків, в скопійованому журналі не відповідатимуть дійсності.
Виконайте одну з таких дій:
якщо загальна книга захищена, вкажіть на пункт Захист в меню Сервіс і виберіть команду Зняти захист загальної книги. Введіть пароль, якщо він буде потрібно, і натисніть кнопку ОК;
якщо загальна книга не захищена, виберіть у меню Сервіс команду Доступ до книги. Відкрийте вкладку Детальніше і виберіть варіант не зберігати журнал змін. У меню Сервіс виберіть команду Доступ до книги і відкрийте вкладку Правка.
У групі Реєстрація змін встановіть прапорець зберігати журнал змін протягом і вкажіть в полі дн. кількість днів, протягом яких слід зберігати журнал змін.
Вкажіть достатнє число днів, оскільки після закінчення зазначеного числа днів журнал змін Microsoft Excel знищується без можливості відновлення.Натисніть кнопку OK і, якщо буде виданий запит запит, підтвердіть збереження файлу, натиснувши кнопку OK.
Примітка. При включенні журналу змін книга також стає загальною.
У меню Сервіс вкажіть на пункт Виправлення і виберіть команду Виділити виправлення.
Якщо прапорець Відстежувати виправлення не встановлено, в журнал змін не записуються внесені в книгу зміни.Всі зареєстровані виправлення. Встановіть прапорець за часом. виберіть пункт Усі та зніміть прапорці користувачем і в діапазоні.
Виправлення в певному діапазоні. Встановіть прапорець в діапазоні. а потім введіть посилання на діапазон або виділіть діапазон на аркуші.У меню Сервіс вкажіть на пункт Виправлення і виберіть команду Виділити виправлення.
Якщо прапорець Відстежувати виправлення не встановлено, в журнал змін не записуються внесені в книгу зміни.Натисніть кнопку ОК. а потім для пошуку потрібних відомостей натисніть стрілки фільтрації, розташовані біля підписів стовпців в списку виправлень.